Il existe de nombreux logiciels de traitement de texte. Parmi les plus connus nous avons Word, Works, Writer […] et bien sûr Google Docs. Si tous évoluent, celui de Google est très certainement celui qui grandi le plus vite. Depuis quelques jours, le géant de la recherche en ligne a ajouté une fonctionnalité très utile qui va simplifier la mise en forme de nos textes. La nouveauté est cachée sous le symbole @. L’arobase tout un menu dans Google Docs qui met à porter la totalité du ruban d’outil.
De Writely à Google Docs
Si vous avez un compte Google, il y a de fortes chances que vous connaissiez Google Docs, qui fait partie de la galaxie Workspace. Saviez-vous que cet excellent logiciel de traitement de texte n’avait pas été développé par la firme de Mountain View. Docs a d’abord été une expérience réalisée par les programmeurs Sam Schillace, Steve Newman et Claudia Carpenter sous le nom de Writely en août 2005. C’est en 2006 que la filiale d’Alphabet rachète le projet et le sort de la bêta test en 2009.
En mars 2010, Google acquiert DocVerse, une société de collaboration de documents en ligne pour intégrer la solution collaborative à Google Docs. Enfin en février 2019, Google a annoncé des suggestions de grammaire dans Docs.
À présent les développeurs en charge de Google Docs créent et déploient leurs propres améliorations. C’est d’ailleurs l’une d’entre elles qui me fait écrire cet article aujourd’hui.
Les raccourcis clavier au secours des utilisateurs
Si vous me lisez, vous connaissez mon affection pour les raccourcis clavier. Dans Google Docs j’ai quelques réflexes bien utiles :
Le raccourci Ctrl+Alt+1 me permet de créer un titre H1 de premier plan, ensuite, j’indente mon article avec des titres H2 ou H3 avec les raccourcis clavier Ctrl+ALT+2 ou 3. Pour ajouter des liens, j’utilise le raccourci clavier Ctrl+K, enfin pour mettre en gras, Ctrl+B et en italique, Ctrl+i.
Il existe évidemment de nombreux autres raccourcis clavier, tous plus utiles les uns que les autres. Cependant, tous les connaître n’est pas toujours très simple, il faut même un listage des raccourcis pour en comprendre l’étendu de leur possibilité. Vous pouvez retrouver le listage des raccourcis avec le raccourci Ctrl+/.
Ce n’est donc pas simple, et j’imagine qu’une réflexion a été menée par les développeurs de Google Docs pour penser à un raccourci universel !
L’arobase tout un menu dans Google Docs
Comme je vous le disais précédemment, connaitre tous les raccourcis clavier me semble complexe. Google vient donc de simplifier les choses en proposant d’utiliser la touche @ directement lors de notre saisie clavier de Docs.
En saisissant @ avec le raccourci clavier Alt Gr + 0, il est désormais possible d’insérer un élément directement dans le texte. Je dois affirmer que c’est une excellente idée !
Immédiatement après la saisie du symbole arobase, un menu contextuel apparaît, et nous propose 10 rubriques différentes.
Les rubriques sont très explicites et mettent en avant les outils les plus utilisés sur Google Docs. Le traitement de texte du géant de la recherche en ligne est connu pour être collaboratif et c’est par le partage entre personne que le nouveau menu commence.
Les différents menus de @
Personnes : Ici, nous pouvons citer et interpeller un utilisateur. Il sera immédiatement prévenu par mail de la citation et pourra, s’il le souhaite, se rendre sur le fichier en question en cliquant sur le lien fournis.
Composants Principaux : Avec cette mise en forme, nous accédons un modèle de document. Sur l’image, ci-dessous, vous pouvez voir, la date, le titre, les participants, les Notes et les tâches. C’est très efficace pour la préparation d’une réunion d’équipe !
Fichiers : Comme pour Personnes, nous pouvons ajouter un lien vers un document Docs, directement dans le fichier en cours d’écriture.
Listes : Ici, nous pouvons créer des Puces numériques, des checklists très rapidement
Contenu multimédia : Ne cherchez plus le menu insertion, puis image ou vidéo. Avec ce menu contextuel, nous avons accès directement à l’insertion d’un fichier multimédia. Images, Photos, Vidéo, Graphique et même dessin. Vous pouvez soit les importer, soit accéder aux outils de Google pour les créer.
Dates : Sur Chromebook, il est possible, depuis peu, d’accéder à un calendrier en bas à droite de l’étagère. Avec @ et dates vous pouvez insérer rapidement la date du jour, du lendemain…
Entêtes : personnellement j’utilisais déjà des raccourcis clavier pour ajouter des titres et des entêtes. Avec le menu Entêtes, accessible avec le symbole arobase, nous pouvons ajouter un titre, un sous-titre sans raccourci complexe…
Événement agenda : cette rubrique est assez simple puisqu’elle donne accès à votre agenda Google pour ajouter l’événement directement dans votre texte.
Composants de page : parfois, trouver la fonction pour numéroter les pages, ou créer un pied ou un entête de page est difficile. Plus maintenant avec la rubrique Composants de page
Plus : le menu Plus est un fourre-tout. Les applications ne pouvant pas apparaitre dans l’une des catégories listées plus haut seront ajoutées ici. Ainsi nous avons accès à l’ajout de ligne horizontale ou la table des matières…
Comment utiliser le menu @ de Google Docs
Je vois déjà certains d’entre vous utiliser ce nouveau menu de la mauvaise façon ! Oui, vous venez de saisir votre @ puis avec votre souris, vous avez cherché la fonction en faisant descendre le curseur dans le menu. Ce n’est pas comme cela qu’il faut vous en servir ! Le but de tout raccourci est d’éviter de vous faire perdre de temps. Pour un ordinateur, cela consiste à ne pas avoir à lever la main du clavier pour accéder à la souris.
Voici comment utiliser le menu @ dans Google Docs :
- Saisissez le symbole @. Le curseur vient se positionner automatiquement à la suite du @
- Dans la continuité, saisissez le nom de la personne que vous souhaiter ajouter au document ou le nom de la fonction
- Puis appuyez sur entrée ou tab pour confirmer votre choix
Ruban d’outils ou @, le choix est vite fait
Personnellement, j’utilisais déjà très peu le ruban d’outil. D’ailleurs, d’ordinaire je le cache pour gagner de la place d’affichage sur mon écran. Ma passion pour les raccourcis clavier m’a déjà bien aidé dans l’accès aux outils. Pourtant aujourd’hui, je viens de domestiquer un peu plus Docs grâce à ce superbe menu contextuel.
Google vient de révolutionner ma façon de travailler sur Google Docs et je dois dire que je ne m’attendais pas du tout à une si bonne intégration. Un peu à l’image de la touche de Chrome OS, le symbole @ pourrait devenir le menu universel de Docs.
Je suis très enjoué par cette nouvelle fonction, mais est-ce que cela vous sera utile ? Donnez-moi votre avis, posez-moi vos questions dans la suite de cet article à travers vos commentaires.
