Je ne vous apprends rien en indiquant qu’il est proposé Google Chat dans Gmail. Il s’agit d’un logiciel de communication, anciennement connu sous le nom de Hangouts Chat. Il propose un service de messagerie privée, bref de conversation de groupes et d’espaces de discussion. Mais savez-vous comment optimiser l’emploi de Google Chat dans Gmail ? Même si vous l’employez chaque jour, je suis sûr, que vous trouverez ci-dessous et je l’espère une fonction que vous ne connaissiez pas.
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Une messagerie sécurisée
Google Chat a vu sa première version être mise en ligne en 2017. Anciennement baptisé Hangouts Chat, il a vu différentes fonctionnalités lui être ajoutées. On pourra citer qu’il accepte huit flux vidéos et un affichage en mosaïque jusqu’à quatre flux. Ce type de dispositif ne concerne que l’emploi de Google Chat dans Google Meet, avec une priorisation aux personnes ayant le plus utilisé leur microphone. Toujours dans Google Meet, la boite de discussion a été redimensionnée pour permettre de se superposer avec les flux vidéos.
On retrouve bien sûr Google Chat intégré dans Google Drive, Google Agenda et bien sûr Gmail. Pour ce qui concerne Google Docs, il n’est pas actuellement present. Pourtant, dans les modules complémentaires, on trouvera Hangouts d’affaires.
Une sécurité importante
Afin d’assurer l’impossibilité pour un tiers d’intercepter ou même de lire les données transmises lors des discussions, le chiffrage des données se fait de bout en bout. C’est-à-dire que le flux est crypté à la sortie de l’ordinateur et qu’il n’est décrypté qu’à l’entrée de l’ordinateur destinataire. De même, lors de l’envoi de fichiers (photos, vidéos, etc…) ces derniers sont stockés de manière sécurisée sur les serveurs de Google, tout en étant là encore chiffré. Dans le cas d’une demande d’un accès de ces fichiers en mode hors connexion, ils sont stockés directement sur l’ordinateur.
Autres fonctions communes de Google Chat
En dehors des différents outils que je viens de citer ou Google Chat est intégré, il est possible d’utiliser ce dernier via le site web à l’adresse chat.google.com. Vous constaterez à la lecture de l’url dans l’omnibox du navigateur web, que Google Chat est bien rattaché à Gmail : mail.google.com/chat/u/0/ En cliquant sur la roue dentée en haut à droite (Paramètres), il est possible d’activer Réponse suggérée. Derrière ce terme un peu abscons, tout un processus d’aide à l’utilisateur via l’IA de Google est mis en place suivant les outils utilisés. Ainsi, il pourra être effectué :
- le filtrage et la classification automatiques des e-mails
- la rédaction intelligente et des réponses suggérées dans les e-mails
- les rappels automatiques et les notifications à priorité élevée pour les e-mails
- la recherche et la gestion des voyages dans Gmail
- l’utilisation des détails d’un événement afin de créer un événement d’agenda
- enfin la suggestions de texte et de recherche intelligente.
Paramétrer Google Chat dans Gmail
Pour afficher Google Chat dans la barre latérale de Gmail, opérer de la manière suivante :
- ouvrir Gmail et cliquer sur la roue dentée (Paramètres), Voir tous les paramètres,
- cliquer à la section Chat et Meet,
- activer le bouton radio Google Chat,
- cliquez ensuite sur Enregistrer les modifications.
D’autres réglages sont à effectuer. Cliquer sur le bouton Gérer les paramètres de discussion, situé juste en dessous. Comme l’affiche la capture d’écran ci-dessous, vous allez pouvoir :
- autoriser les notifications de chat,
- permettre l’ouverture des bulles de discussion pour les nouveaux messages,
- et enfin autoriser l’ouverture des bulles de chat en plein écran.
Vous pourrez constater qu’il n’est pas proposé d’activer Réponse suggérée.
