10 raisons de passer de Word à Google Docs

Si je vous dis traitement de texte, la plupart d’entre vous répondront immédiatement Word. Naturellement le premier logiciel auquel vous pensez est celui de Microsoft. La raison est simple, vous avez très certainement fait vos premières armes en informatique dessus. Dès votre plus jeune âge vous avez été formaté sur Word, que ce soit au collège, au lycée, et peut-être que vous l’utilisez encore dans le domaine professionnel. Évidemment hier les concurrents ne semblaient pas de taille, mais depuis plusieurs années Google a créé le challenger qui bouleverse les codes établis. Voici 10 raisons de passer de Word à Google Docs.

Ce que je vais détailler ici n’est qu’une vision en fonction de mes usages, évidemment il existe sans aucun doute de nombreux autres avantages à l’un ou l’autre des traitements de texte de Google ou de Microsoft. Je serais ravi de recevoir votre feedback dans les commentaires à la suite de cet article.

1. L’usage collaboratif 

Très souvent, pour ne pas dire tout le temps, lorsque l’un des rédacteurs de Mychromebook écrit un article, il le fait sur Google Docs. Nous avons mis en place une solution de travail collaboratif, que nous appelons entre nous “rédigé à 4 mains”. Pour faire simple, nous pouvons, à plusieurs et simultanément, accéder au même document et interagir dessus. Il est donc possible d’écrire et de voir l’autre rédiger sur le document, faire des suggestions sur son texte, le corriger et même chatter avec les autres utilisateurs présents sur le document. 

Pour travailler en collaboration avec vos collègues, vos amis, vos rédacteurs, vous n’avez pas besoin de connaissance particulière. Il suffit de créer votre document,  puis cliquez sur le bouton, Partager, présent en haut à droite de l’écran et choisir les personnes pouvant accéder au document.

Pour créer un nouveau document doc rapidement vous pouvez saisir Docs.new dans la barre d’URL. 

2. La sauvegarde permanente 

Je ne suis pas du genre à saisir au kilomètre mon texte, je commence, puis ferme mon appareil, me déplace, j’ouvre à nouveau mon Chromebook et cela toute la journée. J’ai eu par le passé de très mauvaises expériences sur Word. Combien de fois j’ai oublié de sauvegarder mon fichier avant que mon pc Windows ne plante et me fasse perdre plusieurs heures de travail ! Je suis certain de ne pas être le seul dans ce cas. 

Avec Google Docs oubliez tout simplement le bouton “sauvegarder”. Chaque frappe, chaque mot sera automatiquement enregistré. N’ayez plus à crainte de perdre votre travail, il est stocké directement sur Google Drive. 

Mieux encore vous pourrez retrouver tous vos fichiers textes depuis n’importe quel appareil connecté à l’Internet, et même si ce n’est pas votre device, connectez-vous à Google Drive avec votre compte Google puis accéder à vos fichiers.

Chromebook le guide

3. Le droit à l’erreur et au retour en arrière

Vous avez commencé à écrire votre texte puis vous êtes ravisé plusieurs fois en modifiant, supprimant tout ou partie du document. Avec Google Doc il est possible de consulter l’historique de toutes les modifications, que ce soit les vôtres ou celles de votre co-auteur et bien sûr vous allez pouvoir restaurer une version précédente. 

Encore une fois rien de plus simple, cliquez sur le lien “Dernière modification” en haut centre de l’écran, pour avoir accès à tout l’historique des modifications

Comme vous pouvez le constater sur l’image ci-dessus, toutes les modifications sont classées par nom d’utilisateurs, heures et date. Les modifications apparaîtront dans le texte avec le même code couleur que celui de l’auteur, sur l’image Verte ou violette. Sélectionner  la version que vous souhaitez restaurer et cliquez dessus pour revenir directement à cette version.

Vous le savez peut-être, j’adore les raccourcis clavier, alors voici celui pour accéder à l’historique des versions Ctrl+Alt+Maj+H

4. La dictée vocale simplement 

Il m’arrive très souvent de ne pas avoir la possibilité d’utiliser le clavier de mon Chromebook pour noter une idée qui me passe par la tête. Si je ne peux pas utiliser mes mains, je peux tout simplement dicter à Google docs ce que je souhaite écrire. Sans rien ajouter, il me suffit de me rendre dans Outils, puis saisie vocale, pour activer automatiquement le micro de mon Chromebook. 

Google Doc écoute chacun de mes mots et les retranscrit intégralement . Il est également possible d’ajouter de la ponctuation, dites “point” et “à la ligne” pour ajouter un point et retourner à la ligne. Évidemment toutes les autres ponctuations seront comprises et retranscrites  ! ?, …. 

Par défaut la saisie vocale est paramétrée sur la langue de votre appareil, mais il est tout à fait possible de modifier le langage.

