Comment bien utiliser Google Worskpace Studio

L’Intelligence Artificielle Gemini de Google n’est pas là que pour vous faire de jolis dessins. Ou de corriger vos fautes d’orthographes. Elle va plus loin, en automatisant certaines tâches. Car, c’est cela aussi une intelligence artificielle. Elle peut effectuer des opérations autant de fois qu’il lui a été indiqué. Pas d’état d’âme et vous êtes assuré qu’elle effectuera ce qui lui est demandé de manière parfaite, à partir du moment où vous avez bien défini l’opération à effectuer. Mais comment s’y retrouver entre les opérations qui sont effectuées conjointement avec Gmail, Calendrier ? Google propose justement un hub qui rassemble toutes ces opérations. Son nom ? Studio d’espace de travail ou Google Workspace Studio. 

Je dois avouer avant toute chose, que je n’avais pas vu l’annonce de ce nouvel outil. Annoncé le 4 décembre 2025, le déploiement s’est fait progressivement entre décembre 2025 et janvier 2026. Aujourd’hui, en février 2026, il est accessible à la majorité des utilisateurs professionnels. Ce n’est qu’il y a quelques jours que l’icone m’a fait de l’œil dans Gmail. Et encore une fois wouahh je peux dire que Google m’a bluffé. Et vous allez voir pourquoi.

Sommaire

Toggle

A retenir :

Voici Google Workspace Studio, un centre d’automatisation intelligent grâce à Gemini pour gérer ses emails et ses tâches sans effort.

Avec Studio d’espace de travail (en français pour Workspace Studio) , vous êtes face à une tour de contrôle de toutes les actions que vous pouvez effectuer sur toutes les applications web de Google. En cours comme de celles que vous allez créer. Concrètement, je peux définir recevoir une notification lors de la réception d’un email de telle personne. Chaque action étant appelée une étape, je vais programmer une information envoyée par chat pendant qu’une réponse automatique sera envoyée au destinataire, ajouter le contenu du courrier à un document Docs et dans le même temps me créer une tâche. Je ne passe plus par un certain nombre d’applications mais uniquement par ce point central qu’est Workspace Studio. 

Cela ressemble furieusement à IFTT, mais là tout est intégré et on est sûr que les données ne vont pas se promener autre part que chez Google. Alors comment cela marche, car vous devez déjà vous poser la question ? C’est simple, pour créer un flux vous devez répondre à cette configuration : 

utiliser Business Starter, Standard et Plus Enterprise Standard et Plus, Google AI Pro ou Google AI Ultra. Pour l’instant, les comptes Gmail ne peuvent pas y accéder, mais ne désespérez pas. Maintenant, Workspace Studio s’intègre à : 

• Gemini
• Gmail
• Google Agenda
• Google Chat
• Google Drive
• Google Docs
• Google Forms
• Google Sheets
• Google Tasks

Mais également des applications tierces telles que :

• Asana
• Mailchimp
• Salesforce

Ayant tous les outils me permettant d’employer Workspace Studio, voici le pas à pas pour la configuration d’un flux utilisant Gemini pour examiner les e-mails non lus et envoyer un résumé quotidien dans Google Chat.

Étape 1 : Choisissez un modèle

• Sur votre ordinateur, rendez-vous sur studio.workspace.google.com .
• Sur la page « Découvrir », consultez la liste des modèles de flux prédéfinis.
• Cliquez sur le modèle « Obtenir un résumé quotidien des e-mails non lus » .
• Ceci ouvre l’éditeur de flux que vous pouvez utiliser pour configurer votre flux.

Étape 2 : Configurez votre flux

Ensuite, indiquez précisément au flux ce qu’il doit faire. Pour ce modèle, la logique est déjà intégrée, mais il est utile de parcourir les étapes pour comprendre son fonctionnement.

