Bien gérer un espace Google Groupes (2ᵉ partie)

Nous avons vu dans la première partie de cet article la manière de rédiger des messages dans une newsgroup. Ceci permet ainsi une meilleure lecture des échanges, mais la rédaction de ceux-ci ne fait pas tout. Nous allons nous intéresser à leurs modérations permettant ainsi de bien gérer un espace Google Groupes. Nous allons aussi voir ce que c’est la modération et comment bien l’aborder.

Savoir animer un groupe

Généralement, c’est le créateur d’une newsgroup qui va modérer celle-ci, tout du moins au début. Au fil des semaines et mois, il est conseillé de déléguer cette fonction à une ou plusieurs personnes à qui on aura proposé le service. Les principales fonctions d’un modérateur sont les suivantes :

réguler le langage s’il est incorrect,
effacer les messages n’ayant pas leur place dans la newsgroup,
être impartiale dans ses propos et vis-à-vis des personnes participant à la newsgroup,
savoir relancer la discussion par le biais de questions, mais aussi d’une analyse différente,
censurer les propos diffamatoires comme d’exclure les personnes ne tenant pas compte de ses avertissements.

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Même si le modérateur à un rang au-dessus des membres, il n’est pas considéré comme l’administrateur qui à un pouvoir décisionnaire à tous les niveaux.

Comme me disait un ami, un bon modérateur est un homme politique qui s’ignore, car c’est en grande partie grâce à lui qu’une newsgroup peut avoir ou non du succès. Il est en quelque sorte le garant de la bonne marche de la communauté et peut élaborer avec l’administrateur des conditions de bonnes ententes entre les membres.

Attention pourtant, il peut arriver que le vizir veuille prendre la place du calife. J’ai connu personnellement ce type de situation alors que j’administrais une newsgroup. Il m’a fallu batailler une nuit entière par le biais d’ICQ pour faire prendre conscience aux autres membres qu’un petit nombre voulaient me pousser vers la sortie.

Les paramètres avancés d’une newsgroup

Après avoir créé votre Google Groupes ou newsgroup, il va falloir s’intéresser aux paramètres avancés qui sont tout autant important que le reste des informations depuis les deux articles précédents. Si vous avez l’intention de créer une newsgroup ou même d’y participer, prenez le temps de lire les informations ci-dessous.

