Utiliser au maximum Gmail

Vous utilisez sûrement la web application Gmail comme plus de 1.5 milliard d’utilisateurs dans le monde. Mais savez-vous gérer au mieux vos messages comme de mettre en attente des emails et bien d’autres fonctions encore ? Si ce n’est pas le cas, voici comment utiliser au maximum Gmail sur votre Chromebook. 

Utiliser au maximum Gmail

Je ne vous apprendrais rien en vous disant que la web application Gmail est portée sur toutes les plateformes informatiques. Qu’il s’agisse d’un Chromebook sous Chrome OS ou un smartphone sous Android, comme tout outil informatique pouvant communiquer, Gmail est présent. 

Les courriers électroniques peuvent bien sûr être envoyés / reçus via un client de messagerie après paramétrage de ce dernier. Mais le propos aujourd’hui n’est pas là. Il s’agit d’utiliser au maximum Gmail et nous allons voir qu’il existe des fonctions nous facilitant l’utilisation de cette web application.

Comme toujours, je rappelle que nous considérons que vous avez pour toutes les opérations que vous allez effectuer : 

• ouvert une session de votre compte Google avec votre Chromebook, 
• que vous avez une connexion à l’Internet,
• que vous n’utilisez pas la navigation privée,
• que la web application Gmail est lancée.

Organisation des emails se trouvant dans la boîte de réception 

Le saviez-vous, sans ouvrir un courrier électronique, en passant uniquement le curseur de la souris sur celui-ci vous pouvez :

• archiver le courrier électronique,
• supprimer le courrier électronique,
• marquer comme non ou lu le courrier électronique,
• mettre en attente le courrier électronique

Une telle opération s’effectue en cliquant sur l’un des quatre pictogrammes qui s’affiche lors du passage du curseur sur le courrier électronique.
Nous n’allons pas voir dans le détail la fonction des trois premiers mais sachez qu’elle s’effectue simplement en cliquant sur le picto désiré. Nous allons nous intéresser à celui représentant une horloge soit la mise en attente pour traitement ultérieure d’un courrier électronique

Des emails en attente pour traitement ultérieur

Chaque jour vous recevez d’un même organisme ou d’une personne, un certain nombre de courriers électroniques. Vous désirez les lire à un moment particulier de la journée, afin de vous concentrer au mieux sur le contenu. Pour cela, il suffit de les mettre en attente de lecture ou mieux en reporter l’affichage. Il suffit d’effectuer l’opération suivante :

• en pointant le curseur de la souris sur le message désiré, les quatre pictogrammes apparaissent (voir image ci-dessus),
• sélectionné celui montrant une horloge (voir image ci-dessous).

• une fenêtre flottante apparaît (voir ci-dessous) vous permettant de déterminer le jour et l’heure de la réapparition du courrier électronique ou sa mise en attente jusqu’à tel moment

Des réponses suggérées dans les réponses aux email

Google propose à l’utilisateur de sa web application Gmail de répondre vite, très vite même, par le biais de la réponse suggérée. Un gain de temps appréciable quand il s’agit d’une réponse du style “Ok, à tout de suite” ou “J’arrive”. 

Pour avoir la suggestion de ce type de réponse, nous allons activer la fonction, en effectuant les opérations suivantes :

• en haut à droite, cliquez sur la roue dentée (Paramètres) puis Afficher tous les paramètres, 
• dans la section Générale / Réponse suggérée, activez le bouton radio Réponse suggérée activée,
• cliquez sur Enregistrer les modifications.

A partir de maintenant, suivant le contenu du courrier électronique que vous aurez ouvert, une réponse vous sera suggérée. Cliquez dessus et suivez les informations qui s’affichent à l’écran.

Masquer ou afficher les rappels de suivi

Vous ne rangez pas obligatoirement vos courriers électroniques dans les libellés que vous leur avez attribués, de ce fait, d’anciens courriers continuent à s’afficher car demandant soit une réponse soit un suivi. Voici comment masquer ou afficher les rappels de suivi. 

• en haut à droite, cliquez sur la roue dentée (Paramètres) puis Afficher tous les paramètres, 
• dans la section Générale / Rappels automatiques, désactiver ou activer :
  • Suggérer les e-mails auxquels répondre. Les e-mails auxquels vous avez peut-être oublié de répondre apparaissent en haut de la boîte de réception,
  • Suggérer les e-mails nécessitant une action. Les e-mails envoyés qui pourraient nécessiter une action de votre part apparaissent en haut de votre boîte de réception

Utiliser au maximum Gmail

A travers ces quelques fonctions, vous allez pouvoir utiliser au maximum Gmail, mais aussi gagner du temps, or comme chacun sait “le temps est de l’argent”.

Utilisez-vous l’une des fonctions que nous venons de décrire ? pensez-vous qu’il faudrait y apporter des améliorations  et lesquelles ?