J’ai présenté dans cet article, de manière succincte, comment créer un flux dans Workspace Studio. Afin de comprendre toute la puissance de cet outil, je vous propose de voir comment créer un flux en utilisant un opérateur logique et donc une structure de contrôle. Mais je vous rassure : toutes ces opérations, et bien d’autres, sont assez intuitives.
En résumé :
Cet article explique comment configurer une routine automatisée via Workspace Studio pour que l’IA Gemini effectue une veille médiatique quotidienne, filtre les résultats et les envoie par mail.
Pour ce premier exemple car j’espère vous en présenter d’autres , je vous propose de découvrir comment lire, dans un fichier Docs, des informations recherchées par Gemini à une heure donnée. Suivant le résultat, vous recevrez un courrier contenant le lien vers le fichier Docs. Si aucune information n’est trouvée, aucun courrier n’est envoyé. On pourra définir la fréquence de la recherche, mais également encadrer, via un prompt, la présentation des informations.
En préambule, pour employer Workspace Studio, il faut utiliser l’un des produits Google suivants : Business Starter, Standard et Plus ; Enterprise Standard et Plus ; Google AI Pro ou Google AI Ultra. Concernant Google AI Pro, vous pouvez le retrouver dans l’offre découverte de Gemini proposée lors de l’achat d’un Chromebook Plus.
Pour accéder à Google Workspace Studio (que nous appellerons Workspace Studio), il suffit d’aller à l’adresse suivante : https://studio.workspace.google.com/. Je vous renvoie à cet article présentant les possibilités de cet outil. Intéressons-nous maintenant à la création d’un flux qui va afficher, dans un fichier Docs défini, des informations précises.
Le déclenchement
Cliquez sur « Créer et décrire une tâche pour Gemini ». (voir image ci-dessus) Inscrire: “Recevoir des informations de manière journalière”. Le fait d’inscrire ce que vous désirez voir s’effectuer va générer une proposition de plusieurs étapes qui vont ensuite s’afficher. Je précise bien qu’il ne s’agit pas du titre du flux, mais de la description de la tâche à accomplir.
Gemini nous propose trois étapes, mais pour ce que nous désirons obtenir, nous allons les modifier. Si les informations s’affichent initialement en anglais, vous pouvez les franciser : effectuez un clic droit dans la fenêtre, sélectionnez « Traduire en français », et vous voilà avec une interface dans notre langue.
Comme il s’agit d’une information que je désire lire au petit-déjeuner (voir image ci-dessus), je demande le lancement du flux à 07:00 du matin. Je peux lui indiquer si l’opération doit se répéter tous les jours (Daily), ne pas se répéter, ou s’effectuer à une fréquence précise. Je définis ensuite la fin de l’automatisation (par exemple après un an). Passons maintenant à la seconde étape (Etape 2 dans le flux).
Le Prompt (La requête à l’IA)
On constate (voir image ci-dessus) que le prompt à droite reprend en partie ma demande initiale. Mais je désire aller plus loin : lui donner des instructions précises pour la recherche et la présentation dans le fichier Docs.
Astuce : Si la commande « + Variable » ne s’affiche pas dans la fenêtre du prompt, cliquez sur l’étape suivante (ici Etape 3) puis revenez dans l’étape 2. Automatiquement, la commande des variables s’actualisera.
Voici le prompt que j’ai calibré pour optimiser la recherche et l’affichage. Il vous est proposé afin que vous puissiez le modifier à votre guise. Faites-vous aider par Gemini, si besoin.
Fournissez des informations sur les Chromebook en fonction du message :
Objectif
Contexte :
Je m'intéresse aux événements mondiaux importants et récents sur les Chromebook, parus au cours des dernières 24 heures. Ce bref est destiné à ma prise de poste matinale.
Instructions :
Sélection temporelle : Incluez UNIQUEMENT les actualités publiées au cours des dernières 24 heures.
Fiabilité stricte : Appliquez un mode de réponse factuel strict (Température 0.1).
Ne génèrez aucune information sans source vérifiable. Si aucun article n'est, répondez simplement : "Aucune nouvelle actualité Chromebook majeure n'a été publiée ces dernières 24 heures." Intégrité des https://www.google.com/search?q=liens : Fournissez TOUJOURS des https://www.google.com/search?q=liens directs. Vérifiez que chaque https://www.google.com/search?q=lien correspond exactement au titre cité.
Contenu : Extrayez le titre, un résumé court et factuel (sans opinion), et la date de publication.
Mise en forme : Séparez chaque actualité par une ligne horizontale (---).Mettez les titres en majuscules pour qu'ils ressortent.Utilisez des émojis pertinents.
LOCALISATION : Écrivez impérativement toutes les dates au format français (ex: "4 février 2026") et n'utilisez jamais les noms de jours ou de mois en anglais. Indiquer précisément le jour correspondant à la date
Exclusions : N'incluez aucune phrase d'introduction, préambule ou texte conversationnel. Supprimez les titres redondants.
Résultat attendu (Format de sortie) :
Pour chaque article, utilisez strictement ce format :[ÉMOJI] TITRE EN MAJUSCULES
[en gras]Résumé : [Texte du résumé court non gras]
📅 Date de publication : [Date en français] — 🌐 LIRE L'ARTICLE
Information importante : dans la fenêtre de votre prompt, sélectionner le haut de celui-ci, cliquer sur + Variables, Step 1 : On a sheduble > Star time. Vous indiquez ainsi à Gemini l’heure à laquelle il doit commencé sa recherche. L’horaire étant le lancement du flux.