Astuce : pour lancer la saisie vocale, vous pouvez utiliser le raccourci clavier Ctrl+Maj+S

5. Ouvrir tous type de documents

Comme je vous le disais au début de cet article, très souvent nous utilisons Word par habitude. Puisque les habitudes ont la vie dure nous avons tendance à rester dessus par peur que d’autres applications ne puissent pas ouvrir nos anciens fichiers. Le géant de la recherche en ligne a travaillé son traitement de texte de telle façon qu’il soit capable d’ouvrir n’importe quel type de fichier. Que votre document texte soit au format txt, doc, WPS, rtf, Odt, Google sera capable de l’ouvrir et vous permettra de travailler dessus.

Pour cela toujours rien de compliqué :

• Ouvrez un nouveau document doc 
• puis cliquez sur fichier et ouvrir n’importe lequel de vos fichiers texte

Une fois votre fichier modifié, il vous sera même possible de le télécharger au format Word pour que la personne qui vous l’avait envoyé puisse à nouveau l’éditer

• Toujours le menu Fichier de Google Docs, cliquez sur télécharger et choisissez le format dans lequel vous souhaitez le sauvegarder. 

6. Disponible hors connexion

Les pros Word, ou les détracteurs de Google doc aiment à dire qu’il est impossible d’utiliser la suite bureautique de Google hors ligne. Évidemment si j’aborde le sujet c’est que cette information est fausse, mais il faut effectuer une fois ce paramétrage sur vos fichiers dossiers :

Avant d’activer l’accès hors connexion

• N’utilisez pas la navigation privée.
• Installez et activez l’extension Chrome Google Docs hors connexion.
• Vérifiez que vous disposez de suffisamment d’espace libre sur votre appareil pour enregistrer vos fichiers.

Comment activer l’accès hors connexion

• Ouvrez Google Drive.
• En haut à droite, cliquez sur Paramètres puis Paramètres.
• Activez l’option Paramètre hors connexion.
• Pour travailler hors connexion, dans votre navigateur Chrome, ouvrez Google Docs, 

Dès que votre Chromebook retrouvera une connexion internet, votre fichier modifié hors ligne sera automatiquement synchronisé. 

7. L’interface plus légère 

Les menus trop présents peuvent rendre l’outil difficile à comprendre, voire brouillon. Ce que j’apprécie sur Google Docs c’est le système de menu par lien. Ici point de gros bouton qui encombre la page et l’esprit, nous sommes sur un système très épuré. Regardez la capture de mon écran, et cherchez bien le menu

8. Le plan visible à tout instant

L’une des choses que j’utilise tout le temps lorsque j’écris un article, c’est le plan du document. Cela me permet d’organiser mes idées, en titre et de voir la structure de mon article et l’indentation de mes titres. Pour naviguer dans mon texte, il me suffit de cliquer sur le titre visible dans la partie gauche de mon document.

Encore un raccourci a ajouté à la liste : pour afficher le plan du document, utilisez Ctrl+Alt+A

9. Ajouter des citations dans Google Docs

Depuis quelques semaines, Google a ajouté dans les outils de Docs la fonction “Citations”. Disponible dans le menu “Outils” vous pourrez mettre en forme les citations rapidement.

• Dans le document
• Cliquez sur Outils puis Citations.
• Sélectionnez un style de mise en forme.
• Dans la barre latérale Citations, cliquez sur + Ajouter une source de citation.
• Sélectionnez le type de source et la façon dont vous avez accédé à la source.
• Saisissez les informations concernant la citation. Pour ajouter plusieurs contributeurs, cliquez sur + Contributeur.
• Si un contributeur est une organisation, et non une personne physique, cliquez sur Entreprise/organisation.
• Cliquez sur Ajouter une source de citation.

10. Le prix de Google Docs

L’argent, toujours l’argent, mais cela a son importance. Si vous devez utiliser Microsoft Office, il faudra passer par un abonnement mensuel / annuel. Évidemment Microsoft n’offre pas sa suite bureautique, il faut compter pour une offre solo 69 € annuel ou si vous avez encore la chance d’être étudiant 149 € pour un achat définitif. Avec Google vous bénéficiez d’une suite bureautique complètement gratuite à vie. Il existe naturellement une version de Google Workspace payante, proposant l’accès à des fonctionnalités avancées, mais le prix n’a rien à voir avec celle de Microsoft. 

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11. Intégré au Chromebook 

L’une des raisons qui me semblent être très importantes n’est autre que l’intégration complète à ChromeOS. Depuis “l’application Fichiers” de ChromeOS, il suffit d’accéder au dossier Drive pour lancer votre fichier Google Docs directement dans le navigateur Chrome  pour le modifier. Cette solution ne nécessite aucune installation, aucun logiciel, et ne prend pas de place sur la mémoire de votre Chromebook, il faudra penser à rendre les fichiers disponibles hors connexion si vous travaillez sans connexion internet. 

Vous l’avez surement constaté, je n’ai pas su me limiter à 10 raisons de passer de Word à Google Docs. Dans cet article, je ne met pas concurrence Word et Google Docs, mais j’essaye de vous expliquer les possibilités qui nous sont proposées et gratuitement par  le traitement de texte de la firme de Mountain View. 

Dites-moi dans les commentaires ce que vous appréciez dans Google Docs ou Word qui fait que vous n’êtes pas près de changer de logiciel