Secrets d'Automatisation et Astuces Chromebook

Vous écoutez l’épisode 121 du CKB SHOW, votre rendez-vous quinzomadaire qui parle de #Google de #ChromeOS des #Chromebook et tout ce qui gravite autour. Secrets d’Automatisation et Astuces Chromebook

Si vous êtes curieux de savoir comment automatiser vos tâches quotidiennes pour gagner en efficacité et productivité ? et que vous possédez un Chromebook et souhaitez maîtriser tous ses secrets ? Restez avec nous ! Dans cet épisode, nous vous dévoilons tout ce que vous devez savoir sur l’automatisation, en passant par Google App Script et Make d’Integromat. Mais ce n’est pas tout ! Nous vous livrons également des astuces pour optimiser l’utilisation de votre Chromebook. Un épisode riche en conseils et en découvertes que vous ne voudrez pas manquer ! Alors, prêts à booster votre efficacité ?

Bonjour à tous, Je suis Nicolas Facilitateur numérique et je suis accompagné d’Olivier

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Mais en attendant, passons immédiatement au sujet qui nous intéresse, ..

L’automatisation

Qu’est-ce que l’automatisation et est-ce utile pour nous ?

L’automatisation de l’informatique est le processus de création de logiciels et de systèmes destinés à réduire les interventions manuelles en se chargeant des processus reproductibles.

Et nous souhaitons vous parler de deux manières, deux solutions pour créer des automatisations utilisables au quotidien :

La première est une solution Google — nous sommes dans le CKB Show tout de même : cette solution, c’est Google App Script
La seconde est une solution que nous utilisons depuis peu de temps et qui s’avère pratique, facile à utiliser et pourtant très puissante : Make d’Integomat

Google App Script

Google App Script, qu’est-ce que c’est ?

Peut-être connaissez-vous VBA — Visual Basic for applications — ce langage de programmation développé par Microsoft pour la suite Office ? Et bien Google App Script (GAS) part de la même idée : avoir un langage pour “programmer” les outils de la suite de Google.
Je m’y suis intéressé au départ, car je cherchais un équivalent sous Google Sheets. Faire des macros, automatiser des actions, créer des fonctions utilisables en cliquant sur un bouton, faire s’afficher des fenêtres pop-up, etc. Et là, j’ai découvert tout un univers.
Google App Script est un langage de programmation mis à notre disposition pour automatiser les produits Google tels que Sheets, Docs, Drive, Gmail, Forms, Slides, Sites, Chat, Keep… Etc.
La syntaxe et la structure de programmation utilisées dans ce langage sont très proches de JavaScript. Donc si vous avez des bases en JavaScript, vous serez en terrain connu.
Et si ce n’est pas le cas : pas de problème. Le langage est assez simple, et la syntaxe peu exigeante
À la différence de JavaScript, GAS s’exécute côté serveur. En effet, le JavaScript contenu dans les pages web est exécuté par votre navigateur, et c’est lui qui interprète le code JavaScript qu’elles contiennent. Pour GAS, c’est différent : le code est exécuté sur les serveurs de Google, et le résultat nous est renvoyé sur le navigateur.
Et ça c’est parfait pour nos Chromebook !
La définition de GAS donnée par Google est la suivante : GAS est un langage Javascript exécuté dans le cloud qui offre des moyens faciles d’automatiser les tâches sur les produits et les services tiers de Google, et de créer des applications Web.

Quels sont les Prérequis

Avoir un compte Gmail
Avoir un navigateur web
Avoir une connexion Internet

À quoi sert Google App Script et quels en sont les avantages ?

Créer des fonctions customs pour les produits Google comme Sheets, Docs …
Créer des menus, des barres latérales et des boîtes de dialogues personnalisés
Créer des add-ons aux outils Google
Automatiser des séquences utilisant plusieurs outils Google, comme envoyer des emails à une liste de contact dans Sheets. GAS sert vraiment à connecter les applications Google entre elles.
Le développement se fait dans le cloud
Pas d’installation sur le PC
Des déclenchements automatiques, en fonction d’événements spécifiques, à des intervalles ou des moments spécifiques
Interagir avec différents outils Google en même temps. Par exemple, créer une carte Maps à partir d’une liste d’adresse contenue dans Google Sheets.

Les limitations de Google App Script

Les scripts ne peuvent pas « fonctionner » plus de 6 minutes par exécution. On parle là, c’est ce que j’en ai compris, du temps machine côté serveur utilisé par le script pour produire son résultat. Autant dire que ça laisse une sacrée marge.
Pas plus de 2000 e-mails par jours et par utilisateur peuvent être générés via GAS.
Chaque outil Google a ses propres quotas / limitations (impossible de rentrer dans le détail ici).
L’utilisateur et le développeur ont besoin d’un compte Google. Ça peut paraître idiot, dit comme ça, mais c’est une vraie limitation.

