Question primordiale en cette fin d’année 2022 : comment optimiser l’emploi de Google Contacts ? Car vous serez d’accord avec moi pour dire que cette application est de la plus haute importance. Elle est notre mémoire des personnes que l’on connaît ou que l’on aura rencontrées qu’une seule fois. Parfois, pas plus de cinq minutes. Bien sûr, il est conseillé d’alimenter chaque fiche de quelques informations. Un numéro de téléphone suffira, mais y ajouter une adresse électronique est un plus. Ensuite ? Si on y ajoute un libellé, il suffira de le taper pour retrouver le contact que l’on recherche.Mais, comme on va le voir, on peut aller plus loin. 

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Google Contacts, une application autonome

Le saviez-vous, mais Google Contacts est un service complètement autonome pouvant s’adapter à tout système d’exploitation. Il est autant disponible en tant qu’application ou en tant que web application. En employant un compte Google, on le retrouve dans toute web application que propose Google. 

Comment optimiser l’emploi de… Google Contacts 
Logo de Google Contacts

Présenté le 3 mars 2015, cet outil de gestion de carnets d’adresses est bien entendu gratuit. Les principales caractéristiques de cet outil sont les suivantes : 

  • Classement des contacts par prénom ou par nom de famille
  • Fonctions de recherche avancées
  • Enregistrement automatique des modifications apportées aux contacts
  • Possibilité de restaurer la base de données à partir de n’importe quelle version des 30 derniers jours
  • Recherche et fusion facile des doublons
  • Disponibilité de raccourcis clavier pour une manipulation simplifiée
  • Intégration avec d’autres produits Google (source Wikipédia).

Une synchronisation automatique

Si vous rentrez un contact que ce soit sur votre smartphone sous Android ou directement à partir de la web application, la synchronisation s’effectuera de manière automatique sur tous les appareils connectés au même compte. Cette poussée des informations ne demande aucune manipulation de la part de l’utilisateur. 

Maintenant on peut être amené dans le cadre de son activité professionnelle à vouloir importer des fiches contacts. Dans ce cas, il faudra que les données soient au format CSV, c’est-à-dire que les valeurs seront séparées par des virgules. 

Dans notre exemple, nous nous appuierons exclusivement sur la web application Google Contacts. Je rappelle qu’ensuite les informations seront disponible sur des smartphones et autres appareils connectés avec le même compte utilisé pour l’importation. Pour importer des contacts, opérer de la manière suivante :

  • ouvrir la web application Google Contacts
  • dans la colonne de gauche, cliquer sur Importer,
  • dans la nouvelle fenêtre cliquer sur Sélectionner un fichier (voir image ci-dessous), 
Comment optimiser l’emploi de… Google Contacts 
Fenêtre pour l’importation des contacts
  • suivre ensuite les informations qui s’affichent à l’écran.

Exporter des contacts de Google Contacts

Pour ce qui concerne l’exportation des fiches de Google Contacts, opérer de la manière suivante : 

  • ouvrir la web application Google Contacts
  • dans la colonne de gauche, cliquer sur Exporter,
  • dans la fenêtre qui s’affiche (voir ci-dessous) sélectionner l’outil qui recevra les informations exportées, 
Comment optimiser l’emploi de… Google Contacts 
  • cliquer sur Exporter et suivre les informations qui s’affichent à l’écran.

Attribuer une photo ou un dessin à un contact

Qu’un contact soit déjà créé ou que vous soyez amené à le créer,  il est possible de lui attribuer une photographie ou un dessin à ce dernier. Concernant ce type de représentation, il est possible d’employer une limite supérieure de 720 x 720 pixels et en haute résolution. Pour affecter un dessin ou une photographie, opérer de la manière suivante : 

  • après avoir ouvert Google Contacts, cliquer sur un contact n’ayant pas d’avatar. L’opération est la même lors de la création d’un contact, 
  • cliquer sur le rond (voir ci-dessous) situé en haut de la fiche, il faudra que le dessin stylisé d’une image et d’un signe + s’affiche, pour effectuer ce type d’opération,
Comment optimiser l’emploi de… Google Contacts 
Contact sans avatar
  • une nouvelle fenêtre s’affiche (voir ci-dessus),
Comment optimiser l’emploi de… Google Contacts 
Fenêtre proposant dessins divers dans Google Contacts
  • on peut sélectionner soit une illustration par thème, ou simplement importer celle que l’on aura précédemment placé dans un dossier accessible (Google Drive par exemple),
  • il est même possible de prendre une photographie. 