• Étape 1 : Programmation . Cette première étape permet de définir le moment d’exécution du flux. Par défaut, il peut être programmé pour s’exécuter tous les matins de la semaine. Vous pouvez modifier l’heure ou la fréquence selon vos besoins.
• Étape 2 : Récapituler les e-mails non lus . Cette étape est automatisée par l’IA. Elle est configurée pour analyser vos e-mails d’hier et utiliser Gemini pour générer un résumé. Vous pouvez laisser les paramètres par défaut.
• Étape 3 : M’avertir par chat . Dans le champ « Message », vous verrez une puce bleue nommée [Étape 2 : Résumé des e-mails non lus]. Cette puce indique au flux d’utiliser le résumé généré par l’IA à l’étape précédente et de vous l’envoyer par message.

Étape 3 : Testez et activez votre flux

Important : Un test consiste à effectuer des actions réelles. Il enverra des messages, mettra à jour des fichiers et planifiera des réunions.

• En bas de l’éditeur de flux, cliquez sur Démarrer l’exécution de test immédiatement afin que vous puissiez vérifier le résultat. Si tout fonctionne correctement, vous :
  • Recevez le message « Exécution terminée ».
  • Recevez un message dans Google Chat récapitulant vos e-mails non lus.
  • Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Activer .

Je peux également créer moi-même un flux. Flux que je pourrais définir à travers un prompt tout simple du genre “Toute l’actu sur les Chromebook Gemini et AluminiumOS”. L’éditeur de flux s’ouvre et me permet de modifier telle ou telle étape dans sa position dans le flux, comme d’ajouter une ou plusieurs étapes avant de le finaliser. Dans l’exemple de me rechercher les dernières informations apparues sur les Chromebook, Gemini et Aluminium, c’est directement dans le flux concernant l’IA que j’ai défini le prompt (partie droite) On peut ajouter à chaque étape, une variable comme envoyer un message à une personne, demander à Gemini de résumer un texte. Également synthétiser les réponses de différents courriers et envoyer celle-ci à un espace de discussion. Vous trouverez ici une autre page d’aide de Google concernant les variables pour Workspace Studio.

Après avoir créé le flux, il est possible de le tester afin de vérifier son bon déroulement mais également de l’activer. Les petites cerises sur le gâteau, car oui il y en a plusieurs. Déjà tout passe par une web app pouvant passer en PWA ce qui permet d’avoir un temps d’attente très négligeable pour qu’elle s’affiche. Chaque flux peut être partagé, permettant ainsi de dispatcher  une même tâche, quand on travaille en mode partagé. Google a vraiment “mâché” le travail car il propose des flux pré-programmés. A vous ensuite de les personnaliser. Ceux qui sont proposés tournent autour de Gmail, Calendar et Google Tasks.

Actuellement, l’icône de Workspace Studio s’affiche seulement sur la partie haute et droite de Gmail. En cliquant sur son icône, on peut voir tous les flux actifs ou stoppés. Certaines fenêtres contextuelles sont encore en anglais, mais la francisation de celles-ci ne devrait pas tarder.

J’ai essayé, testé, adopté. Car Workspace Studio apporte une nouvelle manière de voir comment Gemini peut nous aider de manière journalière lors de l’emploi de ses outils. C’est transparent, intuitif et en plus c’est rapide. Pas de lourdeur. Pas de bug également. Et là, je ne peux qu’applaudir, tellement l’interface graphique de cet outil comme les possibilités qu’il offre grâce à la puissance de Gemini, semble facile à s’approprier. 

Si vous aussi vous accédez à cet espace, les commentaires sont là pour nous dire comment vous le trouvez mais surtout quels sont les flux que vous employez. 

FAQ (Foire Aux Questions)

C’est quoi Google Workspace Studio ?

C’est un hub qui permet de créer des flux de travail automatisés entre les différentes applications Google et des outils tiers.

Est-ce gratuit ?

Il faut posséder une licence Business, Enterprise ou un abonnement Google AI Pro/Ultra pour y accéder actuellement.