Didacticiel : réaliser une Check-List sur Google Sheet

Sur Chromebook, si vous souhaitez travailler sur un traitement de texte ou un tableur, il est préférable d’utiliser la suite bureautique G-Suite qui est complètement intégrée à Chrome OS et à l’univers de Google. L’application Sheet, le pendant d’Excel, ne cesse de s’améliorer avec le temps. Aujourd’hui nous allons réaliser une Check-List sur Google Sheet

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Il y déjà plusieurs mois, Google a ajouté la fonction “case à cocher “ permettant, comme son nom l’indique, d’ajouter simplement dans un tableau une case de validation. Cette dernière sera cochable à la souris ou au doigt si vous avez un écran tactile.

Aujourd’hui je vous propose un tutoriel pour créer, grâce aux cases à cocher, une check-list partageable avec votre famille, vos amis ou vos collaborateurs et ceci en quelques minutes. 

Réaliser une Check-List sur Google Sheet

Il est désormais possible d’insérer des cases à cocher dans les cellules d’une feuille de calcul. Elle peuvent être utilisées pour suivre l’évolution d’un projet, noter les personnes présentes à une réunion ou cocher des tâches.

1. Sélectionnez les cellules auxquelles vous souhaitez ajouter des cases à cocher.
2. Dans le menu Insertion dans le ruban d’outil, cliquez sur Insérer Case à cocher.
3. Pour supprimer des cases à cocher, sélectionnez-les et appuyez sur Supprimer.

Ce qui est intéressant avec les cases à cocher c’est qu’elles ne possèdent que deux états par défaut: 

• Cochée = Vrai() , 
• Non cochée = Faux() 

Nous verrons ensuite qu’il est possible d’affecter une valeur à une case à cocher. 

Les mises en formes conditionnées à l’état d’une case à cocher

Maintenant que vous savez insérer une case à cocher dans votre tableau Google Sheet, nous allons modifier la mise en forme en fonction de l’état coché ou non de la case. 

1. Sélectionner la totalité de votre votre tableau 
2. Dans le menu “Format” sélectionnez “Mises en forme conditionnelle…”
3. Dans le cadre de droite , sélectionnez “La formule personnalisée est” dans les Règles de mise en forme
4. Enfin nous allons définir la formule qui modifiera la mise en forme. 

Dans notre exemple, toutes les cases à cocher sont dans la colonne C. Pour que notre formule fonctionne sur toute la colonne il nous faut bloquer la colonne C en ajouter devant le symbole $, et nous ne bloquerons pas la ligne car il faut répéter notre mise en forme sur la totalité de la colonne. Notre formule commence donc ainsi :

=$C2

Ensuite nous donnons la valeur à vérifier sur la colonne C2, dans notre cas il s’agit de savoir si la case C2 à été cochée. Nous cherchons donc à savoir si la case à cocher renvois la valeur: Vrai()

La formule se présente de cette façon :

=$C2=Vrai()

Notre formule est terminée, il faut maintenant indiquer la mise en forme conditionnelle si la case C2 renvois la valeur Vrai(). 

Dans la rubrique Style de mise en forme, vous pouvez choisir la couleur et le format, dans mon cas j’ai sélectionné la couleur verte et de barrer la ligne complète

Ajouter des valeurs de cases à cocher personnalisées

Comme je vous l’expliquais plus haut une case à cocher renvois les variables Vrai ou Faux. par défaut, mais il est possible de retourner d’autres valeurs personnalisées. Par exemple, la valeur personnalisée de « Option cochée » peut être « Oui » et celle de « Option décochée » « Non ». ou encore “1” ou “0”.

1. Sélectionnez les cellules ou vous avez positionné les cases à cocher.
2. cliquez sur Données dans la barre d’outils, puis sélectionnez Validation des données.
3. À côté de « Critères« , choisissez Case à cocher.
4. Cliquez sur Utiliser des valeurs de cellule personnalisées.
5. À côté de « Option cochée« , saisissez une valeur.
6. Facultatif : à côté de « Option décoché », saisissez une valeur.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Il sera donc possible par exemple de comptabiliser le nombre de cases cochées ou non en ajoutant la valeur personnalisé “1” et d’ajouter la fonction somme() au bas de  la colonne C. 

En quelques secondes, nous avons réalisé une check liste que vous pouvez partager ensuite à l’ensemble d’une équipe, pour cela il suffit de cliquer sur le bouton Partager en haut à droite de votre feuille de calcul

Vous voilà préparé pour créer des fiches de présences ou des suivi de liste afin d’épater vos supérieurs

Retrouvez également la vidéo tutoriel de l’article réalisé par Cyrille Carteret de Fastlearner.fr

Comment utilisez-vous Google Sheet dans votre quotidien, au travail ou à la maison ? Faites moi part de vos expériences sur le tableur de Google, posez-moi vos questions dans la suite de cet article à travers vos commentaires.