Optimiser le télétravail avec les outils Google

Que vous soyez digital nomade, solo preneur, freelance, ou en télétravail, l’optimisation de votre espace de travail numérique est surement l’élément prépondérant pour votre réussite! Aujourd’hui, nous allons explorer comment tirer le meilleur parti de Google Drive pour le stockage et  partager, optimiser vos réunions avec Google Meet et Chat, et enfin automatiser vos tâches pour booster votre productivité. Que vous soyez débutant ou un pro du télétravail, ces astuces vous aideront à augmenter votre productivité et à travailler plus intelligemment. Alors Prêts à devenir des experts du travail à distance ? C’est parti pour Optimiser le télétravail avec les outils Google

Bonsoir à toutes et à tous, je suis Nicolas facilitateur numérique ce soir, je suis accompagné d’Olivier et d’Amandine Carlier

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Optimiser le télétravail avec les outils Google

Explication de l’accessibilité des applications Google sur différents appareils et son impact sur la collaboration en temps réel.

Multiplateforme :

• Ordinateurs (Windows, Mac, Linux) : Les applications Google sont accessibles via les navigateurs web, sans nécessité d’installer des logiciels spécifiques.
• Appareils mobiles (iOS, Android) : Applications dédiées disponibles dans l’App Store et Google Play, optimisées pour les écrans tactiles.

Conseils pour une meilleure utilisation :

• Utilisez Google Chrome pour une meilleure intégration et pour accéder à des extensions utiles comme Google Keep pour la prise de notes rapide ou des extensions de productivité.
• Sur mobile, activez la synchronisation dans l’application Google Drive pour accéder aux fichiers hors ligne.

Astuce : Conseils pour utiliser Google Docs, Sheets, et Slides

• Créer un nouveau document : Doc.new, Slide.new, Sheet.new
• Activez les notifications de modification pour être informé quand des modifications sont faites par d’autres collaborateurs. (Outils > Paramètres des notifications > Contenu ajouté)
• Utilisez la fonction de chat intégrée dans Docs, Sheets ou Slides pour communiquer en temps réel sans quitter l’application.
• Organisez des vidéoconférences via Google Meet directement depuis le document pour discuter des modifications en live.

Stockage et partage avec Google Drive

Google Drive est une solution puissante de stockage et de partage de fichiers en ligne offerte par Google. Elle permet aux utilisateurs de sauvegarder leurs fichiers dans le cloud, d’accéder à ces fichiers depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, et de collaborer avec d’autres utilisateurs en temps réel. Évidemment, le partage est la clé d’un travail distanciel réussie. Pour collaborer, Google propose bon nombre d’outils gratuits. Afin de pouvoir stocker tous vos travaux, vous disposez par défaut et gratuitement de 15 Go d’espace de stockage sur Google Drive. Vous pouvez ajouter 100 Go gratuitement pendant 1 an grâce à votre Chromebook

Configurer l’accès hors connexion à Docs, Sheets et Slides

• Installez l’extension Google Docs hors connexion.
• Dans Drive, cliquez sur Paramètres > Paramètres.
• Dans la section Hors connexion, cochez l’option Créer, ouvrir et modifier vos fichiers Google Docs, Sheets et Slides récents sur cet appareil, tout en étant hors connexion.
• Cliquez sur OK.
• Effectuez un clic droit sur un fichier et activez l’option Disponible hors connexion.

Le partage :

• Vous pouvez créer un lien de partage pour chaque fichier ou dossier et le partager avec d’autres utilisateurs via email ou d’autres moyens de communication.
• Collaboration en temps réel: les utilisateurs peuvent travailler simultanément sur des documents Google Docs, Sheets et Slides.
• Historique des versions: Google Drive conserve un historique des modifications pour les documents, permettant de restaurer une version antérieure si nécessaire.

Configurer les Permissions de Base:

• Lorsque vous partagez un fichier ou un dossier, vous pouvez définir si les utilisateurs peuvent : «Lecteur», «Commentateur» ou «Éditeur». Pour changer ces permissions, cliquez droit sur le fichier/dossier, sélectionnez « Partager », et ajustez les paramètres selon vos besoins.

Astuce: Pour les documents sensibles, commencez par partager avec l’option « Lecteur » pour éviter les modifications non désirées.

Utiliser les options avancées de partage:

• Vous pouvez limiter les personnes qui peuvent voir ou commenter les documents en sélectionnant l’option « Avancé » dans les paramètres de partage.
• Il est aussi possible de désactiver les options telles que « Modifier les autorisations» ou « Inviter d’autres personnes»  et même «révoquer les accès» pour les collaborateurs.

Astuce: Activez : «Empêcher les éditeurs d’inviter d’autres personnes» pour contrôler l’expansion de l’accès.

Utiliser des liens expirants pour les partages temporaires:

Bien que cette fonctionnalité ne soit pas native à Google Drive, des add-ons de tiers peuvent être utilisés pour créer des liens de partage qui expirent après une durée définie. Exemple : Advantask Document, mais il en existe plusieurs. Pour cela rendez-vous dans Extensions > Modules complémentaires > Télécharger des modules complémentaires.

Astuce: Cela est particulièrement utile pour partager des informations sensibles qui ne doivent pas rester accessibles indéfiniment.