Général

Paramètre	Description
Nom du groupe	Nom identifiant le groupe dans les listes et les messages. Respectez ces quelques consignes :Les noms peuvent comporter jusqu’à 73 caractères.Utilisez des noms permettant aux utilisateurs d’identifier facilement la fonction du groupe.
E-mail du groupe	Adresse e-mail utilisée pour le groupe. Si plusieurs domaines sont affichés, sélectionnez le domaine approprié dans la liste. Les adresses e-mail peuvent comporter jusqu’à 63 caractères (sans compter la partie correspondant au domaine de l’adresse, telle que @gmail.com).Certains mots sont réservés et ne peuvent pas être utilisés en tant qu’adresses e-mail.Si vous créez votre groupe dans un compte professionnel ou scolaire, votre adresse e-mail peut inclure un suffixe, tel que -user-created. Par exemple, si le nom de votre groupe est training, l’adresse e-mail réelle peut être training-user-created@votre_domaine.
Description du groupe	L’objectif du groupe ou la façon dont il est utilisé. Les informations s’affichent sur la page « À propos » du groupe. Vous pouvez inclure des informations sur les membres du groupe, son contenu, des questions fréquentes, des liens vers des groupes similaires et bien d’autres informations.
Message de bienvenue	Saisissez, modifiez ou supprimez le message de bienvenue de votre groupe.
Activer des fonctionnalités Google Groupes supplémentaires	Sélectionnez l’option permettant de faire du groupe la boîte de réception collaborative.
Libellés partagés	Cochez cette case pour activer la fonctionnalité permettant d’attribuer des libellés aux conversations afin de faciliter l’organisation et la recherche.
Qui peut voir le groupe	Sélectionnez l’option déterminant les personnes autorisées à rechercher le groupe en indiquant le nom du groupe, son adresse e-mail ou des conversations :Membres du groupe : si vous êtes connecté à un compte professionnel ou scolaire, cette option ne s’affiche que si votre administrateur a sélectionné l’option permettant aux propriétaires de groupes de masquer des groupes dans l’annuaire.Membres de l’organisation : cette option ne s’affiche que si vous êtes connecté à un compte professionnel ou scolaire.Tous les internautes : si vous êtes connecté à un compte professionnel ou scolaire, cette option ne s’affiche que si votre administrateur a sélectionné l’option permettant de rendre les groupes publics.
Qui peut rejoindre le groupe	Sélectionnez une option :Utilisateurs invités uniquement : les utilisateurs doivent être invités à rejoindre le groupe. Ils ne peuvent pas s’ajouter au groupe directement, ni demander à le rejoindre.Les utilisateurs de l’organisation uniquement : les membres de votre organisation peuvent s’ajouter au groupe. Cette option ne s’affiche que si vous êtes connecté à un compte professionnel ou scolaire.Les utilisateurs de l’organisation peuvent demander à rejoindre le groupe : les membres de votre organisation peuvent demander à être ajoutés au groupe. Cette option ne s’affiche que si vous êtes connecté à un compte professionnel ou scolaire. Les utilisateurs de l’organisation peuvent rejoindre le groupe, tous les internautes peuvent demander à rejoindre le groupe : les membres de votre organisation peuvent s’ajouter au groupe, et tous les internautes peuvent demander à être ajoutés au groupe. Cette option ne s’affiche que si vous êtes connecté à un compte professionnel ou scolaire et que votre administrateur a activé l’option permettant aux propriétaires du groupe d’autoriser les membres externes.Tous les internautes peuvent demander à rejoindre le groupe : tous les internautes peuvent demander à être ajoutés au groupe. Si vous êtes connecté à un compte professionnel ou scolaire, cette option ne s’affiche que si votre administrateur a activé l’option permettant aux propriétaires du groupe d’autoriser les membres externes.Tous les internautes peuvent rejoindre le groupe : tous les internautes peuvent s’ajouter au groupe. Si vous êtes connecté à un compte professionnel ou scolaire, cette option ne s’affiche que si votre administrateur a activé l’option permettant aux propriétaires du groupe d’autoriser les membres externes.
Autoriser les membres externes	Indiquez si vous souhaitez autoriser des personnes externes à votre organisation à devenir membres du groupe.Cette option n’apparaît que pour les groupes créés à partir d’un compte professionnel ou scolaire, et seulement si votre administrateur active l’option permettant aux propriétaires de groupes d’autoriser les membres externes.
Qui peut afficher les conversations	Sélectionnez les personnes autorisées à voir les conversations publiées dans le groupe.
Qui peut publier des messages	Sélectionnez les personnes autorisées à envoyer des messages à l’adresse e-mail du groupe.
Qui peut afficher la liste des membres	Sélectionnez les personnes autorisées à afficher la liste des membres du groupe.
Classification des contenus du groupe	Indiquez si le contenu du groupe est adapté à tous les publics ou aux adultes. Si vous choisissez « Réservé aux adultes », vous ne pourrez plus modifier ce choix ultérieurement.Cette option ne s’affiche que pour les groupes que vous créez dans le domaine public googlegroups.com.

Confidentialité des membres

Paramètre	Description
Identification requise pour les nouveaux membres	Document d’identité requis pour les nouveaux membres. Nom à afficher ou profil d’organisation : les membres utilisent le nom de profil de leur compte Google comme nom à afficher par défaut. Ils peuvent modifier ce nom. Ils peuvent également choisir de l’associer ou non à leur compte Google.Profil du nom à afficher uniquement : les membres reçoivent un nom à afficher par défaut qui correspond à une version abrégée de leur adresse e-mail. Ils peuvent modifier ce nom, mais ne peuvent pas l’associer à leur compte Google.Profil d’organisation uniquement : les membres doivent utiliser le nom de profil de leur compte Google et l’associer à leur compte Google.Si vous modifiez ce paramètre, les noms à afficher des utilisateurs existants sont affectés comme suit :La définition du paramètre sur le profil d’organisation entraîne l’application du nom de profil de compte Google pour tous les utilisateurs.Si vous définissez le nom à afficher au lieu du profil d’organisation, le nom par défaut est utilisé pour tous les noms à afficher.Si vous définissez le nom à afficher, le nom à afficher par défaut est appliqué pour tous les utilisateurs qui avaient choisi le profil d’organisation. Les membres dont le nom à afficher est personnalisé ne sont pas concernés.Cochez la case Les noms à afficher doivent être uniques pour empêcher plusieurs membres d’utiliser la même identité.
Qui peut contacter les propriétaires du groupe	Sélectionnez les utilisateurs autorisés à contacter les membres disposant du rôle de propriétaire dans le groupe.
Qui peut afficher l’adresse e-mail des membres	Sélectionnez les utilisateurs autorisés à afficher l’adresse e-mail des membres du groupe.