La structure de contrôle (Le filtre)
Maintenant que nous avons défini ce que Gemini doit faire, on pourrait penser qu’il suffit de passer à l’action. Or, je veux que le résultat soit inscrit dans un Docs uniquement s’il y a du contenu. Nous allons donc supprimer les étapes inutiles (voir image ci-dessous) suggérées par défaut via les trois petits points > Delete). On efface donc l’étape 3. Nous en n’avons pas besoin. Et vous allez voir pourquoi.
Avant d’aller plus loin, ouvrez un nouveau fichier Google Docs dans un autre onglet. Inscrivez OBLIGATOIREMENT un titre à ce document (sinon il sera invisible pour le flux). Revenez à Workspace Studio, cliquez sur « Ajouter une étape » et sélectionnez « Check if » (Vérifiez si) dans les outils. (voir image ci-dessous).
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Ce qui s’affiche sur votre droite est une structure de contrôle (voir image ci-dessous). Elle sert de « douane » : elle décide si le programme doit continuer vers les étapes suivantes ou s’arrêter là. Il a trouvé il passe à l’action suivante. S’il n’a rien trouvé, il envoi directement un courrier vous indiquant qu’il n’a pas trouvé de nouvelles actualités.
On configure la condition comme suit :
- Cliquez sur le « + » et sélectionnez « Step 2 : Content created by Gemini ».
- Dans le menu déroulant, choisissez « does not contain » (ne contient pas).
- Dans le troisième champ, inscrivez la phrase de sécurité : “Aucune nouvelle actualité Chromebook majeure n’a été publiée ces dernières 24 heures.”
L’inscription dans le document
À l’intérieur du bloc 3, cliquez sur « Ajouter une sous-étape » et sélectionnez « Google Docs : Add to a doc » situé en bas dans la partie droite.
- Cliquez sur « + Document » à droite (voir image ci-dessus), et dans l’onglet « Récent« , sélectionnez votre fichier titré.Celui que je vous disais de mettre un titre obligatoirement.
- Dans le champ « Appuyez sur la touche pour mettre à jour » indiquer l’onglet ou viendra s’inscrire le texte préparé par Gemini. Pour le champ « Contenu à ajouter » sélectionner soit « Avant tout contenu existant » ou « Après tout contenu existant« . Dans le champ « Contenu à ajouter« , cliquez sur « + Variables » et sélectionnez « Step 2 : Ask Gemini > Contenu créé par Gemini ».
La notification mail
Pour être prévenu, cliquez sur « Ajouter une sous-étape » (toujours à l’intérieur du bloc « Check if » Etape 3) et sélectionnez « Gmail : Notify me by email ». (voir image ci-dessus)
- Sujet : « Nouvelles actualités Chromebook ».
- Message : Rédigez votre texte, puis cliquez sur « + Variable » pour sélectionner « Step 4 : Link to doc ». Cela vous permettra d’ouvrir le document directement depuis votre mail.
Cliquer sur Enregistrer vos modifications et cliquer sur Essai. Si toutes les opérations ont bien été paramétrées, vous devriez voir s’inscrire le résultat de la recherche dans le fichier Docs. Et recevoir un email indiquant que le flux a été correctement effectué et dans le corps du courrier vous trouverez le lien vers le fichier en question.
Quelques précisions sur le prompt
Si vous avez lu le prompt, vous aurez remarqué que le mot température est porté. L’instruction concernant la température à 0.1 incluse dans le prompt est un réglage technique crucial. En intelligence artificielle, la température définit le degré de liberté (ou de « créativité ») de l’IA. Une température élevée (0.8 à 1.0) rend l’IA créative (idéal pour un poème). Une température basse (0.1) rend l’IA factuelle, prévisible et rigoureuse.
En demandant 0.1, vous imposez trois comportements :
- Éviter les « hallucinations » : L’IA s’en tient strictement aux faits trouvés sans rien inventer.
- Stabilité de la phrase de sécurité : Elle répondra exactement à la phrase prévue pour que votre filtre fonctionne à chaque fois.
- Précision des dates : Elle respectera scrupuleusement le format français demandé.
Enfin, j’ai spécifié que toutes les informations de jours s’inscrivent en français et j’ai demandé une présentation structurée pour une lecture rapide et efficace dès le réveil. Ce prompt est issu d’un flux sur la recherche d’informations proposé dans Workspace Studio. Tout en me basant dessus, j’ai apporté des informations supplémentaires comme indiqué ci-dessus.
A vous de faire rechercher
Voilà, vous avez maintenant les clés pour transformer Gemini en un véritable collaborateur qui travaille pour vous pendant que vous dormez. Ce qui est fascinant avec Workspace Studio, c’est que l’on passe du statut de simple utilisateur à celui d’architecte de ses propres outils. Le flux proposé peut être amélioré, à vous d’apporter ce petit plus, qui le rendra encore unique.
Au début, on tâtonne un peu avec les variables ou les conditions, mais une fois que le premier mail arrive pile à l’heure sur votre smartphone, la satisfaction est au rendez-vous. N’hésitez pas à bidouiller vos prompts, à tester d’autres fréquences ou à connecter d’autres applications : c’est en pratiquant qu’on réalise que la seule véritable limite, c’est notre imagination.
Alors, prêt à lancer votre premier flux demain matin ? On se retrouve dans les commentaires pour partager vos premières automatisations !
FAQ très courte
Faut-il savoir coder ?
Pas du tout, tout est visuel et intuitif.
Puis-je changer le sujet de veille ?
Oui, il suffit de modifier le prompt dans l’étape 2.
Pourquoi mon document est invisible ?
Vérifiez que vous lui avez bien donné un titre.