Make d’Integromat

Qu’est-ce que Make ?

L’outil Make d’Integromat est une plateforme révolutionnaire d’automatisation sans code (No Code) qui permet de créer et d’optimiser des workflows. Voici les principales caractéristiques et utilités de cet outil :

Automatisation No Code : Make permet de créer des automatisations sans avoir besoin de coder, facilitant ainsi l’intégration et l’optimisation des processus
Création de Workflows : La plateforme offre la possibilité de créer des scénarios ou workflows pour automatiser vos processus et outils. Ces workflows sont déclenchés par une application web et peuvent intégrer d’autres applications pour réaliser des actions spécifiques
Intégration Étendue : Avec plus de 1000 intégrations, Make permet de connecter divers logiciels entre eux, comme les systèmes CRM, les outils de prospection, de marketing automation, et de prise de rendez-vous, rendant la gestion des opérations commerciales plus fluide
Simplicité d’Usage : L’interface de Make est conçue pour être simple, avec des blocs pouvant être connectés via un simple glisser-déposer, éliminant ainsi le besoin d’une expertise en développement pour automatiser des tâches
Refonte d’Integromat : Make est le fruit d’une refonte majeure d’Integromat, apportant un nouveau branding, design et des fonctionnalités améliorées pour une meilleure expérience utilisateur

Make se positionne comme un outil puissant pour les professionnels cherchant à automatiser leurs processus et optimiser leurs opérations tout en minimisant le temps et les ressources nécessaires pour la gestion des tâches répétitives et des workflows.

Comment je l’ai personnellement découvert ?

C’est en cherchant à automatiser ChatGPT que j’ai découvert Make
Les automatisations que j’ai mises en place dans ce cadre-là :
- Création de contenu :
  - Automatiser la recherche de mots clés optimisés SEO
  - Automatiser la recherche de sujets de contenu
  - Automatiser la rédaction complète des articles
- Création de contenus de prospection
  - Automatiser l’envoi d’emails basés sur les profils personnalisés de mes prospects
  - Automatiser la création de post LinkedIn

Quelles applications peut-on automatiser grâce à cet outil ?

Il y en a des centaines : 1615 à ce jour
Pour avoir un aperçu, visitez la page “Connect anything”
Il y a de tout :
- Les applications Google en font partie
- Les applications Microsoft aussi
- Les réseaux sociaux
- Des applications de productivité
- Des CMS comme WordPress
- Bref, la liste est longue et les possibilités sont infinies

Avantages et inconvénients de Make

Avantages :

Le No Code : pas besoin de connaitre ou de maitriser un quelconque langage de programmation
Simple d’utilisation et intuitif
Une documentation très fournie et très claire
Une infinie de possibilités
Sécurité des Données : Propose divers dispositifs de sécurité comme l’authentification à deux facteurs, le filtrage des adresses IP, et la conformité au RGPD et CCPA

Inconvénients :

Uniquement en anglais
On dépend d’une plateforme
Payant à partir d’un certain nombre d’automatisations
Intervalle Minimum Long sur Certaines Applications : Certaines applications requièrent un long intervalle minimum, ce qui pourrait retarder les automatisations

Les Astuces pour bien utiliser son Chromebook

Retrouvez tous les raccourcis dans notre guide à imprimer

La touche TOUT d’un Chromebook permet tout

Les majuscules et les caractères accentués [Tout] + [Alt]

Le presse-papier [Tout] + [V]

Faire appel à Google Assistant [Tout]+ [A]

Accéder au fenêtrage Chrome [Tout] + [Z]

Passer d’un bureau virtuel à un autre |Tout] + [$] ou [^]

Activer la dictée vocale [Tout] + [D]

Verrouillez votre session ChromeOS [Tout] + [l]

Mettre en sourdine les Hauts parleurs [Tout] + [M]

Afficher le calendrier et les taches [Tout]+ [C]

Lancer les applications de l’étagère : [Alt] + numéro de l’application

Ouvrir les notifications [Alt] + [Maj] + N

Appeler l’application Fichiers de ChromeOS [Maj] + [Alt] + [M]
- Renommer un dossier ou fichiers dans le lanceur d’applications : [Ctrl] + [Entrée]
- Accéder aux informations d’un fichier : sélectionnez le fichier et appuyez sur la touche Espace

Les raccourcis clavier [Ctrl] +[Tout] + [s]

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Dall-E 3 intégré à ChatGPT : les résultats sont impressionnants. Qualité qui rivalise à Midjourney, sans le coût de ce dernier, des générations directement depuis CHatGPT.