Depuis peu, j’ai redécouvert l’application Google Chat. Et cela s’est fait un peu par hasard. Que voulez-vous, on échange des banalités avec des personnes via Gmail, et puis un jour, on a envie de discuter de manière plus rapide et moins conventionnelle. On se tourne donc naturellement vers cet outil permettant de créer des groupes de discussion comme d’échanger de manière privée avec une personne. Je me propose donc de vous faire (re)découvrir l’emploi de Google Chat et les possibilités de communication qu’il offre. 

Google Talk, première pièce d’un triptyque

Google Chat est la dernière version d’une application qui a eu d’abord pour nom Google Talk. Ce freeware et service de messagerie a duré de 2005 à 2013. Si vous êtes nostalgique de cet outil, sachez qu’il fonctionne toujours avec MacOS avec l’application Messages incluse dans l’OS. Pour l’employer, il faut activer son compte Google dans les Préférences systèmes.
Dès cette époque, cet outil a été intégré dans Gmail et son principal intérêt était son interopérabilité avec des outils de communications de ce type. De plus, Google Talk permettait de passer des appels téléphoniques par le biais d’un compte Google Voice. 

Une capture d'écran montrant la version préliminaire de Google Talk, Labs Edition
Une capture d’écran montrant la version préliminaire de Google Talk, Labs Edition

Une passerelle nommée Google Hangouts 

En 2013, Google Hangouts succédait à Google Talk. Il remplaçait trois outils de communication : Google Talk, Google+ Messenger et Hangouts. Le principal intérêt de cet outil était la visioconférence proposée de deux à dix utilisateurs. Il était de plus accessible sur différentes plateformes, permettant ainsi là encore une interopérabilité dans l’emploi. Lors des conférences, il était possible d’échanger des fichiers via Google Drive, mais également de diffuser celles-ci sur YouTube et partager son emplacement via Google Maps. 

Logo Google Hangouts
Logo Google Hangouts

Google Chat, la troisième pièce du triptyque

L’application Google Chat a été présentée en 2017. Encore trop souvent, il est confondu avec Google Talk ou Google Messages. Pourtant, la différence est importante puisque les protocoles de communication et les fonctionnalités sont différents. De plus, elles sont plus sécurisées et surtout Google Chat a été conçu d’abord pour les environnements professionnels pour être implémenté d’abord dans Google Workspace. Ce n’est qu’en 2021 que Google Chat a été proposé aux particuliers. Il est opérationnel autant à partir d’un site web qui lui est dédié, d’application autant sous Android qu‘iOS que sur Gmail.

Logo Google Chat
Logo Google Chat

En plus de proposer une messagerie directe, des conversations de groupe, il est possible aux utilisateurs de créer et d’attribuer des tâches et de partager des fichiers dans un espace central. Ces deux dernières possibilités sont présentes sans que tous les intervenants soient en ligne, offrant à ces derniers la possibilité de recueillir l’information à leurs convenances. 

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Des fonctions adaptées à chacun

Google Chat, propose des fonctions adaptées à chacun comme on peut le voir dans la liste ci-dessous : 

  • Fil de discussion en ligne,
  • Possibilités de rechercher des informations dans plusieurs espaces,
  • Navigation au sein de l’organisation d’un utilisateur,
  • Partage de fichiers,
  • Affectation des tâches, 
  • Vue côte à côte des documents et des discussions,
  • Création d’événements, de calendrier,
  • Indicateurs de présence en ligne,
  • Épinglage de message,
  • Vidéoconférence,
  • Émoji personnalisé,
  • Citation en réponse,
  • Réponses intelligentes, 
  • Affichage des messages.

Bien sûr, l’IA Gémini va à terme progressivement s’insérer dans cet outil, offrant une aide plus importante dans les échanges, mais également permettre des rappels plus clairs dans l’emploi des tâches. 

