Chaque jour, nous sommes des centaines de millions de personnes à employer les outils que propose la firme de Mountain View. Je pense bien sûr à des web applications comme Google Docs, Google Sheets et bien d’autres. Dans le but d’apporter un meilleur emploi, Google Docs a de nouvelles fonctionnalités dans le travail collaboratif. Ces fonctions doivent ainsi assurer un meilleur partage mais également une meilleure communication dans l’élaboration d’un document. Comme à notre habitude, on détaille les nouvelles fonctions.

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Smart Canvas, une évolution dans la collaboration

En mai 2021, Google a lancé Smart Canvas. Il a s’agit de mettre en place “une nouvelle expérience produit offrant la prochaine évolution de la collaboration”. Le but étant de rendre les applications Google Docs, Google Sheets et Google Slides flexibles, interactives mais aussi intelligentes. Ainsi, dès cette période , il avait été mis en place ce qui s’appelait des blocs de constructions interactifs. Cela passait par l’arobase (@) qui permettait de positionner des puces intelligentes. Le but étant d’associer des personnes, des fichiers comme des réunions, sur un même emplacement. 

Utilisez @ mention pour ajouter des puces intelligentes aux personnes, fichiers et réunions recommandé

Dans le même temps il était également possible de mettre en place des tableaux de votes dans Google Docs, ainsi qu’un nouveau modèle de document permettant de capturer des notes de réunion avec importation automatique des informations liées à une invitation ou une réunion inscrite dans un calendrier. S’y ajoutaient les puces intelligentes pour les participants et les fichiers joints. 

Ajoutez rapidement une table de vote par sujet, attirez les bonnes personnes et générez une liste de contrôle pour attribuer des éléments d’action avec un canevas intelligent.

Cinq nouvelles fonctionnalités

La firme de Mountain View ne pouvait pas s’arrêter en si bon chemin. Depuis la fin février, elle propose cinq fonctionnalités en complément de celles que je viens d’indiquer. 

Résumé d’un fichier

À partir d’un document, il est maintenant possible d’afficher un résumé venant se positionner à gauche du texte principal. Il suffira pour cela, comme l’indique l’image ci-dessous, de cliquer sur le signe + face à RESUME pour qu’une fenêtre s’affiche  dessus du plan du document. Le résumé sera lisible par l’ensemble des personnes collaborant à la rédaction. 

Saisissez rapidement les principaux points d’un document avec des résumés dans Docs.

Des pages sans format

Chaque article que je vous propose sur le site est tout d’abord écrit dans un fichier Google Docs. Cela me permet de le garder ensuite dans un dossier spécifique accessible à tous les rédacteurs du site, mais surtout il peut être visible et modifiable aux personnes que j’aurais indiquées. Je n’emploie donc pas avec Google Docs, toutes les fonctions d’impression comme de mises en page, puisque seul l’espace m’intéressant est le corps central. Avec la nouvelle fonction appelée format sans page, il est donc possible d’avoir le plus grand espace pour afficher le contenu sur l’écran.

Supprimez les contraintes des limites de page avec le format sans page dans Docs.

Élargissement du menu @-mentions

La commande via l’arobase (@) a été élargie, afin d’apporter des éléments supplémentaires dans un même document. On peut y ajouter des images, des tableaux comme des modèles, toujours par le biais de l’arobase. Dans les prochaines semaines, une nouvelle fonction va permettre de collaborer à plusieurs sur la rédaction d’un courrier électronique dans Google Docs. La rédaction finie, il sera exporté dans un brouillon de Gmail, avec un remplissage automatique de tous les champs requis.

Un modèle de notes de réunion

Toujours à travers la touche arobase (@), le modèle de réunion va permettre d’importer de manière automatique toutes les informations nécessaires d’une invitation à une réunion dans Google Agenda. Les participants ainsi que les fichiers joints seront automatiquement ajoutés.

Importez facilement les informations d’invitation aux réunions du calendrier avec le modèle de notes de réunion dans Docs.

Google Maps dans Google Docs

J’en avais parlé ici même concernant les web applications exploitable directement depuis une autre web application. Ici, il s’agit de Google Maps, venant s’intégrer dans Google Docs. L’intérêt est d’insérer un lien Google Maps dans le fichier. En cliquant sur celui-ci, des informations propres à cette web application afficheront l’adresse et le plan. 

Prévisualisez les liens Google Maps directement dans Docs avec des cartes intelligentes.

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Google Docs a de nouvelles fonctionnalités dans le travail collaboratif

Les cinq nouvelles fonctions qui viennent s’inscrire dans une démarche pour un meilleur travail collaboratif, permettent de constater que Google ne se repose pas sur ses lauriers. Bien au contraire. Il a pris la mesure attendue par les utilisateurs de Google Docs et tous les autres outils qu’elle propose. Que l’on utilise un compte Google ou Google Workspace, ces fonctions sont donc accessibles et doivent permettre de mieux travailler que l’on soit seul ou en groupe.

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