Filtres et protection d’une feuille de Google Sheets

Quatrième et dernier article sur l’utilisation de Google Sheets. Il y en aura bien sûr d’autres qui viendront étoffer la catégorie présente ici. Je voudrais rappeler que nous vous proposons à l’achat “Google sheets : Le tableur en ligne” de Rémy Lentzer sur le site Amazon. Mais aujourd’hui intéressons-nous aux filtres et protection d’une feuille de Google Sheets. Tout un programme !

Mais c’est quoi un filtre ?

Comme le définit si bien le site Wikipédia, “en informatique, un filtre est un programme permettant d’effectuer des transformations sur les flux de données. La syntaxe des interpréteurs de commandes de la plupart des systèmes d’exploitation dispose du mécanisme appelé tubes qui permet cette technique.”

Disons de manière très générale qu’un filtre peut être utilisé dans des fichiers de commandes, mais permet aussi d’apporter des transformations après traitement d’un groupe de données. 

Concrètement sur une feuille de calcul, un filtre suivant les informations demandées et celles qui lit, va afficher uniquement un certain nombre de données et en exclure d’autres. On peut imaginer que vous êtes un loueur de cycles et voulez savoir combien de personnes ont ramené la bicyclette après 19:00, horaire de fermeture du magasin, en la déposant devant l’entrée de celui-ci. En mettant en place un filtre et après lecture des données, vous connaîtrez le nombre de vélos déposés, si bien sûr vous avez inscrit chaque lendemain matin le nombre de cycles déposés la veille devant le magasin.

Vous aurez compris qu’un filtre ne peut travailler qu’à partir de données inscrites. Il sera impossible dans le cadre de notre loueur de cycle d’indiquer le nombre de bicyclettes peintes en rouge, si vous n’avez pas inscrite cette donnée dans la feuille de calcul.

Filtres et protection d’une feuille de Google Sheets

Je rappelle avant de continuer que nous considérons que vous avez ouvert une session de votre compte Google, que vous avez une connexion à l’Internet et que vous avez ouvert la web application Google Sheets. Pour créer un filtre effectuer les opérations suivantes :

• ouvrir une feuille de calcul Google Sheets contenant des données,
• sélectionner une plage de cellule comme une ou plusieurs colonnes,
• cliquez sur Données  / Créer un filtre,
• à partir de là, une icône apparait en haut à droite de la cellule ou de la colonne,

• en cliquant sur l’icône, va s’afficher des options de filtrage que vous pouvez mettre en place. 

Pour avoir une vue filtrée, effectuer les opérations suivantes :

• cliquer sur une cellule d’une feuille de calcul Google Sheets
• cliquez sur Données / Vues filtrées / Créer une vue filtrée,
• à partir de maintenant sur la ligne de la cellule sélectionnée, les colonnes auront l’icône du filtre vous permettant d’effectuer la mise en place d’options de filtrage,
• il est possible de changer la plage des cellules sélectionnées,
• il est possible de mettre en place un certain nombre de vues filtrées sur une même feuille de calcule Google Sheets. 

Protection d’une feuille de calcul Google Sheets

Une feuille de calcul peut entraîner des heures et des heures de travail, que vous n’avez sûrement pas envie de perdre et donc de recommencer. Il s’agit donc de protéger certaines parties, car vous ne désirez pas que les données soient effacées par une des personnes collaborant à l’élaboration de ce document. Pour assurer la protection de données, effectuer les opérations suivantes :

• ouvrir la feuille de calcul Google Sheets dont vous désirez protéger les données,
• cliquer sur Données / Feuilles et plages protégées,
• dans la fenêtre à droite qui vient d’apparaître, sélectionner Plage, s’il s’agit d’un certain nombre de cellules ou Feuille s’il s’agit du document en son entier,
• suivre les informations qui s’affichent à l’écran et cliquez ensuite sur Définir les autorisations 
• dans la nouvelle fenêtre qui s’affiche, définir les personnes pouvant modifier soit la plage ou la feuille,
• suivre les informations qui s’affichent à l’écran et cliquer sur Ok.

Utilisez-vous régulièrement les filtres sur une feuille de calcul Google Sheets ? Effectuez-vous la protection de certaines feuilles de calcul ?

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