Comment activer Google Chat 

Pour activer Google Chat dans Gmail, vous devrez effectuer les opérations suivantes : 

  • ouvrir Gmail et cliquer sur la roue dentée en haut à droite, puis Voir tous les paramètres,
  • allez dans la section Chat et Meet et cliquer sur Google Chat dans la section Chat (voir capture d’écran ci-dessous),
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La section Google Chat dans les Paramètres de Gmail
  • pour que Google Chat s’affiche, il vous faudra ensuite cliquer sur Enregistrer les modifications

À partir de maintenant que vous dépliez le menu de Gmail ou le cachiez, l’icône sera présente continuellement. 

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En cliquant sur l’icône de Google Chat, une fenêtre se superpose au-dessus de Gmail, comme on peut le voir sur la capture d’écran ci-dessous. 

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Les fonctions Google Chat non dépliées

En cliquant sur la section Raccourcis, des options s’affichent, comme le montre la capture d’écran ci-dessous.

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Les fonctions de Google Chat dépliées

Deux structures distinctes

On constate donc qu’il existe deux structures si on peut les appeler ainsi : d’un côté ce qui est appelé Messages privés et de l’autre Espaces

Dans le premier cas, les fonctions comme la discussion, le transfert de fichiers, mais aussi la communication via Google Meet est proposé. Je tiens à préciser que dans les deux structures, l’historique est activé, permettant ainsi de retrouver des échanges même plusieurs années en arrière. Cela concerne également les fichiers de tout type. 

À la différence de Messages privés, la structure Espace propose d’autres options. Comme on n’est plus dans une communication privée, mais dite publique, dans le sens ou on se trouve dans des salles de discussion, l’ensemble des participants peuvent trouver trois onglets, comme le montre la capture d’écran ci-dessous. 

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Trois onglets dans la structure Espaces

Concernant le nombre d’invités, il peut aller jusqu’à 25 000 utilisateurs par espace depuis la fin de l’année 2022. 

Depuis juillet 2023, Google Chat offre la possibilité d’intégrer des outils. Il s’agit principalement de ceux autour de la modération, de l’aide via l’Intelligence Artificielle, mais aussi d’outils de traduction. Ils sont à retrouver dans Google Workspace Marketplace. Enfin, autre ajout avec l’intégration de création de tâches dans Agenda est disponible.

Et question sécurité des échanges ?

Il est bien beau de communiquer, mais qu’en est-il de la sécurité de ces échanges ? Toutes les données sont chiffrées tant lors de la communication, que lors du stockage de celles-ci. De plus, en mai 2022, la firme de Mountain View annonçait que Google Chat afficherait dorénavant des bannières avertissant les utilisateurs contre les attaques potentielles de phishing et de logiciels malveillants provenant de comptes personnels. 

Il en est de même lors des invitations à discuter que l’on peut recevoir. Une analyse de l’adresse électronique que l’on reçoit est effectuée et peut être indiqué comme spam. 

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Fenêtre concernant les invitations à discuter

Les dernières fonctionnalités mises en ligne 

En juillet 2023, Google a ajouté de nouvelles fonctionnalités pour atteindre la parité des fonctionnalités avec d’autres messageries instantanées largement utilisées.  Les nouvelles fonctionnalités de chat incluent également : la composition intelligente (également disponible dans Gmail et Google Docs), la modification et la suppression de messages pour les comptes grand public (auparavant limités aux comptes Google Workspace uniquement), la citation de messages, les accusés de lecture dans les discussions de groupe, les hyperliens texte, le masquage des inactifs.

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Découvrir l’emploi de Google Chat et les possibilités de communication qu’il offre

Google Chat, est un outil puissant dans la communication tant personnelle que collective. Complètement intégré dans l’environnement des outils que propose la firme de Mountain View, il devrait voir ses possibilités s’agrandir avec l’arrivée de Gémini. De quelles manières et comment ? Je n’en ai pas encore la moindre idée, mais c’est un des nombreux versants que je vous invite à suivre avec intérêt, car il est certain que c’est là qu’une partie de l’avenir de Google va se jouer. En effet, trouver de nouvelles manières dans la communication, c’est avoir la martingale pour plus d’utilisateur, mais surtout pérenniser le travail entrepris avec Gémini.

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