On va pas se mentir : la première fois que j’ai utilisé Gemini dans Gmail, j’ai été déçu. Je lui demande tout bêtement : « Retrouve-moi la facture Free de mars 2023« . Sa réponse ? « Désolé, je ne trouve rien. » Pourtant, je tape « facture Free » dans la barre de recherche juste au-dessus, et le courrier électronique est là, sous mes yeux.
Bon, depuis j’ai compris que l’alliance « moteur de recherche + Gemini » permettait de trouver l’information dans un premier temps pour qu’elle soit ensuite analysée. Pourtant, aujourd’hui encore, j’entends des utilisateurs qui ne voient pas la subtilité du fonctionnement de ce duo. C’est vrai que la nuance est subtile. J’avais déjà l’idée d’un article en tête, mais c’est le commentaire d’un lecteur hier, soulignant que « Gemini était très peu utile« , qui a été le déclic.
J’ai donc décidé de clarifier une bonne fois pour toutes le fonctionnement de ces deux outils. J’espère qu’après la lecture de ce qui va suivre, vous pourrez dire que dans Gmail, Gemini n’est pas un moteur de recherche, mais un analyseur de données.
L’essentiel en 3 points :
Gemini ne cherche pas partout : Contrairement à la barre de recherche classique, l’IA ne scanne pas l’intégralité de vos archives (surtout les vieux mails) pour des raisons techniques.
Archiviste vs Analyste : Il faut voir la recherche classique comme un archiviste (qui trouve tout) et Gemini comme un analyste (qui comprend et résume ce qu’on lui donne).
La méthode gagnante : Ne demandez pas à Gemini de trouver une aiguille dans une botte de foin. Utilisez la recherche pour isoler les emails, puis Gemini pour les exploiter.
L’archiviste et l’analyste : ne confondez plus !
Pour bien piger le truc, imaginez que votre Gmail est géré par deux employés différents.
L’archiviste, c’est la barre de recherche classique (la technologie Google Search historique). Il est infaillible pour retrouver un document précis si vous avez le bon mot-clé. Il est rigide, binaire, mais il a une mémoire d’éléphant. Il connait l’emplacement exact de chaque mail, même ceux de 2012.
- Vous lui dites « Facture » ? Il vous sort tout ce qui contient le mot « Facture ».
- Il ne réfléchit pas, il cherche des mots-clés. C’est tout.
L’analyste (Gemini), c’est le consultant surdoué. Il est super fort pour lire, comprendre le contexte, résumer et faire des tableaux.
- Mais attention : c’est un flemmard de la recherche.
- Par contre, il est capable d’analyser et de synthétiser plusieurs milliers de mots pour donner du sens à une réflexion que vous n’auriez peut-être pas eu si vous aviez parcouru vous-même ces données.
Le verdict est simple : Gemini n’est pas là pour trouver l’information (ça, c’est le boulot de la barre de recherche). Gemini est là pour traiter et donc analyser l’information qu’on lui donne.
C’est donc un analyseur de données, pas un bibliothécaire.
Pourquoi il est « aveugle » sur le passé ?
Quand vous lancez Gemini dans Gmail, il ne lit pas l’intégralité de vos archives mot à mot. Il effectue d’abord une sélection rapide des emails qu’il juge les plus pertinents (souvent basés sur la récence ou les mots-clés) pour les charger dans sa mémoire immédiate et les analyser.
Si votre mail date d’il y a deux ans et ne fait pas partie de sa petite sélection de départ, pour lui, ce mail n’existe pas. C’est pour ça qu’il vous répond qu’il ne trouve rien alors que vous savez pertinemment que le courrier existe. Pour bien comprendre le fonctionnement de Gemini qui s’effectue selon un principe appelé RAG (Retrieval-Augmented Generation, ou Génération Augmentée par la Récupération), voici les différentes opérations qu’il effectue :
Il y a tout d’abord l’étape de sélection (Retrieval). Gemini ne peut pas « lire » vos 10 Go d’archives en 2 secondes (ce serait trop lent et trop coûteux). Il lance donc d’abord une requête interne (type moteur de recherche) pour identifier les emails qui semblent les plus pertinents par rapport à votre question.
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Soutenir MyChromebook.frIl récupère une sélection limitée de ces emails (le « Top-K », disons les 20 ou 50 meilleurs résultats selon son algorithme). Mais attention, cela peut être ceux que vous ne désirez pas.
Enfin il y a l’analyse (Context Window) des données. C’est seulement cette sélection qu’il injecte dans sa « fenêtre de contexte » (sa mémoire vive immédiate) pour l’analyser et rédiger sa réponse. Et là, on se dit « Mais il est mal fichu ce bidule ! Un enfant de dix ans ferait mieux que lui.«
Ma méthode pour utiliser pleinement Gemini
Maintenant qu’on a compris qu’on avait un « Analyste » sous la main, il faut changer notre façon de lui parler. J’utilise deux techniques au quotidien qui changent tout.
Tout d’abord soyez directif. C’est vous qui avez le clavier et ce n’est pas la machine qui doit vous indiquer ce qu’elle attend de vous. Si vous restez vague, elle restera en surface (sur les mails récents). Pour la forcer à creuser, donnez-lui des informations.
- Pour commencer, oubliez ce type de demande « C’est quoi le projet X ? » . C’est comme si vous alliez chez un garagiste en disant uniquement que votre véhicule est en panne. A partir de là comment va-t-il savoir ce qui ne fonctionne pas ?
