Si je vous disais que j’adore écrire cette série d’article intitulé “Comment optimiser l’emploi de….”. Cela me permet de revoir mes gammes, dans l’emploi des produits de Google, mais aussi de redécouvrir une autre manière d’employer ceux-ci. Pourtant, avant d’écrire un article traitant de l’un d’eux, je passe plusieurs heures à chercher des points intéressants. Justement, après l’avoir décortiqué, je vous propose de voir comment optimiser l’emploi de Google Drive. Il s’agit d’un premier article sur ce produit, car à n’en pas douter vu toutes les possibilités qu’il offre il y en aura d’autres.
Vous trouverez tout au long de cet article, un certain nombre d’écrits, sur des points précis concernant Google Drive. Je vous invite à les lire car ils contiennent des informations intéressantes justement sur cet espace de stockage.
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Google Drive, le hub du compte Google
A chaque fois que j’aborde l’outil Google Drive, j’annonce qu’il est le hub du compte Google, comme celui du compte Google Workspace. Je rappelle qu’il s’agit d’une plate-forme de partage de fichiers et de stockage gratuit ou payant et proposé par Google. C’est elle qui va permettre et c’est le plus important, de stocker toutes les données que vous allez créer, modifier comme de partager. Cela concerne autant Gmail, Google Photos, Google Docs et autres informations que vous aurez envie d’avoir sous la main. Il n’est pas un espace plus important que Google Drive.
Vous perdez votre Chromebook, vous êtes assuré de retrouver vos fichiers dans l’instant. Vous travaillez sur des fichiers en mode hors ligne, en vous reconnectant les documents seront mis à jour. Enfin, vous pouvez partager vos documents autant à des inconnus qu’à des personnes que vous aurez désignées. Tout cela, en étant assuré qu’à chaque fois, que vos fichiers seront transférés de votre ordinateur vers Google, ils le seront de manière sécurisée.
A lire : Types de fichiers acceptés dans Google Drive
Comment utiliser Google Drive avec ChromeOS
Il existe trois manières d’accéder à Google Drive.
Par le navigateur web :
- la plus courante passe par le navigateur web Google Chrome. Il suffit d’entrer l’URL drive.google.com/. Il aura fallu auparavant s’identifier, que l’on ouvre un compte Google ou un compte Google Workspace. La fenêtre permet d’effectuer toutes opérations que vous désirez opérer.
Avec une PWA :
- la seconde passe par la PWA que l’on aura installé en ouvrant la page web Google Drive toujours à la même adresse. On clique sur l’icône représentant un écran avec une flèche descendante (voir image ci-dessous) qui est positionnée à la droite dans l’omnibox.
En cliquant dessus, une nouvelle fenêtre s’affiche. (voir image ci-dessous).
Il ne reste plus qu’à cliquer sur Installer, pour que s’installe la PWA de Google Drive. Si ensuite vous êtes amené à utiliser de nouveau le navigateur web Google Chrome pour accéder à Google Drive, son icône s’affiche (voir image ci-dessous) dans l’omnibox.
En cliquant sur celle-ci, une nouvelle fenêtre s’affiche (voir image ci-dessous). Il ne vous reste plus qu’à activer le bouton radio face à Mémoriser ce choix puis cliquer sur Ouvrir.
A lire : Pourquoi utiliser les PWA sous chromeOS
Via l’application Fichiers :
- la troisième possibilité passe par l’application Fichiers de ChromeOS. Ainsi, nul besoin d’utiliser le navigateur web comme indiqué précédemment.
De plus, il est possible d’inscrire dans la colonne gauche de l’application Fichiers comme dans Tote les raccourcis vers des fichiers ou dossiers employés régulièrement. Un glissé, déposé suffit.
A vous de choisir et d’employer l’une des trois possibilités indiquées. Il reste bien sûr l’application Google Drive sous Android. Je ne la promotionne pas, car elle n’est pas d’un grand intérêt dans son emploi. De plus, s’agissant d’une application, elle prend de l’espace disque, c’est pour cela que je préfère employer soit la PWA, soit l’application Fichiers.
Qu’est-ce que l’on peut faire avec Google Drive ?
