Savoir utiliser Google Drive

Savoir utiliser Google Drive, semble pour la majorité des personnes assez facile. Pourtant il y a des utilisateurs ne sachant pas comment y accéder, mais aussi l’utiliser ou simplement ne connaissant pas toutes les possibilités qu’offre cet espace offert par la firme de Moutain View, lors de la création d’un compte Google. Nous allons donc tout au long de cette semaine, essayez de décortiquer au mieux Google Drive et ses usages.

L’espace alloué

Il faut savoir utiliser Google Drive car à chaque création d’un compte Google, il est attribué 15 Go d’espace disque. Les éléments pouvant occuper cet espace sont les suivants :

Tout type de fichiers enregistrés dans Google Drive, qu’il s’agisse des fichiers Google Docs, Google Sheets,… Mais aussi les fichiers au format Pdf, les fichiers photos ou vidéos. A compter du 1/6/2021, quel que soit le type de fichier, même ceux faisant partie de Google Workspace, il sera décompté de l’espace alloué par Google. Les anciens fichiers ne seront pas décomptés, sauf s’ils sont modifiés après le 31/05/2021.
Dans Gmail, tous les courriers reçus et envoyés mais aussi les pièces jointes.
Pour ce qui concerne Google Photos, les photos et vidéos en qualité d’origine. Sont décomptés les fichiers en haute qualité à partir du 01/06/2021.

Il est possible d’avoir des fichiers n’occupant pas de place. il s’agira des :

fichiers partagés par un autre utilisateur et dont vous avez l’accès,
fichiers créés avec Google Docs, Sheets, Slides, Forms, Jamboard et Drawings que vous allez créer avant le 1er juin 2021 et qui ne seront pas modifiés après cette date,
photos et vidéos sauvegardées en haute qualité avant le 1er juin 2021.

Des espaces différents

Il peut exister une incompréhension entre l’espace occupé et l’espace affiché. Ainsi il peut s’agir :

de l’espace occupé dans la corbeille autant dans Google Drive que de Google Gmail, qui n’est pas comptabilisé mais effacé une fois par mois.
les éléments partagés qui n’occupent pas l’espace de votre compte, puisque comptabilisé dans l’espace d’un autre utilisateur,
des éléments identiques mais se trouvant dans différents dossiers,
de la synchronisation que de certains fichiers ou dossiers entraînant un espace de stockage moins important,
de la taille des fichiers qui d’un système comme Windows ou Mac OS peut différencier par rapport à ce qui s’affiche sur Google Drive.

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Accéder à Google Drive

Avant d’aller plus loin, comme toujours, je rappelle que nous considérons que vous avez pour toutes les opérations que vous allez effectuer :

ouvert une session de votre compte Google avec votre Chromebook,
que vous avez une connexion à l’Internet,
que vous n’utilisez pas la navigation privée.

Il existe différentes possibilités pour accéder à Google Drive. En voici les principales :

Avec la touche TOUT :

appuie sur la touche TOUT,
dans la fenêtre écrire Google Drive,
cliquer sur l’icône qui apparaît.

Avec l’icône Google Drive:

dans la barre d’état, double cliquez sur l’icône Google Drive,
la fenêtre de la web application Google Drive s’ouvre.

Avec l’application Fichiers :

double cliquez sur l’icône Fichiers
dans la barre de gauche, faire descendre celle-ci à l’aide de la souris,
cliquez sur l’icône Google Drive.

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Importation et partage de fichiers dans Google Drive

Il existe un certain nombre de types de fichiers acceptés dans Google Drive. En ce qui concerne l’importation des fichiers, la procédure est simple et je vous invite à vous référer cet article.

Pour ce qui concerne le partage de fichiers, là encore, nous en avions parlé ici même.

Modifier le propriétaire d’un fichier :

On peut créer un fichier mais vouloir transférer son titre de propriété à un autre utilisateur pour diverses raisons et ayant lui aussi un compte Google. Dans ce cas, effectuer les opérations suivantes :

dans la barre d’état de votre Chromebook, double cliquez sur la web application dont dépend ce fichier,
doublez cliquyez sur le fichier concerné,
cliquez sur l’icône Partager,
sur la droite du nom de la personne ayant déjà déjà le partage du fichier, cliquer sur le triangle et sélectionner Définir le propriétaire
cliquez sur Ok.

A partir de maintenant vous n’êtes plus propriétaire du fichier et son nouveau propriétaire peut vous rétrograder ou simplement vous en empêcher le partage, sans que vous puissiez rien y faire.

Première partie de cette série sur Google Drive ou nous allons voir autant ses possibilités mais aussi ce qu’il refuse de faire.

Comment considérez-vous Google Drive ? Est-ce un produit fini selon vous ? Google doit-il y apporter des améliorations ?