Communiquer efficacement avec Google Meet et Chat

Google Meet et Google Chat sont des outils puissants développés par Google pour faciliter la communication et la collaboration à distance. Ils permettent aux utilisateurs de mener des réunions virtuelles et d’échanger des messages instantanés de manière efficace et intégrée. Voici une explication détaillée sur l’utilisation de ces outils, ainsi que des astuces pratiques pour maximiser votre efficacité.

• Vidéoconférences HD :  Permet de réaliser des réunions vidéo en haute définition avec jusqu’à 250 participants.
• Partage d’écran: Partagez votre écran pour présenter des documents, des feuilles de calcul, des présentations, ou autre contenu multimédia.
• Sous-titres en temps réel : utilise la reconnaissance vocale pour afficher des sous-titres automatiquement, ce qui est utile pour améliorer l’accessibilité.
• Enregistrement de réunions : enregistrez vos réunions dans Google Drive pour les revoir plus tard ou les partager avec quelqu’un qui n’a pas pu assister
• Intégration des Outils: Intégrez d’autres outils Google comme Docs, Sheets, ou Slides en partageant des liens directement dans les espaces pour une collaboration transparente.
• Création d’un Espace: Dans Google Chat, cliquez sur « + Créer » et sélectionnez « Espace ». Donnez un nom à l’espace qui reflète le projet ou le sujet de discussion.

Intégrer Google Meet à son Calendrier Google

• Création Automatique de Réunions: Lorsque vous créez un événement dans Google Calendar, cliquez sur « Ajouter une visioconférence », puis sélectionnez Google Meet. Un lien de réunion sera automatiquement généré et ajouté à l’invitation.
• Ajoutez les e-mails des participants dans l’invitation à l’événement. Ils recevront automatiquement le lien vers la réunion virtuelle avec leur invitation.
• Configurez les options de réunion pour permettre ou restreindre l’accès, comme l’entrée directe ou via une salle d’attente virtuelle pour contrôler qui peut rejoindre.

Astuce Pratique : Configurez des rappels avant la réunion pour que tous les participants reçoivent une notification et ne manquent pas le début.

Automatisation et intégration des tâches

Google offre une suite d’outils interconnectés qui peuvent être utilisés pour automatiser et intégrer diverses tâches, améliorant ainsi l’efficacité et la productivité. Les outils comme Google Forms, Sheets, Agenda, et Gmail peuvent être combinés de manière créative pour créer un système puissant d’automatisation des tâches. Voici des explications détaillées sur comment vous pouvez exploiter ces intégrations, accompagnées de conseils pratiques et d’applications spécifiques.

Discussion sur l’intégration fluide entre les outils Google pour l’automatisation des tâches.

• Google Forms est un outil idéal pour la collecte de données grâce à des enquêtes, des quiz, ou des formulaires d’inscription, tandis que Google Sheets peut être utilisé pour stocker, analyser, et visualiser ces données. Ajouter les formule “sum”, “Average”, “Countif”  pour analyser les données collectées. 

Astuce : Créer des formulaires avec Google Forms pour automatiser la collecte de données et leur analyse dans Sheets

Application Pratique : Utiliser Google Agenda et Gmail pour une meilleure gestion du temps

• Synchronisation des événements: Rappel, synchronisation, pour rester informé 
• Intégration des Réponses Gmail: Lorsque vous recevez des invitations à des événements par Gmail, vous pouvez accepter, refuser, ou proposer un autre horaire directement depuis le message email. Cela met automatiquement à jour votre Google Agenda selon votre choix.
• Création Automatique d’Événements: Configurez des filtres et des scripts dans Gmail pour détecter des emails spécifiques (comme des confirmations de vol ou des invitations à des réunions) et créez automatiquement des événements correspondants dans votre Agenda.

Google Tasks

• Gérer vos listes de tâches avec Tasks
• Faire glisser un e-mail vers votre liste de tâches
• Créer et attribuer des tâches dans un espace
• Définir des rappels récurrents dans Tasks

Sécurité, Gestion et Évolutivité

Importance de la sécurité et de la gestion dans l’utilisation des outils Google pour les entreprises.

• Encryption: Tous les fichiers sont chiffrés en transit et au repos, ce qui sécurise vos données contre les accès non autorisés.
• Historique des versions: Google Drive conserve un historique des modifications pour les documents, permettant de restaurer une version antérieure si nécessaire.
• Gestion des accès : Les administrateurs peuvent contrôler précisément qui a accès à quelles informations grâce à des politiques d’accès détaillées et des options de partage flexibles.

Astuce: activer la double authentification Google pour sécuriser l’accès à votre compte 

Nos coups de cœurs 

• Google Keep pour stocker mes notes, images, idées prises en photos, sites Internet inspirants avec la possibilité de les organiser avec des couleurs et libellés. Les utiliser ensuite dans Google Docs
• Scanner directement de mon smartphone et enregistrer le pdf créé dans mon Drive
• Les plannings de rdv pour éviter les allers-retours de mail afin de trouver un créneau commun
• la dictée vocale sur Docs 

Coup de cœur Olivier : Gmail : vous pourrez enfin vous désabonner en masse des e-mails indésirables

Où nous retrouver

• Amandine Carlier sur Linkedin 
• Nicolas DROLO sur Linnkedin
• olivier Verbreugh sur Linkedin