- Demandez plutôt ceci à Gemini « Cherche dans les mails de Dupont envoyés en 2022 sur le projet X et fais-moi un résumé. » Là encore, si vous dites au garagiste que de la fumée sort du moteur en appuyant sur la pédale d’embrayage, il pourra cerner le souci plus vite.
La différence elle tient aux informations que vous allez communiquer. Ce n’est pas « Fais pas ci, fais pas ça » mais plutôt « En allant tout droit tu va rencontrer trois portes. Tu n’ouvres pas celle de gauche, ni celle de droite. Mais celle du milieu« . Quand on a compris que l’on doit définir le plus exactement possible toutes les actions que Gemini doit effectuer, l’outil va les exécuter de manière parfaite. Et vous apporter exactement ce que vous recherchez. Et parfois même vous étonner.
Le combo « Recherche + IA ». C’est ma préférée
C’est la technique la plus efficace. On utilise chaque outil pour ce qu’il sait faire de mieux. Et comme ils sont à notre disposition autant les employer.
Vous cherchez des courriers électroniques, et bien autant employer la barre de recherche de Gmail et sa fenêtre. Pour chaque item, vous allez pouvoir définir le terme à rechercher. Après l’affichage des courriers électroniques, il vous suffit de la lancer Gemini et de lui indiquer « À partir de ces mails affichés, calcule-moi le total de mes dépenses. » Là, c’est magique. Vous avez fait le travail de tri, et lui fait le travail d’intelligence. Vous gagnez un temps fou.
Quand est-ce que Gemini écrase tout ?
Il y a un domaine où je ne peux plus m’en passer : les fils de discussion interminables. Vous savez, ces échanges où il y a 45 « Répondre à tous« , avec Jean-Michel qui valide, puis Sophie qui pose une question, puis le dernier qui râle…
Au lieu de tout lire, ouvrez la conversation, cliquez sur l’étoile Gemini et demandez : « Résume la situation, qui est d’accord et qui ne l’est pas ? » Il va ignorer les signatures, les « Cordialement » et le bruit pour vous donner la substantifique moelle. C’est là qu’on voit la puissance de l’analyseur.
Gmail : Gemini n’est pas un moteur de recherche mais un analyseur de données
Ne jetez pas Gemini à la poubelle parce qu’il ne trouve pas votre vieux mail de 2018. Ce n’est juste pas son rôle. Google va sûrement améliorer sa mémoire dans le futur, mais pour l’instant, retenez cette règle d’or : utilisez la barre de recherche pour trouver, utilisez Gemini pour comprendre. C’est comme ça que vous gagnerez vraiment du temps.
Et vous, comment utilisez-vous Gemini au quotidien ? L’utilisiez-vous à tort comme un moteur de recherche jusqu’à présent ? Dites-moi en commentaire si cette distinction « Archiviste vs Analyste » va changer votre façon de faire, ou si vous avez d’autres astuces à partager avec la communauté MyChromebook !
FAQ (Foire Aux Questions)
Gemini lit-il mes mails en cachette ?
Non. Il n’analyse vos mails que quand vous cliquez sur le bouton et que vous lui posez une question. Et surtout, vos données ne servent pas à entraîner l’IA publique de Google. Ça reste privé.
Il me dit « Je ne trouve pas » alors que j’ai le mail ouvert !
Ça arrive si le mail est très long (trop de texte d’un coup). Petite astuce : sélectionnez le passage important avec votre souris, puis demandez à Gemini : « Analyse ce texte ». Ça l’oblige à regarder au bon endroit.
Peut-il retrouver un mail que j’ai mis à la corbeille ?
Non plus. S’il est supprimé, il est hors de portée pour l’IA, tout comme pour la recherche classique après 30 jours.
Pourquoi il invente parfois des réponses ?
C’est le défaut des « analyseurs ». S’il ne trouve pas la réponse exacte dans le texte, il essaie parfois de deviner pour vous faire plaisir. Vérifiez toujours ses sources (il met souvent des petits liens vers les mails utilisés).
Merci pour les explications. J’avais plus ou moins compris cela, mais vraiment cela n’est pas utile. Il faudrait alors au minimum que le système fonctionne en deux temps. 1. La recherche « classique », 2. À partir des résultats de la recherche classique, le travail de synthèse et de réflexion. Mais en fait, ce que j’espérais, c’était 1. La recherche classqiue? 1bis, la recherche intelligente (synonyme, traductions…). 2. Le travail de synthèse et de réflexion.
Merci pour ce retour très pertinent !
Votre analyse du flux idéal (Recherche -> Sélection -> Synthèse) est excellente pour un usage avancé. Honnêtement, avec une vision aussi claire, vous devriez soumettre votre CV chez Google pour revoir leur UX, ou même développer votre propre solution !
Cela dit, il ne faut pas oublier que cet article (tout comme l’intégration actuelle de Gemini) s’adresse à l’ensemble des utilisateurs de Gmail, et pas seulement aux experts. La stratégie de Google est souvent de privilégier la simplicité d’un bouton unique pour le grand public, quitte à sacrifier la granularité que vous décrivez à juste titre.
En attendant que l’outil évolue vers plus de finesse, l’utilisation de prompts précis reste la meilleure clé.