Comment collaborer dans Google Sheets

Comme toute web application proposée par Google, Google Sheets permet d’effectuer un travail collaboratif. Une telle possibilité aujourd’hui normalisée faisait encore partie hier du rêve. Plus de disquette ou de clé USB à s’échanger, il est possible dans l’instant de permettre à une autre personne autorisée de prendre connaissance du travail effectué. Nous allons donc voir comment collaborer dans Google Sheets, une manière qui se transpose bien  sûr de manière générale dans toutes les web applications de Google. 

C’est quoi le travail collaboratif ?

Le travail collaboratif peut se définir comme étant une action de plusieurs personnes pour l’élaboration d’un produit, pas obligatoirement informatique. Il peut se situer autant au sein du cercle familial qu’au sein d’une entreprise. Ainsi, lors de la construction d’une habitation nous verrons l’intervention de plusieurs corps de métiers. Il y aura ceux qui vont effectuer le gros œuvre, comme les maçons, les charpentiers,… Ensuite viendront les peintres, les décorateurs,…. Toutes les personnes ayant travaillé à l’élaboration de cette habitation ont collaboré ensemble à des moments divers sous la direction du chef de chantier parfois sans se croiser et sur un temps donné.

Il en est de même de la collaboration sur un fichier Google Sheets. Le chef de chantier étant par exemple celui va créer la feuille de calcul, qu’il va transmettre ensuite à différentes personnes pour apporter des données brutes, pour effectuer des feuilles de calcul dynamique puis ensuite ceux qui seront peut-être amenés à élaborer des graphiques comme des macros. Le résultat final, s’il s’agit par exemple d’un produit élaboré au sein d’une entreprise, sera des informations qui vont permettre aux dirigeants de celle-ci de prendre des décisions managériales ou autres

Comment collaborer dans Google Sheets

L’envoie d’un document Google Sheets :

La collaboration s’appuie sur le partage et vous allez donc partager votre document Google Sheets que vous utilisez sur votre Chromebook. Je rappelle avant de continuer que nous considérons que vous avez ouvert une session de votre compte Google, que vous avez une connexion à l’Internet et que vous avez ouvert la web application Google Sheets :

• il faut que vous soyez le propriétaire du document à modifier ou que vous soyez autorisé à le modifier,
• si vous êtes autorisé, l’icône Partager se trouvant en haut à droite et de la couleur de la  web application, est actif,
• cliquez sur l’icône et une fenêtre flottante apparaît,
• indiquez les adresses email ou des groupes qui se verront partager le document,
• indiquer le type de fonction pour chacun : Editeur, Commentateur ou Lecture
• il ne reste plus qu’à cliquer sur Terminer.

L’envoie d’un document Google Sheets via GMail :

Si vous désirez envoyer un lien du document Google Sheet via GMail par exemple, permettant ainsi que seules les personnes l’ayant reçues puissent l’ouvrir, effectuer les opérations suivantes :

• il faut que vous soyez le propriétaire du document à modifier ou que vous soyez autorisé à le modifier,
• si vous êtes autorisé, l’icône Partager se trouvant en haut à droite et de la couleur de la  web application Google Sheets, est actif,
• cliquez sur l’icône et une fenêtre flottante apparaît,
• dans la partie basse de la fenêtre cliquer sur Copier le lien,
• il ne vous reste plus qu’à le partager soit par courrier électronique, avec Google Duo ou toute application permettant l’envoi de ce lien.

Ajout de commentaires :

Le travail collaboratif entraîne toujours des commentaires, qui doivent permettre d’améliorer le contenu ou la forme du document. Seules les personnes ayant le statut d’éditeur et de commentateur, pourrons apporter des commentaires au document. Effectuer les opérations suivantes pour apporter des commentaires sur un document ouvert :

• sélectionner le nombre de cellules qui correspondront au commentaire,
• en haut à droite, cliquer sur l’icône Commentaire (voir plus bas représentation),
• dans la fenêtre flottante, choisir Ajouter,
• dans la nouvelle fenêtre inscrire votre commentaire dans le champ alloué,
• vous pouvez spécifier une personne pour le commentaire que vous venez de porter, en indiquant simplement son adresse électronique.
• chaque commentaire sera envoyé automatiquement à l’ensemble des personnes collaborant au document avec un lien vers le document en question.

Envoyer un courrier électronique aux participants :

Lors de l’élaboration d’un document collaboratif, il peut être important au sein d’une entreprise d’officialiser des commentaires pour telle ou telle démarche. Dans ce cas, effectuer les opérations suivantes :

• il faut qu’un document Google Sheets soit ouvert et qu’il soit partagé,
• sélectionner Fichiers / Email / Envoyer par e-mail aux collaborateurs,
• vous pouvez sélectionner le ou les collaborateurs destinataires du courrier électronique,
• suivre les informations à l’écran,
• les opérations de saisie effectuées, cliquez sur Envoyer.

Utilisez-vous régulièrement le travail collaboratif lors de l’élaboration d’un document Google Sheets ?