REMPLACER EXCEL PAR GOOGLE SHEET SUR CHROMEBOOK

Se passer d’Excel c’est tout a fait possible sur un Chromebook grâce à Google Sheet!

Google Sheet

Qui n’a pas déjà eu besoin d’utiliser un tableur pour faire ses comptes, ou ses décomptes, calculer des résultats ou encore ses dépenses. La première idée que tout le monde a, est de se tourner vers la référence dans ce domaine , autrement dit : Excel, pourtant Google a développé une suite bureautique totalement gratuité orientée web.

Rien n’a installer, ni même à débourser, Google passe par votre navigateur web pour vous offrir une expérience utilisateur comparable à celle d’Excel.

Google Sheet fait partie de la suite bureautique Google Docs, complètement dématérialisée et accessible partout, vos documents seront stockés directement sur Google Drive, n’oubliez pas pour tout achat d’un Chromebook en cette fin d’année Google vous offre 1To d’espace de stockage.

Se présentant comme un tableur classic vous retrouvez évidemment les différents menus :

  • Edition, avec les fonctions de base copier, Coller, ..
  • Insertion , vous donne l’accès à l’ajout de lignes ou de colonnes, mais également de graphiques, images.. cliparts..
  • Format, pour surligner, mettre en gras..
  • Données : pour filtrer vos tableaux de A -> Z, ou inversement ….
  • Outils vous permet de créer des formulaires à l’intérieur même de votre tableau

Mais le menu qui nous attire le plus et qui est quelque peu différent d’Excel c’est « Modules complémentaires« , il vous permet d’ajouter de nombreuses fonctionnalités, cela pourrait presque être assimilé aux Macros de Excel, l’avantage est sa large base de données de modules déjà réalisé et partagée par d’autres utilisateurs.

Les basiques de Google Sheet

Ce que la plupart des utilisateurs d’excel attendent, c’est un tableau avec des calculs simples, voir très simples, dans mon métier, je rencontre énormément de personne qui disent maîtriser Excel, mais c’est faux.. ils connaissent les fonctions de base, 1+1=2, voir encore moins. Pour ceux-ci Google Sheet est amplement suffisant  la preuve avec ce tableau qui réalise une  facture HT, TTC pour un commerçant de fruits et légumes.

Dans ce tableau vous pourriez faire très simple, saisir le prix au kilo à chaque fois, ainsi que la dénomination, vous obtiendrez cela:

Utilisations de quelques fonctions

Mais l’intérêt principal d’un tableur n’est pas de mettre en forme une fiche standardisée, mais plutôt d’automatiser une tâche pour la rendre plus rapide et efficace

Comme dans Excel vous avez accès à un nombre important de fonction qui vont vous permettre d’améliorer votre fiche. Ce qui est sympa quand ont début dans Google Sheet c’est que chaque fonction est défini sur une page mise à jours par Google, vous pourrez retrouvez cette liste en cliquant sur le bouton :

Liste des fonctions

  • Mieux encore a chaque fois que vous commencer en remplir une cellule par le symbole « = » et que vous saisissez dans la fouler une lettre, automatiquement un bulle vous liste toutes les fonctions commençant par cette lettre :

validation fonction

  • Une fois la fonction sélectionnée, la fonction est complètement détailler pour vous aidez à l’utiliserliste fonction

Donc j’ai modifié ce tableau très basique pour qu’il puisse, sur simple recherche de la référence, me trouver automatiquement dans un autre onglet nommé Base de données Fruits et légumes :

  • la dénomination du produit
  • le prix au Kilo.

Pour cela Excel possède une fonction nommée : RECHERCHEV(),

Elle effectue une recherche verticale en prenant en compte les cellules adjacentes situées à droite. Si la première colonne d’un tableau contient une valeur spécifique, cette fonction renvoie la valeur vers la même ligne d’une colonne de tableau spécifique nommée par un index.

