Depuis maintenant juin 2021, les utilisateurs des comptes Google ont vu les espaces alloués diminuer. C’est dû principalement à la nouvelle politique de la firme de Mountain View qui a vu l’emploi de ce type de support devenir en quelques années très important. La cause est connue puisque c’est le nombre de photos qu’elle stocke qui a pris des proportions très importantes. Afin de garder ses utilisateurs, Google fait le ménage et fait gagner de l’espace dans Google Drive. On va voir que cela s’effectue de manière simple et en plus sans douleur. Cela ne demande aucune action de la part de l’utilisateur.
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Une simplification dans les structures des fichiers et des dossiers
J’ai pour principe, d’avoir qu’un seul dossier dans Google Drive contenant l’ensemble de mes fichiers. Cela concerne autant une capture d’écran, qu’un fichier texte. Je stocke tous ces documents dans un seul dossier. Il me suffit à chaque fois d’allouer à chacun d’eux un ou plusieurs tags pour retrouver ultérieurement ce que je désire par le biais du moteur de recherche de Google Drive. Je ne fais donc pas de classement par an, par mois ou semaine et cela me permet ainsi de gagner de la place sur l’espace Google Drive. Je considère aussi que c’est un gain de temps puisque je ne suis pas obligé à créer des dossiers ou s’imbrique des sous-dossiers.
Je comprends parfaitement que beaucoup de personnes hiérarchisent les fichiers qu’ils rangent dans Google Drive. C’est une manière de se rassurer, car on a soit même effectué la classification. Maintenant, on va être amené à reproduire tel ou tel fichier dans un dossier, puis dans un autre. Avec à chaque fois une occupation de l’espace disque qui peut devenir sur le long terme assez importante. Cette redondance de fichiers étant dû, par exemple, à un dossier que l’on prépare et contenant divers documents. On va ainsi regrouper dans des espaces à chaque fois différent, une fois, deux fois, parfois trois fois les mêmes fichiers.
La répartition du stockage sur Google Drive
Avant de continuer, je voudrais rappeler comment est dispatché le stockage sur Google Drive ou tout du moins sur un compte Google gratuit. L’espace disque étant de 15 Go. Depuis le 1 juin 2021, le stockage est réparti de la manière suivante dans ses attributions :
sont décomptés :
- Photos et vidéos sauvegardées dans Google Photos en haute qualité ou en qualité express après le 1er juin 2021.
- Fichiers créés ou modifiés dans des applications de création collaborative telles que Google Docs, Sheets, Slides, Drawings, Forms et Jamboard.
À lire aussi : Les options de sauvegarde des photos depuis le 1ᵉʳ juin 2021.
Des raccourcis pour gagner de la place
C’est en ouvrant Google Drive via une PWA que j’ai vu s’afficher cette information (voir image ci-dessous). Elle est assez informative et indique bien que tous les fichiers en doublon seront remplacés par des raccourcis. Attention, l’original ne sera pas effacé, par contre la copie sera remplacée par une URL qui renverra vers ce dernier. Il sera aussi possible d’organiser des fichiers et des dossiers dans plusieurs comptes Google Drive, tout en conservant la version d’origine dans un seul dossier. Même si l’information n’est pas portée ci-dessous, sachez que cela concerne aussi les dossiers qui étant en doublon seront effacés pour être remplacé par un raccourci.
Un tel processus de remplacement d’une copie de fichier par un raccourci vers l’original a pour but de faire gagner de l’espace disque à l’utilisateur d’un compte Google. Mais, cela va plus loin, puisque ces raccourcis que Google appelle aussi des pointeurs permettent d’accéder facilement à des dossiers et des fichiers, et clarifient les questions de propriété, de gestion et de mise à jour.
Le fonctionnement du remplacement
Le fonctionnement du remplacement d’une copie de fichier par un raccourci, est assujetti à plusieurs critères :
- Vous recevrez une notification dans Google Drive quelques semaines avant le début du remplacement (voir image ci-dessus).
- Si vous utilisez Sauvegarde et synchronisation, le processus de remplacement ne commencera qu’une fois la migration vers Drive pour ordinateur effectuée.
