Activité et les versions des fichiers dans Google Drive

Tous les jours, Google Drive est utilisé par le biais de Gmail, Google Docs, Google Sheets et bien d’autres applications web. Mais son rôle est bien plus important qu’on ne l’imagine puisqu’il est le point central de toutes les données qui sont créées, modifiées mais aussi exportées comme importées. Il est en quelque sorte un hub dématérialisé apportant un gestion fine de toutes les activités et ce quel que soit l’outil utilisé. A ce sujet, saviez-vous qu’il est possible de voir l’activité et les versions des fichiers dans Google Drive ? Quelle que soit la réponse, suivez le guide, si vous permettez l’expression.

Tout changement dans un fichier est enregistré

Quand un fichier est créé et ce quelle que soit la web application de Google que vous utilisez, ce dernier est enregistré de manière automatique dans Google Drive. Ceci pour trois raisons :

permettre de retrouver la copie du fichier si une coupure dans la liaison entre le Chromebook et Google Drive a lieu,
avoir une sauvegarde que l’on pourra retrouver à tout moment,
permettre le partage du fichier avec toute personne que l’on aura désignée.

Comme l’indique Google, les modifications d’un fichier sont considérées comme telle, à partir du moment où à lieu :

une modification d’un fichier ou ajout de commentaires dans Google Docs,
une modification du nom d’un fichier ou d’un dossier,
un déplacement ou suppression d’un fichier ou d’un dossier,
l’importation d’un nouveau fichier dans un dossier,
un partage d’un élément ou annulation du partage.

Comme toujours, je rappelle que nous considérons que vous avez pour toutes les opérations que vous allez effectuer :

ouvert une session de votre compte Google avec votre Chromebook,
que vous avez une connexion à l’Internet,
que vous n’utilisez pas la navigation privée
que vous avez ouvert Google Drive en double cliquant sur l’icône de la web application se trouvant sur l’étagère.

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Télécharger une version d’un fichier

Pour retrouver une version d’un fichier en dehors de ceux créés avec Google Docs, Google Sheet et Google Slides, effectuer les opérations suivantes :

considérant que la fenêtre Google Drive est ouverte,
cliquez sur le fichier que vous souhaitez télécharger,
cliquez sur les trois petits points situé en haut à droite de la fenêtre Google Drive,
cliquez sur Gérer les versions,

clic droit sur le fichier et dans la fenêtre qui apparaît sélectionner Gérer les versions,
dans la nouvelle fenêtre qui apparaît, suivre les instructions qui s’affichent à l’écran.

Je rappelle que les anciennes versions peuvent être supprimées au bout de 30 jours ou après le stockage de 100 versions.

Importer la version d’un fichier

Pour importer la nouvelle version d’un fichier effectuer les opérations suivantes :

considérant que la fenêtre Google Drive est ouverte,
cliquez sur le fichier que vous souhaitez télécharger,
cliquez sur les trois petits points situé en haut à droite de la fenêtre Google Drive,
cliquez sur Gérer les versions,

clic droit sur le fichier et dans la fenêtre qui apparaît sélectionner Gérer les versions,
dans la nouvelle fenêtre cliquez sur Importer une nouvelle version et suivre les informations qui s’affichent à l’écran.

Retrouver une version d’un fichier Google Docs

Pour afficher mais aussi accéder à une version spécifique d’un fichier Google Docs, Sheets et Slides, effectuez les opérations suivantes :

dans Google Drive sélectionnez le fichier puis double cliquez dessus,
après son ouverture, cliquez sur Fichiers / Historique des versions / Afficher l’historique des versions,
dans la partie droite une colonne s’affiche avec les versions par date et par heure
en cliquant sur les trois petits en face de la datation affichée, trois commandes sont proposées :
- Restaurer cette version,
- Nommer cette version permettant ainsi de la différencier des autres versions. Vous pouvez ajouter jusqu’à 40 versions nommées par dessin, document ou présentation. Vous pouvez ajouter jusqu’à 15 versions nommées par feuille de calcul.
- Créer une copie.

Pour chaque version sera aussi affiché le nom des différentes personnes ayant apporté des modifications.

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