Google Drive n’est pas qu’un espace de stockage ou de partage. C’est plus que cela. Il va d’abord permettre de contrôler tout ce qui se fait au sein même de Google Drive. Que vous soyez la seule personne à l’utiliser ou avoir permis à des utilisateurs d’accéder à des dossiers ou fichiers, toute les opérations sont visibles. Et ce quel que soit le mode d’accès qui a été employé comme indiqué précédemment.
Pour voir toutes les opérations qui vont suivre concernant le contrôle, l’application Fichiers ne pourra pas être employée. Il faudra passer soit par le navigateur web Google Chrome ou la PWA. Après avoir ouvert Google Drive, cliquez sur le rond situé à droite avec la lettre i en dessous de la ligne contenant l’icône Paramètres. (voir image ci-dessous).
En cliquant sur l’icône, une nouvelle colonne s’affiche sur la droite de la page (voir image ci-dessous). Elle contient l’ensemble des opérations effectuées sur les fichiers.
Cela concerne l’enregistrement de nouveaux dossiers ou fichiers qui ont été créés et donc enregistrés dans l’espace Google Drive. Également, les modifications comme les suppressions ou renommage de dossiers ou fichiers. Toujours dans les informations portées, les téléchargements, déplacements comme les copies. A chaque fois, il est indiqué l’opération comme le nom du fichier avec le jour et l’heure de celle-ci. L’icône du compte Google est affiché, permettant ainsi de connaître la personne qui a effectué ces opérations.
Ce contrôle permet de s’assurer qu’un utilisateur non autorisé n’a pas accès à l’espace Google Drive. Également d’être informé que des fichiers se trouvant dans la corbeille de Google Drive ont été supprimés. Suppression s’opérant tous les 30 jours.
Autres opérations possible avec Google Drive
Utiliser un espace Google Drive, ne s’arrête pas à celui qui est alloué par la firme de Mountain View. On peut avec l’autorisation du possesseur d’un autre compte Google, accéder à son espace Google Drive. Cela peut concerner autant un dossier qu’un fichier. Pour rappel si on donne une autorisation pour un dossier, tous les dossiers contenus à l’intérieur de celui-ci seront aussi accessibles et par là même les fichiers. On peut à tout moment autoriser comme retirer l’accès à un utilisateur. De plus, pour toutes opérations effectuées sur un dossier ou fichier que vous avez partagé, un courrier est envoyé à chaque fois. Cela permet ainsi d’avoir un contrôle en direct.
Dossier Partagé avec moi
Justement intéressons-nous au dossier Partagé avec moi. C’est selon moi, la fonction la plus intéressante de Google Drive.
Je rappelle le principe : tous les fichiers que l’on partage avec vous ou que vous partagez apparaissent dans ce dossier. Ils sont utilisables suivant les droits qui vous ont été ou que vous alloués. Je rappelle que le contenu n’occupe pas l’espace de votre Google Drive, mais des personnes vous ayant alloué les droits de partage. Mais l’intérêt va plus loin. Il concerne de deux point qui sont :
- accessibilité au même “espace commun” à partir d’un compte Google différent suivant les activités que vous désirez effectuer.
- permettre la copie instantanée d’un compte Google à un autre compte Google, qui soit pro ou non pro. Ainsi si on a deux comptes, un compte Google et un compte Google Workspace, en passant par le partage, en glissant le contenu d’un dossier, on le transférera directement sur l’autre compte. Nul besoin d’effectuer une copie de Google Drive à un disque dur externe par exemple, pour le renvoyer ensuite vers un autre compte Google. Cela se fait dans l’instant.
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Retrouvez tous les articles Comment optimiser l’emploi de… en cliquant sur ce lien.
Comment optimiser l’emploi de Google Drive
J’ai abordé quelques-uns des points principaux dans l’emploi de Google Drive. Il y en a bien d’autres. J’aurais donc l’occasion de revenir sur cet outil, pour vous en présenter d’autres. A vous aussi de les découvrir et aussi de les utiliser. Et, si vous avez des questions sur cet outil, n’hésitez pas à les poser sur le forum du site.
