L’extension Google Keep est un outil incontournable

Il y a quelques jours, lors d’un Ckb Show, Amandine, Adrien et Nico nous ont présenté Google Gemini dans Workspace. Parmi tous ces outils boostés à l’IA, un s’est une fois de plus démarqué : Google Keep. Il s’agit d’un outil de prise de notes intégré à la suite Google Docs. Il a été mentionné qu’il existait en web-apps et sous forme d’application Android et iOS. Mais l’extension Google Keep a été oubliée. Pourtant, elle mérite qu’on s’y attarde, car elle a tout d’une grande. Bref, l’extension Google Keep est un outil incontournable.

Une interface austère mais puissante

J’avoue que la première fois que j’ai ouvert Google Keep, j’ai trouvé cela, comment dire… pas attrayant. Cela ressemblait à un “machin” pas fini et pas encore abouti. Bref, c’est austère et pourtant, c’est l’outil de prises de notes par excellence. On peut tout noter et donc tout enregistrer. Cela concerne autant des textes, des listes, des images et des fichiers audio. Sans oublier les URL. 

L’affichage n’est pas figé bien au contraire. Ainsi, l’interface permet l’usage d’ une ou plusieurs colonnes. Les notes peuvent être codées par couleur, par image également et des étiquettes peuvent s’appliquer pour catégoriser celles-ci. On peut, comme la fait remarquer Amandine, mettre une image dans une note permettant de la personnaliser. La recherche peut ainsi s’effectuer plus rapidement.

Bien sûr, comme tout outil de Google, Google Keep même sous Android, permet le partage et donc la collaboration en temps réel. Toujours dans les possibilités de Google Keep, il va être possible de convertir des notes textuelles en listes de contrôle, comme de programmer des rappels. La création de notes comme de liste peut s’effectuer via les commandes vocales de Google Assistant. Si vous utilisez un stylet avec votre Chromebook, vous pouvez créer des dessins à main levée. On voit donc que la diversité des formats de notes disponibles rend Google Keep adaptable à de nombreux usages, du simple pense-bête à la collecte d’informations multimédias.   

Utilisation des libellés, des couleurs comme des images

Pour organiser efficacement un grand nombre de notes, Google Keep propose comme je l’indiquais un système de codage couleur, de libellés comme des images. Attribuer des couleurs spécifiques à certaines catégories de notes permet une identification visuelle rapide et intuitive. Par exemple, les notes concernant le travail pourraient être en bleu, tandis que les idées personnelles pourraient être en jaune. En complément, les libellés (ou étiquettes) offrent une méthode d’organisation plus structurelle, permettant de regrouper les notes par sujet, projet ou tout autre critère pertinent.

Il est possible de créer autant de libellés que nécessaire et de les appliquer à plusieurs notes. Les images pourront être spécifiques à une série de notes donnant une lecture visuelle rapide.  Enfin, pour mettre en évidence les notes les plus importantes, Google Keep offre la possibilité de les épingler en haut de la liste, assurant ainsi qu’elles soient toujours facilement accessibles. L’utilisation combinée du codage couleur, des libellés et des images  constitue une approche efficace pour structurer l’information et retrouver rapidement les notes souhaitées, même au sein d’une collection importante.

Paramétrage des rappels

Google Keep intègre une fonctionnalité de rappels pour aider les utilisateurs à ne pas oublier les tâches importantes. Il est possible de définir des rappels associés à une heure et une date spécifiques. De manière particulièrement pratique, des rappels peuvent également être basés sur la localisation géographique . Par exemple, un rappel peut être configuré pour s’afficher lorsque l’utilisateur arrive à un endroit précis, comme un supermarché pour une liste de courses ou le bureau pour une tâche professionnelle. Les rappels créés dans Google Keep sont intégrés à Google Assistant, assurant une notification opportune sur les appareils de l’utilisateur. La possibilité de définir des rappels basés sur la localisation est un atout majeur pour l’organisation quotidienne, permettant de lier des tâches à des contextes géographiques spécifiques. 

Travailler efficacement avec Google Keep

Google Keep permet une collaboration en temps réel, plusieurs personnes peuvent ainsi travailler sur la même note simultanément et voir les modifications apportées par les autres en direct. Les modifications sont synchronisées instantanément pour tous les collaborateurs. Il est important de noter que les personnes avec lesquelles une note est partagée peuvent également ajouter des libellés, des couleurs, archiver la note ou définir des rappels sans que cela n’affecte la vue des autres collaborateurs. Cette capacité de collaboration en temps réel fait de Google Keep un outil puissant pour le brainstorming, le travail d’équipe et la gestion de projets collaboratifs . Pour partager une note, il faut cliquer sur l’icône représentant un collaborateur (souvent une silhouette avec un signe plus) et entrer l’adresse e-mail des personnes à inviter . Il est également possible de retirer l’accès à une note précédemment partagée si nécessaire .

Comment partager une note

Ouvrir Google Keep sur un navigateur web ou sur l’application mobile.
Créer ou sélectionner la note a partager.
Cliquer sur l’icône « Collaborateur » (un petit bonhomme avec un « + »).
Ajouter l’adresse e-mail des personnes qui vont collaboré à la note
Valide et c’est tout !

Les limitations à connaître :

Impossible de voir qui a modifié quoi ni de revenir en arrière.
Si quelqu’un change la note, il faut aller voir soi-même.
Il faut être connecté pour voir les ajouts/modifications en direct.

