Google Workspace révolutionne la gestion de vos données avec de nouvelles fonctionnalités

Google propose deux modes dans l’utilisation de ses outils : celui qui est gratuit et utilisé de manière majoritaire par les particuliers. Et le mode payant qui s’adresse autant aux entreprises, qu’aux associations et autres. Dans le premier cas, aucun outil de monitoring n’est proposé, alors que pour le compte payant, une console d’administration Google Workspace est accessible. Justement, suivant les directives de la Commission Européenne, une nouvelle section a été ajoutée dans cet outil de monitoring. Elle concerne tout ce qui touche la souveraineté numérique comme le chiffrement des données. On peut donc dire que Google Workspace révolutionne la gestion de vos données avec de nouvelles fonctionnalités.

Choisir ou réside ses données

En ayant un compte Google payant, il est proposé une console d’administration. Cette dernière permet de gérer très finement le parc d’ordinateurs de un à plusieurs milliers, comme d’indiquer les opérations que peuvent effectuer les ordinateurs enregistrés. Pour respecter les différentes obligations concernant la protection des données imposées par l’Union européenne, Google, propose depuis quelques semaines, une section nommé Données dans la console d’administration de Google Workspace. 

En cliquant sur cette section, il est présenté différentes informations dont celle de la souveraineté numérique. Derrière ce terme un peu abscons, c’est la possibilité pour l’utilisateur de choisir déjà le lieu de stockage de ses données. 

Cela concerne qu’un certain nombre de données

Il n’est proposé comme le montre la capture d’écran ci-dessus que deux possibilités. Et cela ne s’applique que pour certaines données, dont voici la liste : 

Service Google Workspace	Données couvertes
AppSheet	Pour obtenir la liste des données couvertes, consultez Quelles sont les données stockées dans la région UE ?Les exigences concernant les comptes AppSheet et la procédure à suivre pour activer les régions de données AppSheet sont différentes de celles décrites dans cette section. Pour en savoir plus, consultez Gérer la résidence des données AppSheet.
Agenda	Les titres, descriptions, dates, heures, fréquences, participants et lieux des événements
Drive	L’ensemble du contenu importé dans Drive, y compris le texte, les images et dessins intégrés, et les commentaires associés des utilisateurs
Forms	Le texte, les images intégrées, les réponses et les brouillons de réponses
Gmail	Les objets, corps, pièces jointes, expéditeurs et destinataires des messages
Google Docs, Sheets, Slides	Le texte, les images et dessins intégrés, et les commentaires associés des utilisateurs
Google Chat	Les messages et pièces jointes
Google Keep	Le texte et le titre des notes, les images, les dessins et les enregistrements audio
Google Meet	Les enregistrements Meet, y compris les chats (fichiers .SBV), dans Drive. Les autres données couvertes incluent les rapports de participation, les résultats des sondages, les transcriptions, les questions, les auteurs des questions et Jamboard.
Nouvelle version de Sites	Le texte, les images intégrées, les informations intégrées au site, le code HTML/CSS/JavaScript intégré
Vault	Les exportations

Une protection renforcée des données

La seconde possibilité concerne le chiffrement des données en plus de celui proposé par Google Workspace. Pour rappel, le chiffrement côté client (CSE) de Google Workspace ajoute une couche de sécurité supplémentaire aux données de votre compte, comme les fichiers et les e-mails, en plus du chiffrement par défaut fourni par Google Workspace. Le CSE est particulièrement avantageux pour les comptes qui stockent des données sensibles ou réglementées. Avec le CSE, les serveurs Google et les tiers ne peuvent pas déchiffrer les données. 

On constatera que pour ces deux procédures, des guides et ressources sont proposées. On sent que se fut fait un peu à “l’arrache”, puisque des parties sont encore en langue anglaise. 

Migrations de données

La seconde partie de la section Données concerne la migration des fichiers autant en import qu’en export. Je précise qu’il s’agit là encore d’un nouveau service. Cela concerne autant un compte Gmail que tout autre. Bien sûr, cela se base autant sur l’adresse électronique d’émission que de réception. 

Ce nouveau service de migration de données Google Workspace permet aux administrateurs de migrer les données de messagerie des utilisateurs d’un compte Google Workspace vers un autre. Ou même d’un compte gratuit vers un compte payant. Le service migre les e-mails, les pièces jointes, les étiquettes et les statuts de lecture, mais ne migre pas les messages provenant de Google Groupes. Les administrateurs peuvent exécuter des migrations delta pour migrer les messages récemment ajoutés ou modifiés. Une fois une migration terminée, les administrateurs peuvent la quitter pour supprimer les données de configuration et les rapports.

Actuellement, il est pris uniquement en charge la migration des données de messagerie d’un compte Google gratuit vers un compte payant. Ou l’inverse. Les types spécifiques de données de messagerie migrées incluent :

• Messages électroniques, y compris les brouillons et les messages envoyés
• Étiquettes et sous-étiquettes
• Pièces jointes aux messages électroniques
• Statut lu et non lu
• Étoiles

Bien que le nouveau service de migration de données migre les messages confidentiels, il ne met pas à jour leur vérification. Les messages dynamiques seront migrés en tant que messages standard (simples). Les messages électroniques provenant de Google Groupes ne migrent pas.

Que les données modifiées

Enfin, concernant les migrations delta, il s’agit de migrer les modifications et les ajouts apportés aux données de messagerie après une migration initiale. Une migration delta migrera les éléments suivants :

• Tous les messages électroniques ajoutés au compte source après la première migration seront inclus dans la migration delta.
• La modification des messages existants. Cela inclut les modifications de l’état de lecture des messages, les nouvelles étiquettes appliquées aux messages ou les mises à jour des brouillons.

Il est important de noter que les migrations delta ne traitent que les nouveaux messages et les modifications apportées aux messages existants. Les éléments migrés avec succès lors de la migration initiale et qui n’ont pas été modifiés ne seront pas migrés à nouveau.
Par exemple, si un utilisateur modifie un brouillon de message après la migration principale, le nouveau service de migration de données migrera le message mis à jour en tant que nouveau brouillon. Mais la version précédente du brouillon restera également dans le compte cible.

Des données au format ouvert

Toujours dans la section de migration de données, on trouve Google Takeout. Il s’agit d’une plate-forme de Google créée par le Google Data Liberation Front. Elle permet à l’utilisateur de télécharger les données qu’il a mises sur certains services Google, en format ouvert. Le GDLF espère que faciliter la possibilité pour les utilisateurs de quitter Google les incitera à y rester. On retrouve ce service à l’adresse suivante takeout.google.com/.

Google Workspace révolutionne la gestion de vos données avec de nouvelles fonctionnalités

La nouvelle section « Données » dans la console d’administration de Google Workspace marque une étape importante dans la gestion des données pour les utilisateurs professionnels. Elle offre plus de contrôle sur la localisation et la sécurité des données, ainsi que des outils de migration pratiques. Bien que certaines fonctionnalités soient encore en développement, cette initiative de Google témoigne d’un engagement envers la souveraineté numérique. Et également la protection des données, conformément aux réglementations européennes. Les entreprises et les organisations peuvent désormais mieux gérer leurs données Google Workspace en toute confiance.