- Ce processus remplacera tous les emplacements, sauf un, des fichiers et dossiers qui se trouvent actuellement dans plusieurs emplacements. Les fichiers et dossiers seront remplacés par des raccourcis.
- Le remplacement sera décidé en fonction du propriétaire d’origine des fichiers et dossiers, et la décision tiendra également compte des accès et des activités liés aux autres dossiers parents, afin d’éviter au maximum d’interrompre la collaboration.
- Au moment du remplacement, les paramètres de partage et le propriétaire des fichiers et des dossiers ne seront pas modifiés.
- Le remplacement est automatique. Aucune action de votre part ou de votre administrateur Workspace ne sera nécessaire.
- Vous ne pouvez pas désactiver le remplacement. (source Google)
Comme l’indique Google, il vous faudra revoir les autorisations du fichier d’origine, car elles ne sont pas automatiquement mises à jour. Il vous faudra donc les renouveler.
Que se passe-t-il ensuite ?
En dehors du gain de place par le biais de ces raccourcis, il va être possible de retrouver autant les fichiers et les dossiers remplacés. Il suffit pour cela de passer par le moteur de recherche de Google Drive et d’effectuer les opérations suivantes :
- En haut de l’écran, saisissez is:replaced dans la barre de recherche.
- Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.
- S’affiche les résultats en dessous.
On peut créer un raccourci à partir du fichier ou dossier maître, mais il est impossible de créer un raccourci d’un raccourci. Pour cela effectuer les opérations suivantes :
- Effectuez un clic droit sur le fichier ou le dossier pour lequel vous souhaitez créer le raccourci.
- Cliquez sur Ajouter un raccourci à Google Drive.
- Sélectionnez l’emplacement dans lequel vous désirez placer le raccourci.
- Cliquez sur Ajouter un raccourci. (source Google).
Il existe pourtant un certain nombre de limitations qui sont :
- Si vous créez un raccourci dans un dossier Drive appartenant à une autre personne, vous ne pouvez pas supprimer le raccourci.
- Vous ne pouvez pas créer de raccourci vers un autre fichier de raccourci, mais vous pouvez en créer une copie.
- Vous pouvez également copier un raccourci de dossier.
- Lorsque vous créez un raccourci, il est possible que certaines personnes n’aient accès qu’à l’emplacement du raccourci. Vous pouvez recevoir un message vous invitant à leur accorder l’accès au fichier cible. L’autorisation par défaut est « Lecteur ». Vous pouvez définir l’autorisation sur « Commentateur » ou « Éditeur ». (source Google).
Autres actions sur les raccourcis
Puisqu’il est possible de créer un raccourci, on peut bien sûr le supprimer, en effectuant les opérations suivantes :
- Effectuez un clic droit sur le raccourci à supprimer.
- Cliquez sur Supprimer.
- Pour que la suppression soit définitive, supprimez le raccourci de la corbeille.
- Sur la gauche, cliquez sur Corbeille.
- Faites un clic droit sur le raccourci à supprimer puis Supprimer définitivement. (source Google).
On crée, on efface mais, on peut aussi corriger un raccourci. Pour cela restaurer le fichier d’origine ou demander au propriétaire l’autorisation de l’ouvrir. Il existe différentes possibilités quand un raccourci ne fonctionne pas, qui sont :
- vous n’êtes pas autorisé à ouvrir le fichier d’origine,
- le fichier d’origine se trouve dans la corbeille,
- le fichier d’origine a été supprimé.
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Google fait le ménage et vous gagner de l’espace dans Google Drive
Lorsque les pointeurs auront remplacé les fichiers en doublon, vous allez recevoir une notification, vous informant que l’opération a été effectuée. Pour ceux qui peuvent s’en inquiéter, les paramètres de partage et le propriétaire des fichiers et des dossiers ne seront pas modifiés. Enfin sachez que les fichiers ou dossiers partagés dont vous êtes propriétaire ne seront peut-être pas visibles par tous s’ils se trouvent dans un dossier partagé. Google Drive les remplacera par des raccourcis. Les utilisateurs n’auront pas accès à ces éléments, mais les noms seront visibles par toutes les personnes autorisées.