Un portage sur différentes plateformes

Google Keep, a été porté sur Android et iOS mais également pour Google Chrome par le biais d’une extension. Et c’est de cela que nous allons nous intéresser. Pour un emploi rapide et sécurisé sur tout ordinateur quel que soit l’OS à partir du moment où vous employez le navigateur web Google Chrome. En l’installant, on peut effectuer des prises de notes à partir d’une page web comme d’une PWA. Et croyez-moi c’est sacrément pratique et surtout rapide et facile d’emploi.

Installation de l’extension

Pour installer l’extension Google Keep pour Google Chrome, opérer de la manière suivante : 

• lancer le navigateur web Google Chrome et aller sur le site du Chrome Web Store, (https://chromewebstore.google.com/detail/extension-google-keep-pou/lpcaedmchfhocbbapmcbpinfpgnhiddi),
• cliquer sur Installer et suivre les informations qui s’affichent à l’écran,
• épingler l’icône de l’extension pour qu’il soit toujours présent dans la barre des extensions.
• Pour ajouter une note dans Google Keep en étant sur une page web, effectuer un clic sur l’icône. 

Dans la fenêtre qui s’affiche, vous allez pouvoir inscrire des informations, également coller des URL Comme de créer un libellé si c’est le cas. On peut également aller directement dans la web-apps. 
Il est possible de retrouver cette fenêtre en effectuant un clic droit n’importe ou dans la page que vous désirez noté. Cliquez ensuite sur Save to Keep.

Tous les formats sont accepté

En résumé, on peut dire que l’’extension officielle permet d’enregistrer facilement des informations trouvées sur le web. Qu’il s’agisse d’une page web complète, d’une image spécifique ou d’un extrait de texte sélectionné, l’extension facilite la capture et la sauvegarde de ces éléments dans une nouvelle note Keep. Il est également possible d’ajouter des notes et des libellés au contenu enregistré pour un contexte et une organisation ultérieure. L’extension se synchronise automatiquement avec l’application web et les applications mobiles de Google Keep, assurant une cohérence des informations sur tous les appareils.

Des fonctions avancées

Les fonctions avancées de Google Keep sont nombreuses. Ainsi, les utilisateurs peuvent rechercher des notes par mot-clé contenu dans le texte. Egalement en fonction de la couleur attribuée à la note ou du libellé qui lui a été appliqué. Une fonctionnalité particulièrement utile est la possibilité de rechercher du texte à l’intérieur des images grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR). Ainsi, une photo d’un document manuscrit ou d’un panneau peut être retrouvée en recherchant un mot spécifique qui y figure. De manière encore plus avancée, l’intelligence artificielle intégrée à Google Keep permet parfois de retrouver des dessins en décrivant ce qu’ils représentent dans la barre de recherche. La puissance de la fonctionnalité de recherche, notamment la capacité à indexer le texte des images et des dessins, est un atout majeur pour retrouver rapidement des informations spécifiques au sein d’une grande quantité de notes.

Autre possibilité avec la capacité pour Google Keep d’extraire le texte présent dans les images. Cette fonctionnalité est extrêmement pratique pour numériser rapidement des informations contenues dans des documents physiques. Egalement des reçus, des cartes de visite, etc. Pour utiliser cette fonctionnalité, il suffit de prendre une photo via l’application ou d’en importer une depuis la galerie de l’appareil. Ensuite, une option permet généralement d’extraire le texte de l’image. Elle sera ajouté à la note et pourra être copié ou modifié.

Une intégration poussée

Je ne pourrais pas finir sans parler de l’intégration de Google keep dans tout l’écosystème de Google. On peut afficher ses notes directement dans l’interface de Gmail, ce qui permet de consulter des informations importantes sans avoir à quitter sa boîte de réception . De même, un bouton « Copier vers Google Docs » est disponible, permettant de transférer facilement le contenu d’une note Keep vers un nouveau document Google Docs pour un traitement de texte plus poussé. On trouvera la fonction dans la barre de menu du bas de chaque note > trois points verticaux > Copier dans Google Docs.

Google Keep peut également être utilisé avec l’Assistant Google pour créer des notes et des listes à la voix . Enfin, Google Keep s’inscrit dans l’ensemble des outils de Google Workspace, incluant Google Calendar, Drive, Meet et Chat, offrant une expérience utilisateur cohérente et interconnectée . Cette intégration fluide entre les différentes applications Google simplifie le flux de travail et améliore l’efficacité.

Au niveau d’une fonction mal connue, il existe l’historique des versions des notes. C’est une fonctionnalité récemment ajoutée permettant de consulter l’historique des modifications apportées à une note. Cela peut être utile pour retrouver une version antérieure d’une note ou pour suivre les changements effectués par des collaborateurs. Bien que pratique, cette fonctionnalité n’est pas toujours immédiatement visible pour les nouveaux utilisateurs. Vous la trouverez dans la barre de menu du bas de chaque note, en cliquant sur les trois petits points verticaux.

L’extension Google Keep est un outil incontournable

Google Keep est Google Keep, c’est-à-dire un produit Google très austère mais sacrément puissant. Il existe bien sûr des applications payantes, mais croyez-moi, elles ne font pas mieux. Je suis sûr que si vous l’essayez pendant quelques semaines, vous ne pourrez plus ensuite vous en passer. Car ne l’oublions pas, c’est sa facilité d’emploi qui est la grande force de cet outil. 

Avec sa simplicité apparente, Google Keep cache une richesse fonctionnelle impressionnante. Que ce soit pour des notes rapides, des rappels contextuels, la gestion collaborative ou l’archivage de contenus web, il s’impose comme un outil polyvalent et efficace. Son extension Chrome en fait un compagnon indispensable pour capturer instantanément des informations. Alors qu’attendez-vous pour l’installer et l’utiliser ?