Faut-il ranger les fichiers dans le Drive ?

La question peut sembler superficielle, mais faut-il ranger les fichiers dans le Drive ?
Faut-il créer des dossiers, sous-dossiers et sous-sous-dossiers parfois où seront rangés un ou plusieurs fichiers à des formats divers. Dossier ou enfant(s) de celui-ci qui sera épinglé dans l’application Fichiers pour l’alimenter de manière régulière ou bien restant oublié pendant plusieurs mois/années.
Faut-il créer un dossier unique avec à l’intérieur tous les fichiers que nous traitons, rangé un peu n’importe comment, notre seule souci étant de les retrouver quand nous le désirons. Alors regardons de plus près les avantages comme les inconvénients de ces deux possibilités de rangement. 

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Faut-il ranger les fichiers dans le Drive de manière ordonnée ?

Pour tout vous avouer, cette question que je considère importante est sujet à discussion avec une amie depuis de nombreuses années. Ainsi pour elle, chaque dossier si minime soit-il se doit d’être rangé dans une système très ordonné correspondant la plupart du temps soit à des échanges avec une administration ou tout autre schéma à partir du moment où une correspondance aussi bien par email ou courrier postal a lieu. Dans ce cas là, la technique étant à sa disposition, elle va scanner tout document papier reçu ou envoyé afin d’en garder une trace et ainsi ranger de manière bien ordonnée le fichier qui aura été crée. 
Partageant le même espace de stockage de Google, j’ai compté dernièrement vingt deux sous-dossiers dans un des dossiers racine qu’elle administre. Tout y est autant les différentes relations avec les administrations par sous-sous-dossiers, les vacances par années et pour chacune d’elle les pays visités, mais aussi les factures pour l’entretien du véhicule, comme les notices d’emploi de tel ou tel appareil. 

Bref, c’est ordonné, rangé et bien calibré et rien ne dépasse. Il en est de même pour le format du nom du fichier avec les valeurs numériques dans l’ordre, de l’année, du mois et du jour suivi d’un underscore et le nom du fichier résumant au mieux son contenu par le biais de deux mots liés là encore par un underscore.

Faut-il ranger oui ou non les fichiers dans le Drive de manière désordonnée ?

De mon côté  dans mon espace Drive, il y a un dossier racine, avec à l’intérieur un dossier Téléchargement et puis c’est tout. Tous mes fichiers sont en vrac dans le premier dossier. Je crée, j’enregistre, j’archive en mettant au dessus du tas qui s’agrandit au fil de mes dépots. Avec les années qui passent comme il s’agit de fichiers Google Docs, Sheets et Slide, l’espace disque ne diminue pas. Il n’en n’est pas de même du dossier Téléchargement que je retrouve épinglé sur la partie gauche de Fichiers.

Je le gave de manière journalière d’images, photos, sons, de fichiers aux extensions parfois bizarres. Tout travail sur une image ou dessin se retrouve dans ce dossier ouvert continuellement. Je laisse le fichier avec son nom d’origine s’il vient d’un téléchargement. Si je crée un fichier, je lui donne un nom avec deux ou trois mots sans espace. Parfois j’utilise les underscores pour relier chaque mot. C’est tout et pourtant, je retrouve dans l’instant n’importe quel fichier. 

Analyse des fichiers par Google

Présentation partie droite dans le Drive d'un fichier Google Docs
L’information Détail a retrouver en cliquant sur un fichier qui s’affiche sur la partie droite de la fenêtre.
Présentation partie droite dans le Drive d'un fichier Google Docs
En cliquant sur le crayon, il est possible d’ajouter des informations pouvant servir de Tags

Ayant à ma disposition un moteur de recherche nommé Google, il analyse chaque fichier que je dépose dans le Drive et me le retrouve quand je veux où je veux dans l’instant. Même si j’orthographie mal les mots. De plus, afin d’affiner la recherche j’utilise un outil me permettant d’ajouter une description de deux ou trois mots. Pour ce faire, je clique sur le fichier que je viens de rentrer, sur la partie droite s’affiche le titre de celui-ci et en dessous Détails et Activité. Dans la partie Détails il est possible d’ajouter une description en cliquant sur le crayon. Si Google lors de ma recherche me donne des réponses trop généralistes, il me sera alors possible d’affiner ma recherche. 

Et BERT est arrivé sans se presser

Si jusqu’à présent j’utilisais comme la majorité des utilisateurs de Google, des mots clès, depuis quelques jours, grâce à BERT (Bidirectional Encoder Representations from Transformers) je peux les oublier de ma mémoire. Considéré comme étant une des plus importantes mises à jour du moteur de recherche, il prend en compte le traitement d’un mot et son expression dans le contexte d’une phrase entière, permettant d’avoir une réponse plus ciblée. Je pose une question simple avec mes mots (presque) à moi sans réellement chercher des termes pertinents.

J’ai selon Google, une réponse plus appropriée prenant en compte les mots de liaisons entre les mots pouvant avoir une influence sur la réponse donnée. Ainsi je n’écrirai plus Asus Acer Google Chromebook prix marché mais plutôt prix des différents chromebook sur le marché, pour avoir une réponse tout autant pertinente, si ce n’est plus. 

Etes-vous fourmi à bien ranger vos dossiers ou comme moi à tout déposer sur le tas ? Est-ce que pour vous BERT est une avancée importante dans la recherche ?

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Comme à notre habitude, on finit en musique avec Parov Stelar et le morceau The Lonely Trumpet.

Voilà c’est fini. Passez un bon week-end et n’oubliez pas….. à la semaine prochaine.


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5 réflexions au sujet de “Faut-il ranger les fichiers dans le Drive ?”

  1. J’ai mis du temps à lire ce billet, faute de temps, mais il m’intriguait au plus haut point. Rien de plus frustrant que de ne pas retrouver un document, alors qu’on a la certitude de l’avoir sauvegardé!!! J’ai identifié un document avec un mot clé dans la section Détail, et j’ai retrouvé le document avec une facilité déconcertante. Ça ressemble,e je crois, à la mtéhode utilisée par certaines solutions de gestion bibliographique (voir Zotero). Cette façon d’étiquetter un document est efficace; reste à trouver un moyen de casser mon habitude de créer des dossiers et sous-dossiers, et d’imposer des titres significatifs à mes documents. 🙂

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    • Bonjour

      Le titre est effectivement accrocheur. Pour ce qui concerne le sujet de cet article, il remet effectivement en cause le principe même du rangement comme beaucoup d’utilisateurs ont dans la tête 🙂 Voici, justement le principe même de l’usage de l’informatique, à savoir une plus grande liberté, permettant de gagner du temps et en même temps autorisant la gestion des documents par la machine. A ce sujet, je n’ai jamais compris pourquoi l’affichage des résultats dans le Drive ne s’inspire pas de celui que l’on retrouve lorsqu’on utilise le moteur de recherche pour le web.

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  2. Il serait intéressant que les auteurs écrivent en français correct et ne mélangent pas des mots anglais lorsqu’ils ne connaissent pas le vocabulaire français ! La société Google devrait avoir les moyens de leur offrir un dictionnaire.

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