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5 mars 2022 par

Les outils complémentaires dans l’emploi de Gmail

Je ne vous apprendrais rien en vous disant que les web applications de la firme de Moutain View sont interconnectées entre elles. Cela permet ainsi d’employer Google Docs tout en y insérant des données extraites de Google Sheets, par exemple. Cette interconnexion permet ainsi de modifier une donnée sur la feuille de calcul pour qu’elle soit automatiquement répercutée sur le fichier affichant l’ensemble des informations. Aujourd’hui, qu’il s’agisse des produits de Google ou de Microsoft comme biens d’autres, ils assurent ce transfert de données. Mais, certains outils de Google, permettent l’emploi d’autres outils à partir d’une web application, et ce sans quitter celle-ci. Justement, nous allons voir les outils complémentaires dans l’emploi de Gmail. Ils sont bien sûr tournés vers la productivité que l’on soit un particulier ou une entreprise. 

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Des outils à employer à partir d’un outil

Si j’ai voulu m’intéresser plus particulièrement à la web application Gmail et donc aux outils complémentaires qu’il propose, c’est pour une raison simple. Il est généralement l’outil que l’on va utiliser le plus souvent avec un compte Google ou Google Workspace. Il me semblait donc important de voir les outils complémentaires qu’il propose. J’appelle outils complémentaires certaines web applications de Google, venant s’afficher sur la droite de cet outil. Nous verrons aussi qu’il est possible d’en installer d’autres ayant des fonctions spécifiques. 

Pour ce qui concerne Gmail, on compte actuellement quatre outils complémentaires qui peuvent donc s’utiliser sans quitter la web application. Il s’agit de :

  • Agenda, qui va vous permettre de créer un événement, comme le modifier ou simplement de consulter le planning,
  • Keep, permettant autant de créer une note, de la modifier ou de la lire,
  • Tasks, qui permet d’ajouter une tache, d’en modifier une et bien sûr de la lire,
  • Contacts, permettant de visualiser un contact, de le modifier comme de créer une fiche.

Ces quatre outils sont accessibles directement dans Gmail dans un panneau latéral qui peut être masqué à la demande. Il en est de même lorsqu’un des outils complémentaires est ouvert dans la barre latérale. Bien sûr, toutes les opérations qui seront effectuées (création, modification ou suppression) seront automatiquement répercutées sur l’outil par lui-même. Il est impératif d’avoir à l’esprit cette information, car quelle que soit l’opération effectuée, son impact sera le même que si la web application était ouverte indépendamment de Gmail.

Les outils complémentaires dans l'emploi de Gmail
(Dessin DR)

D’autres outils autres que ceux de Google

Toujours à partir de Gmail, il est possible d’installer et d’utiliser d’autres outils. Ils s’installent à partir de Google Workspace Marketplace. Les applications qui sont proposées s’adressent principalement aux entreprises, mais il n’est pas exclu qu’un particulier puisse les utiliser. Il faut quand même être informé que la majorité est payante. On y trouve trois types d’outils :

  • les applications dites CRM ou gestion de la relation client (Customer Relationship Management),
  • les applications de gestion de projet, permettant de générer des taches via Gmail,
  • les outils d’administration permettant la création groupée de comptes utilisateurs.

Pour ce qui concerne l’emploi d’une application dans Gmail, la compatibilité est indiquée. Il ne reste plus qu’à cliquer sur celle que vous désirez installer, et suivre les informations s’affichant à l’écran. 

Pour désinstaller une application installée et venant en complément dans l’emploi de Gmail, effectuer les opérations suivantes :

  • cliquez sur l’application que vous désirez désinstaller,
  • dans le panneau latéral qui s’affiche, cliquez sur les trois petits points verticaux / Gérer un module complémentaire,
  • dans la nouvelle fenêtre qui s’affiche avec l’application cliquez sur les points petits points verticaux (Options) et Désinstaller,
  • suivez les informations qui s’affichent à l’écran.

Les outils complémentaires dans l’emploi de Gmail

Je viens de vous présenter rapidement les outils complémentaires dans l’emploi de Gmail. Ils s’affichent bien sûr dans tous les outils de Google Docs, avec parfois des ajouts comme Google Maps. Cette interactivité quelle que soit l’application est un gain de temps dans la productivité et cela autant pour un particulier qu’une entreprise. En tout état de cause, la web application Gmail est un outil qui est amené à s’améliorer, pour le plaisir dans l’emploi par l’utilisateur. 

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