Quelques petits points de détail dans l'utilisation de Gmail

Nous avons vu ensemble comment créer de diverses manières une signature dans Gmail. Nous allons maintenant nous intéresser à quelques petits points de détail dans l’utilisation de Gmail. Cela concerne autant comment imprimer des courriers électroniques, ouvrir et envoyer des courriers confidentiels et même utiliser l’aperçu pour visualiser un courrier électronique.

Quelques petits points de détail dans l’utilisation de Gmail

Utiliser une web application, c’est bien, mais en connaître les moindres fonctions, c’est encore mieux. Nous allons donc nous intéresser à ce que j’appelle quelques petits points de détail dans l’utilisation de Gmail.

Imprimer des courriers électroniques

Pour imprimer un courrier électronique, assurez-vous que l’imprimante est allumée. Combien de fois j’entends cette question “Je ne peux pas imprimer” et de demander “L’imprimante est-elle allumée ?” Quand je n’ai pas de réponse, je suis certain d’avoir posé la bonne question. Si vous n’avez pas encore installé un tel périphérique, l’article de Nicolas, vous permet de le paramétrer au mieux.

Comme toujours, je rappelle que nous considérons que vous avez pour toutes les opérations que vous allez effectuer :

ouvert une session de votre compte Google avec votre Chromebook,
avoir une connexion à l’Internet,
que vous n’utilisez pas la navigation privée,
que la web application Gmail est ouverte.

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Pour imprimer un seul courrier, effectuer les opérations suivantes :

ouvrez le courrier électronique que vous désirez imprimer,
cliquez sur les trois petits points verticaux en haut à droite en face de l’expéditeur / destinataire,
dans la fenêtre cliquez sur Imprimer.

Si vous avez plusieurs courriers électroniques dans une conversation, ouvrez celle-ci, cliquez sur les trois petits points comme précédemment et cliquez sur Tout imprimer.

Dans les deux cas, suivre les informations qui s’affichent à l’écran vous permettant d’imprimer les informations.

Télécharger une pièce jointe directement dans Google Drive

Pour télécharger une pièce jointe à un courrier électronique dans Google Drive, effectuez les opérations suivantes :

ouvrir le courrier électronique contenant le fichier joint,
deux options sont proposées :
- le téléchargement
- Ajouter à Google Drive.

Dans ce dernier cas, l’information est matérialisée par une icône comme indiqué ci-dessous.

Quelques petits points de détail dans l'utilisation de Gmail

Il suffit de cliquer sur l’icône pour que le téléchargement s’effectue.

Après avoir activé l’enregistrement une nouvelle icône s’affiche.

En cliquant sur Organiser, vous allez pouvoir déplacer le fichier joint vers celui que vous désirez.

Télécharger une photographie jointe à un courrier électronique

Pour ajouter une photographie dans Google Drive que vous avez reçu jointe à un courrier électronique, il vous faudra effectuer les opérations suivantes :

ouvrir le courrier électronique contenant la photographie,
cliquer sur la photographie et sur l’icône en forme de flèche comme indiqué dans l’image ci-dessus. Je rappelle qu’un contrôle anti-virus pourrait être effectué par Google, même s’il s’agit d’une photographie, car ne l’oublions pas il s’agit quand même d’un fichier,
télécharger la photographie sur votre Chromebook pour ensuite la transférer dans Google Drive.

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Résoudre l’impossibilité de télécharger une pièce jointe

Vous avez reçu une pièce jointe dans un courrier électronique et vous n’arrivez pas à la télécharger. Une telle situation arrive quand l’expéditeur a activé le mode confidentiel pour le courrier reçu. Je vous conseille de le contacter pour connaître le mode d’identification permettant de lire le courrier.

Il peut arriver pourtant que le courrier n’étant pas envoyé en mode confidentiel, vous ne puissiez pas télécharger le fichier joint, je vous invite à effectuer les contrôles suivant :

s’assurer que vous utilisez bien le navigateur Google Chrome pour utiliser Gmail, si vous ne passez pas par une PWA,
désactiver toutes extensions installées dans le navigateur Google Chrome,
videz le cache du navigateur Google Chrome,
utilisez la version Html simplifiée de Gmail en cliquant sur ce lien. Dans la nouvelle fenêtre choisir la version HTML simplifiée.

Ouvrir et envoyer des courriers confidentiels

Nous avons vu précédemment qu’il est possible de rencontrer des soucis lors de l’arrivée d’un courrier confidentiel et qu’il s’agit de prendre contact avec l’expéditeur, pour visualiser le fichier joint. Intéressons-nous maintenant à la manière d’ouvrir un courrier électronique envoyé en mode confidentiel. Pour effectuer une telle opérations, vous devrez :

vérifiez tout d’abord que vous avez reçu de l’expéditeur un code secret sur votre smartphone contenu dans un SMS.
saisir ce dernier pour effectuer l’ouverture de la pièce jointe.

Je rappelle qu’il peut avoir une date d’expiration dans la visualisation de la pièce jointe et qu’il ne sera pas possible de copier, de coller, de télécharger, d’imprimer et de transférer le texte du message et les pièces jointes. Bien sûr, une capture d’écran est toujours possible.

Pour envoyer un courrier électronique avec une pièce jointe en mode confidentiel, vous devrez effectuer les opérations suivantes :

cliquez sur Nouveau message situé en haut à gauche en dessous du logo de la web application Gmail,
effectuez la rédaction du courrier électronique que vous désirez envoyer et joignez la pièce jointe,
dans la barre de rédaction situé en bas du courrier cliquez sur l’icône (voir ci-dessous) ou Activez le mode confidentiel.

définir le code secret qui sera envoyé au destinataire et suivez les informations qui s’affichent à l’écran. Indiquer le numéro entre autre le numéro de de Gsm du destinataire.

Si vous sélectionnez “Pas de code secret par SMS” et si le destinataire utilise Gmail, il pourra ouvrir directement le courrier électronique. S’il utilise tout autre client de messagerie, il recevra le code secret via un courrier électronique distinct.

Utiliser l’aperçu pour visualiser un courrier électronique.

La web application Gmail permet de visualiser un courrier électronique par le biais d’un aperçu, vous devrez donc effectuer les opérations suivantes pour mettre en place une fonction :

cliquez sur l’icône en forme de roue dentée située en haut à droite de l’application Gmail, puis sur Afficher tous les paramètres,
cliquez sur l’onglet Boite de réception et descendre à Volet de lecture,
activez le bouton “Activer le volet de lecture – permet de lire les messages à côté de la liste des conversations. Vous pouvez ainsi lire et rédiger vos messages plus rapidement en bénéficiant de davantage de contexte”.
sélectionnez ensuite Emplacement du volet de lecture proposant :
- Aucune séparation,
- À droite de la boîte de réception,
- Sous la boîte de réception.
cliquez sur Enregistrer les modifications pour valider votre choix.

Quelques petits points de détail dans l’utilisation de Gmail

Ces petits points de détails dans l’utilisation de Gmail comme je les appelle, doivent vous permettre d’utiliser au mieux cette web application. À vous de les exploiter au mieux.

Que pensez-vous de ces quelques fonctions ? Pensez-vous que Google devrait les améliorer ou vous suffisent-elles ?