Sur Google Sheet il existe une fonction équivalente nommée : VLOOKUP(), j’ai réalisé donc deux autres onglets l’un pour la base de données et l’autre pour vous expliquer le fonctionnement du tableau:

Avec cette amélioration il m’est possible de faire ma facture en indiquant la référence, et la quantité choisie. Tout le reste sera automatiquement calculé et modifié.

Si un prix au kilo change je ne le change pas dans ma facture mais uniquement dans la base de données, lorsque la référence sera présente plusieurs fois dans la même facture la modification sera très rapide !

Vous voyez Google Sheet est aussi capable que Excel.

Google Sheet est capable de travailler sur les dates

Il vous sera également possible de travailler des Dates avec des fonctions équivalentes à celles d’Excel. Dans l’exemple que je traite je vous montre comment trouver :

  • Le premier jour de l’année
  • Le premier jour du mois
  • Le dernier jour du mois
  • Le mois
  • Le jour de la semaine

Créer une liste déroulante :

Dans les deux exemples que je vous ai montré, j’ai intégré deux listes déroulante, l’une pour sélectionner la référence , l’autre pour l’année .

J’ai utilisé deux méthodes différentes, la première est la plus simple et de définir la liste d’élément directement dans la liste déroulantes, pour cela :

  • Sélectionnez la cellule dans laquelle la liste déroulante sera installée
  • Ensuite cliquez sur Données
  • et sélectionnez Validations

Données validation Google Sheet    Validation Google Sheet*

  • Sélectionnez dans le Critères Liste d’éléments, et saisissez tous les critères présents dans votre listes séparés par une virgule, dans mon cas les années : 2015,2016,2017, 2018
  • Puis faites Enregistrer, et c’est tout.

La seconde solution permet de définir les critères depuis un tableau

  • Sélectionnez dans le Critères Liste à partir d’une plage, puis sélectionnez la plage de données que vous souhaitez intégrer à la liste
  • Puis faites Enregistrer.

Evidemment je n’ai pas abordé toutes les fonctions, ou les astuces de Google Sheet, mais j’espère que cela vous aura aidé à passé le cap et vous donnera envie d’utiliser Google Sheet en lieu et place de Excel.

Mais avant de vous laissez commenter cet article, retrouvez la liste d’équivalence des fonctions Excel sous Google Sheet sur Google Docs   .

Comme d’habitude, posez moi vos questions, donnez moi votre avis, votre retour d’expérience dans la suite de cet article à travers vos commentaires.

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4 comments

  1. Manu Reply
    Bonjour,

    Bel article en effet !

    Google sheets est un tableur assez basique mais néanmoins prometteur et qui permet de satisfaire 95% des utilisations, parfois avec quelques adaptations de fonctions.

    Le plus gênant sont les petits bugs d’utilisation au quotidien. Deux exemples parmi d’autres:
    – pour que Google Sheets comprenne bien que l’on saisit un nombre décimal – par exemple 123,45 – il faut par exemple taper 123,45 (avec une virgule) lorsque l’on est en mode connecté, mais 123.45 (avec un point) lorsque l’on est en mode déconnecté.
    – le copier coller (à l’aide de CTRL-C et CTRL-V) de lignes entières ne copie pas systématiquement la mise en forme: on perd la police, la couleur, etc si l’on n’a pas cliqué sur une autre cellule entre les deux opérations.

    Vivement que Google corrige tous ces petits bugs bien désagréables…

  2. Cyr1us Reply
    Le problème est que la compatibilité entre les fichiers Microsoft Office et la suite Google est loin d’être parfaite, sans compter que les formules apparaissent en Anglais. Bel article néanmoins.
    • Nicolas Post authorReply
      Je suis complètement d’accord avec toi, même si les formules sont en anglais leurs descriptifs est en Français, et certains formules sont mieux pensées que sur Excel.

      La compatibilité Office et google n’en sont qu’a leur balbutiement, mais google va surement trouver une solution pour rendre leur outils incontournable ..

      merci pour le compliment sur l’article 😉

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