Après avoir sélectionné l’un des dessins proposés, il vous sera possible d’employer l’un des filtres comme effectuer un recadrage rapide (voir ci-dessous).

Comment optimiser l’emploi de… Google Contacts 
Un exemple de dessin qui est proposé dans Google Contacts

Je vous laisse découvrir les possibilités qu’offrent ces différents outils. 

Rendre les contacts accessible à un tiers

Si vous utilisez un compte Google Workspace pro, sachez qu’il est possible de rendre accessible vos contacts à un tiers. Pour cela effectuer les opérations suivantes : 

  • ouvrir la web application Google Contacts
  • en haut à droite cliquer sur la roue dentée,
  • dans la fenêtre qui s’affiche (voir ci-dessous), cliquez sur Déléguer l’accès
Comment optimiser l’emploi de… Google Contacts 
Fenêtre pour sélectionner Déléguer l’accès
  • dans la nouvelle fenêtre qui s’affiche (voir ci-dessous), cliquer sur Invité un délégué et suivre les informations qui s’affichent à l’écran.
Fenêtre pour délégué l'accès à des contacts.
Fenêtre pour délégué l’accès à des contacts.

Classement des contacts

C’est par le biais des libellés que l’on classe les personnes dans Google Contacts. C’est par le biais des libellés que l’on pourra trouver un groupe de personnes. Pour créer un libellé, opérer de la manière suivante : 

  • ouvrir la web application Google Contacts
  • dans la colonne de gauche, cliquez sur Créer un libellé. Si la fonction n’apparaît pas, cliquer sur Libellé, faisant ainsi apparaître la fonction,
  • une nouvelle fenêtre s’affiche (voir ci-dessous)  et suivre les informations qui s’affichent.
Fenêtre permettant la création d'un libellé
Fenêtre permettant la création d’un libellé

Pour ajouter des contacts à un groupe ou libellé, opérer de la manière suivante : 

  • s’il s’agit d’un seul contact, cliquer sur la fiche du contact, et cliquer sur l’icône libellé, situé à droite de l’avatar de la fiche du contact,
  • une fenêtre volante s’affiche (voir ci-dessous), et sélectionner le libellé que vous voulez alloué au contact.
Exemple de contact ou il est possible d'ajouter un libellé.
Exemple de contact ou il est possible d’ajouter un libellé.
  • pour l’ajout d’un libellé à plusieurs contacts, il suffit de les sélectionner en cliquant sur chaque avatar. Un petit carré s’affiche et cliquez dessus. Une virgule bleue apparait. Quand la sélection est faite, sur l’une des fiches, cliquer sur les trois points verticaux situés à droite. Dans la fenêtre qui s’affiche (voir-ci-dessous), cliquer sur le libellé que vous voulez allouer aux contacts sélectionné. 
Fenêtre pour l'ajout d'un libellé à plusieurs contacts.
Fenêtre pour l’ajout d’un libellé à plusieurs contacts.

Pour information : si un contact possède plusieurs adresses e-mail, seule son adresse e-mail par défaut est ajoutée au groupe de libellés.

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Retrouvez tous les articles Comment optimiser l’emploi de… en cliquant sur ce lien.

Comment optimiser l’emploi de… Google Contacts 

Avec ces quelques informations, vous allez devenir un as dans l’emploi de Google Contacts. Injustement méconnu, Google Contacts est pourtant un axe important dans l’utilisation des outils de Google. On le retrouve aussi bien dans Gmail, Google Docs et bien d’autres outils. Je n’oublie pas Messages et tout ce qui se rapporte bien sûr à la communication. 

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