Règles de publication

Paramètre	Description
Autoriser les publications par e-mail	Cochez cette case pour autoriser les utilisateurs à envoyer des messages au groupe. Si vous ne la cochez pas, les utilisateurs ne peuvent pas envoyer de messages au groupe à l’aide de l’adresse e-mail du groupe.
Autoriser la publication de messages sur le Web	Cochez cette case pour autoriser les utilisateurs à envoyer des messages au groupe via l’interface de Groupes (groups.google.com).
Historique de la conversation	Les propriétaires et les gestionnaires de groupe peuvent activer l’historique des conversations afin que les membres puissent à tout moment consulter les posts dans Google Groupes. Vous pouvez activer ou désactiver cette fonctionnalité pour chaque groupe.Activé : les membres qui choisissent de recevoir des notifications par e-mail peuvent lire les posts et y répondre via Google Groupes en ligne, par e-mail ou les deux. S’ils désactivent les notifications par e-mail, ils peuvent accéder aux posts en ligne.Désactivé : les membres du groupe peuvent accéder aux anciens posts (ceux ajoutés à l’historique avant la désactivation de la fonctionnalité) en ligne. Les nouveaux posts ne figurent pas dans l’historique. Les membres du groupe qui reçoivent des notifications par e-mail peuvent les lire et y répondre par e-mail. Les utilisateurs qui désactivent les notifications par e-mail peuvent accéder aux posts existants, mais ne peuvent pas consulter les nouveaux.
Qui peut répondre aux auteurs en mode privé	Sélectionnez les utilisateurs autorisés à répondre aux auteurs en privé plutôt qu’à l’ensemble du groupe.
Qui peut joindre des fichiers	Sélectionnez les utilisateurs autorisés à joindre des fichiers, tels que des documents ou des photos.
Qui peut modérer le contenu	Sélectionnez les utilisateurs autorisés à approuver, bloquer et supprimer les messages du groupe.
Qui peut modérer les métadonnées	Sélectionnez les utilisateurs autorisés à utiliser les fonctionnalités de la boîte de réception collaborative.
Qui peut publier en tant que groupe	Sélectionnez les utilisateurs autorisés à publier des messages depuis l’adresse e-mail du groupe et non leur propre adresse e-mail.
Expéditeur par défaut	Sélectionnez l’adresse par défaut des messages envoyés depuis le groupe :Adresse de l’auteur : cette option est particulièrement adaptée aux groupes de discussion.Adresse du groupe : cette option est particulièrement adaptée aux groupes dans lesquels de nombreuses personnes répondent au nom du groupe, tels que les groupes d’assistance pour les produits.
Modération des messages	Indiquez si vous souhaitez examiner et approuver les messages avant de les envoyer au groupe :Aucune modération : publiez les messages tels qu’ils sont reçus, sans les examiner.Modérer les messages de non-membres : examinez et approuvez les messages des personnes qui ne sont pas membres du groupe avant de les envoyer au groupe.Modérer tous les messages : examinez et approuvez tous les messages avant de les envoyer au groupe.
Restrictions appliquées aux nouveaux membres	Choisissez de restreindre ou non les droits de publication pour les nouveaux membres :Pas de restriction d’envoi de messages pour les nouveaux membres : permet aux nouveaux membres d’envoyer des messages au groupe sans modération.Les messages des nouveaux membres sont modérés : examinez et approuvez les messages envoyés par les nouveaux membres avant de les publier dans le groupe.Les nouveaux membres ne peuvent pas publier de messages : empêchez les nouveaux membres d’envoyer des messages au groupe.
Traitement des spams	Choisissez comment gérer les messages envoyés au groupe lorsque le système les marque comme spam :Rejeter tous les messages marqués comme spam : sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas que les messages marqués comme spam soient envoyés au groupe. Il s’agit du niveau de contrôle le plus strict pour le spam. Il peut arriver que des messages légitimes soient marqués comme spam et rejetés.Modérer et avertir les modérateurs de contenu : choisissez cette option pour faire examiner les messages marqués comme spam et en informer les modérateurs de contenu.Modérer sans avertir les modérateurs de contenu : choisissez cette option pour faire examiner les messages marqués comme spam sans en informer les modérateurs de contenu.Publier les messages suspicieux dans le groupe : choisissez cette option si vous souhaitez que les messages marqués comme spam soient distribués au groupe.
Notification de message refusé	Indiquez si vous souhaitez avertir les expéditeurs lorsque des messages sont rejetés au lieu d’être distribués au groupe.

