Lors de la création d’un compte Google Workspace, nous avons défini une adresse électronique qui a été validée par Google. Comme il s’agit d’un compte appelé pro, cette adresse email est rattachée à un nom de domaine acheté dans le même temps. Nous allons voir pourquoi il est conseillé de se créer un alias d’adresse email dans Google Workspace et quels avantages nous pouvons en tirer.  

Vous pouvez bien sûr en créer jusqu’à trente et suivant les situations que vous rencontrez. Ainsi pour communiquer avec votre famille, vous aurez une adresse spécifique, comme avec vos relations professionnelles ou personnelles. Comme je le conseille toujours, créez vous aussi une ou plusieurs adresses électroniques secondaires à utiliser lors des inscriptions à des commençants en ligne. Pour les distinguer, il vous suffira d’ajouter le nom de la société avant l’arobase. Si demain, vous recevez des spams à partir de cette adresse, il vous restera plus qu’à paramétrer Gmail pour envoyer directement ledit courrier à la poubelle. 

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Un alias égal une adresse secondaire

Pour bien comprendre ce qui va suivre, il faut bien avoir à l’esprit que vous avez une adresse principale, qui vous permet de vous connecter à votre compte Workspace. Elle pourra ainsi être mon.adresse@monsite.com. Monsite.com étant le nom de domaine que vous avez acheté ou que vous pouviez déjà en être propriétaire On ne parle plus de Gmail mais bien d’un nom de domaine, que vous aurez définit lors de l’inscription à Workspace. Comme votre adresse électronique est spécifique puisque définit à partir du nom de domaine, vous pouvez à l’inverse de celle que vous avez avec votre compte Google, créer comme je l’indiquais jusqu’à trente alias. Attention quand même, vous devrez bien sûr vous connecter avec votre adresse principale pour ensuite envoyer et recevoir des e-mails avec les adresses secondaires. 

Pour créer des alias à partir de votre adresse principale dans Google Admin, il vous suffit :

  • ouvrir un navigateur Google Chrome, et inscrire dans l’omnibox admin.google.com/ac/home,
  • inscrire le mot de passe de votre compte Workspace quand il vous l’est demandé,
  • dans la fenêtre qui s’affiche (voir ci-dessous) cliquer sur Créer une adresse e-mail secondaire dans la section Utilisateurs,
Comment créer un alias d'adresse email dans Google Workspace
  • une nouvelle fenêtre s’ouvre et indiquer l’adresse principale auquel sera rattaché tous les alias, et cliquer sur Continuer,
Comment créer un alias d'adresse email dans Google Workspace
La fenêtre ou il faut indiquer l’adresse principale
  • par sécurité, il pourra vous être demandé d’inscrire de nouveau le mot de passe de votre compte Workspace,
  • dans la nouvelle fenêtre qui s’affiche, il ne vous reste plus qu’à inscrire l’adresse secondaire en sachant que le champ après l’arobase est pré-rempli. Vous ne pouvez pas ainsi vous tromper lors de l’inscription du nom de domaine. Sachant que vous pouvez vous attribuer jusqu’à 30 adresses secondaires, en dessous du premier champ, apparaît un second champ vide, vous permettant ainsi de remplir ceux-ci sans effectuer l’enregistrement pour chaque alias. 
Comment créer un alias d'adresse email dans Google Workspace
La fenêtre ou vous inscrivez les alias
  • il ne reste plus qu’à cliquer sur Enregistrer pour que s’affiche ensuite les adresses secondaires. 

Pas d’interaction avec Gmail, même si…

En créant les alias dans Google Admin, on pourrait penser que ceux-ci vont être automatiquement transféré dans Gmail. Or ce n’est pas le cas. Vous allez pouvoir uniquement recevoir des courriers sur votre adresse principale en ayant communiqué l’adresse secondaire. L’intérêt ? Comme je le disais, tout ce qui concerne les sites marchands et autres. Par contre, si vous voulez envoyer un courrier avec l’une de vos adresses secondaires, il vous faudra l’inscrire dans Gmail.

Pour créer un alias dans Gmail, effectuer les opérations suivantes :

  • ouvrir la web application Gmail, cliquer sur la roue dentée ou Paramètres et Voir tous les paramètres,
  • cliquer sur l’onglet Comptes et dans la section Envoyer des e-mails en tant que :, cliquer sur Ajouter une autre adresse e-mail,
  • indiquer le nom et l’alias que vous désirez utiliser, cliquez sur Suivant et Envoyer la validation, et Ajouter un compte,
  • revenir dans Gmail, ouvrir le message de confirmation que vous avez reçu et cliquez sur le lien en suivant les instructions qui s’affichent à l’écran.

Des alias pour être informé d’une opération

Se créer une adresse secondaire dans Google Admin de Workspace, est intéressant à plus d’un titre. Je rappelle tout d’abord que vous ne pouvez pas envoyer de courrier mais simplement en recevoir. A partir de là, comme je l’ai dit, il est possible d’utiliser un alias lors d’une inscription à un site de e-commerce.

On peut aussi utiliser une ou plusieurs adresses secondaires comme validation d’une opération effectuée en domotique. Ainsi, si vous suivez les nombreux conseils que vous donne Thierry ici même, pour différencier une opération d’une autre opération, vous pourrez utiliser pour chacune d’elle un alias spécifique. Cela pourra concerner autant l’ouverture ou la fermeture de la porte d’un garage, la mise en route de l’éclairage extérieur, etc… Rien qu’en lisant l’adresse électronique, vous saurez que l’opération a été effectuée, vous permettant ainsi de ne pas encombrer votre adresse principale.

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Comment créer un alias d’adresse email dans Google Workspace

La création d’adresses secondaires ou alias à partir d’un compte Workspace est donc très facile à effectuer. Chaque alias peut être attribué à un groupe de personnes, à des sites d’achat en ligne, etc… Bref, il n’y a pas de limite sauf concernant le nombre autorisé. Je rappelle quand même qu’un alias est tributaire de l’adresse électronique principale. Vous effacez celle-ci, toutes les adresses secondaires disparaissent. Il faut enfin savoir que l’utilisation des alias n’est pas privée et donc visible par ceux qui utilisent un des alias. Par exemple, si vous recherchez les messages provenant de essais@monsite.com dans Gmail, vous pouvez voir apparaître les messages envoyés par alias@monsite.com

Vous êtes-vous créé des alias afin de distinguer parfaitement vos correspondants et peut-être vos opérations en domotique ?

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