Etre plus rapide dans le paramètrage
Une manipulation plus rapide permet d’afficher soit Google Chat soit Google Meet. Pour cela :
- cliquer sur la roue dentée (Paramètres) de Gmail
- dans la barre latérale qui s’affiche cliquer sur Personnaliser en dessous de Chat et Meet (voir image ci-dessous)
Une nouvelle fenêtre s’affiche et il suffit de sélectionner ou désélectionner l’appli que l’on désire voir s’afficher ou ne pas être présente, par le biais d’un bouton radio.
Transférer des discussions dans Gmail
On peut désirer transférer un message reçu dans Google Chat vers Gmail. Pour cela, il suffit d’effectuer les opérations suivantes en considérant que Gmail et donc Google Chat est ouvert :
- ouvrir la discussion contenant le message que l’on désire transférer dans Gmail,
- cliquer sur le texte du message que l’on désire transférer,
- une info bulle s’affiche (voir image ci-dessous),
- cliquez sur les trois petits points verticaux et dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur Transférer.
- pour voir le message transféré dans Gmail, aller dans Boite Principale de la boîte de réception,
- un nouveau courrier arrivé s’affiche contenant toute la discussion jusqu’au texte qui a été sélectionné.
Épingler une discussion
Dans le but de garder la trace d’une discussion, qui sera plus facile de retrouver, on peut épingler celle-ci. Pour cela opérer de la manière suivante en considérant que Gmail et donc Google Chat est ouvert :
- sélectionner une discussion en glissant dessus le curseur de la souris,
- trois petits points s’affichent et cliquer dessus,
- dans la fenêtre qui s’affiche, cliquer sur Epingler,
- à partir de maintenant une icône représentant une épingle s’affiche face à la discussion.
Mettre une discussion en fenêtre pop-up
On peut vouloir avoir une discussion via Google Chat et vouloir rédiger ou consulter dans le même temps des courriers électroniques. Google Chat permet de mettre la discussion en cours dans la barre latérale de Gmail. Pour cela opérer de la manière suivante en considérant que Gmail et donc Google Chat est ouvert :
- sélectionner une discussion en passant le curseur de la souris dessus,
- une icône s’affiche représentant une fenêtre pop-up,
- cliquer dessus et la discussion vient directement s’afficher dans la barre latérale droite de Gmail, (voir image ci-dessous),
- il ne reste plus qu’à continuer la discussion tout en consultant le contenu de Gmail.
Un plus pour les comptes professionnels
Vous utilisez un compte Workspace payant. Saviez-vous qu’il est possible d’utiliser conjointement avec Google Chat, des applications tierces ? Pour cela, opérer de la manière suivante en considérant que Gmail et donc Google Chat est ouvert :
- cliquer sur l’icône Chat et cliquer sur Nouvelle discussion,
- dans la nouvelle fenêtre qui s’affiche, cliquez sur Rechercher des applications, (voir image ci-dessous)
- une nouvelle fenêtre s’affiche,
- il ne reste plus qu’à sélectionner l’application que l’on désire utiliser. (voir image ci-dessous).
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Comment optimiser l’emploi de Google Chat dans Gmail
On vient de voir que Google Chat est présent à peu près partout dans les applications de Google. Il peut être considéré comme un pont entre toutes celles-ci. C’est à mon sens sa principale qualité ainsi que le cryptage de bout en bout, permettant ainsi d’être assuré de ne pas voir des malfaisants écouter aux portes.
Point important et qui concerne ici les parents ayant bloqué l’application Google Chat via Family Link. “Votre enfant peut utiliser Chat dans l’application Gmail ou dans la version Web de Gmail, même si l’application Chat est bloquée”. Il s’agit donc de ne pas laisser de portes ouvertes à votre enfant lui permettant d’utiliser cet outil. Je vous renvoie à l’aide en ligne de Google concernant Gmail et le compte Google de votre enfant vous indiquant comment bien bloquer Google Chat.
Malgré ce petit souci par trop ignoré des parents, Google Chat reste un outil collaboratif autant pour les professionnels que les particuliers. Une petite dose d’IA conversationnelle en plus et il pourrait être un outil encore plus performant. Mais cela ne devrait pas tarder.