Options de messagerie

Paramètre	Description
Préfixe de l’objet	Pour identifier un e-mail provenant d’un groupe, vous pouvez ajouter automatiquement un préfixe à la ligne d’objet des messages du groupe.
Pied de page des e-mails	Choisissez le contenu du pied de page des e-mails de groupe :Inclure le pied de page standard de Groupes : inclut un lien vers le message sur groups.google.com et les paramètres d’abonnement, le cas échéant. Vous devez avoir accès à Groupes sur le Web pour pouvoir consulter le message à partir du lien.Inclure un pied de page personnalisé : texte que vous spécifiez, comme les mentions légales et les informations concernant votre organisation. Vous ne pouvez ajouter que du texte et le nombre de caractères est limité à 1 000.
Langue des e-mails du groupe	Saisissez la langue à utiliser pour les informations générées par le système telles que les notifications et les pieds de page des e-mails.
Réponses automatiques	Cochez les cases pour envoyer des réponses automatiques aux messages transmis par des membres du groupe, ou par des non-membres à l’intérieur ou en dehors de votre organisation.Cette option ne s’affiche que si vous êtes connecté à un compte professionnel ou scolaire.
Destinataires des réponses aux posts	Sélectionnez les destinataires des réponses aux posts publiés dans le groupe :Tous les membres du groupeLes gestionnaires du groupe uniquementLes propriétaires du groupe uniquementL’auteur du message d’origine uniquementUn destinataire choisi par l’expéditeurUne adresse personnalisée que vous spécifiez
Mode Conversation	Indiquez si vous souhaitez activer ou désactiver le mode Conversation. Ce mode détermine le traitement des nouveaux messages qui ont exactement le même objet qu’un fil de discussion existant ayant une activité récente, mais qui ne sont pas envoyés en tant que réponses à ce fil de discussion.Lorsque le mode Conversation est activé, ces types de messages sont ajoutés au fil de discussion en tant que réponses. Lorsqu’il est désactivé, ces messages génèrent un nouveau fil de discussion.Si vous désactivez le mode Conversation, les messages déjà présents dans un fil de discussion ne sont pas modifiés. Seuls les nouveaux messages sont concernés.

Modération des membres

Paramètre	Description
Qui peut gérer les membres	Sélectionnez les personnes autorisées à ajouter ou supprimer des membres.
Qui peut modifier les rôles personnalisés	Sélectionnez les personnes autorisées à modifier les autorisations des rôles du groupe.
Rôles personnalisés	Créez et modifiez les rôles personnalisés de votre groupe.

(source Google)

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Bien gérer un espace Google Groupes

Nous arrivons à la fin de cette série d’articles sur la création et la gestion d’un Google Groupes ou newsgroup. Volontairement j’ai gardé le meilleur pour la fin. Ainsi il existe un moyen pour retrouver un message dans les milliers de newsgroup existantes. Son nom ? Binsearch tout simplement et il est d’une austérité un peu à l’image du moteur de recherche Google. Le plus intéressant est l’indexation des principales newsgroups au niveau mondial. Actuellement le compteur s’arrête à 3155, mais il continue d’augmenter, même en 2021.

J’espère en tout cas que je vous aurais donné l’envie autant de participer à une newsgroup comme de créer un espace permettant à des personnes de tous horizons sociaux comme de lieu de se retrouver pour discuter et apprécier ces échanges autour d’une passion commune.

Liens vers les deux articles précédents :