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23 septembre 2021 par

Comment filtrer les courriels dans Gmail

Chaque jour, nous sommes des centaines de millions de personnes à envoyer, mais aussi recevoir des courriers électroniques. Que ce soit pour une activité professionnelle ou simplement en tant que particulier, il arrive qu’à la fin de la journée, on ne sache plus qui nous a écrit. Si en plus, on a un certain nombre d’adresses électroniques, on se retrouve rapidement noyé sous les notifications d’arrivées d’email. Comme je suis sûr que vous utilisez les outils Workspace de Google, voici comment filtrer les courriels dans Gmail. C’est simple, cela permet surtout de pouvoir ranger au mieux les courriers reçus que l’on pourra consulter ultérieurement à tête reposée. 

Filtrer les informations 

Un filtre puisqu’il s’agit de cela, est un moyen permettant d’interdire à certains éléments de traverser un espace, soit en les retenant, les redirigeant, les détruisant ou simplement en les modifiant. Il y a le filtre mécanique comme celui en papier qui retient le café moulu lors du passage de l’eau. Il existe le filtre électronique et de traitement de signal qui sera amené à traiter des fréquences audios. Pour ce qui nous intéresse, il s’agit d’un programme informatique traitant un ensemble d’informations à partir des éléments qui lui auront été indiqués, capable d’effectuer à partir de là différentes opérations. 

La web application Gmail proposée à tout utilisateur d’un compte Google, permet d’opérer un certain nombre de filtres, qui pourront supprimer ou activer un suivi ou d’associer à une catégorie. Il est bien sûr possible de définir le ou les éléments qui vont faire qu’un certain nombre d’opérations de filtrage vont s’opérer suivant les ordres donnés. Puisque ces filtres s’effectuent à partir d’un courrier électronique, tous les éléments le composant ou entrant dans le corps du message pourront être indiqués. Cela va donc de l’adresse électronique de l’expéditeur, en passant au destinataire, la taille du courrier électronique comme la  date d’envoi, mais aussi sa catégorie ou le libellé. 

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Comment activer les critères de filtrage dans Gmail

Comme je l’indiquais, toute opération de filtrage de courriers électroniques s’effectue à partir d’un certain nombre de critères. Il peut en avoir qu’un seul, comme la conjugaison de plusieurs. Tout dépend de ce que l’on veut ensuite effectuer comme opération. Attention quand même : plus on indique de critères, plus le filtre devient étroit. A trop documenté, on peut arriver à l’effet inverse que l’on désirait.  Plus rien ne passe et cela se bouscule au portillon. 

Il  s’agit donc de réfléchir quels critères on va sélectionner. Si cela ne concerne qu’un seul, par exemple, une adresse électronique qui sera appliquée à un libellé, cela ne posera pas de souci. Par contre s’il s’agit de supprimer tel courrier émanant de tel expéditeur, mais dans un cas précis (quand le courrier contient une pièce jointe par exemple)  il faudra vérifier que le filtrage s’effectue bien. 

Pour effectuer cette opération de sélection de critères, il suffit après avoir ouvert la web application Gmail, de cliquer dans le moteur de recherche sur l’icône à droite. Une fenêtre (voir ci-dessous) s’ouvre. 

Comment filtrer les courriels dans Gmail
Capture d’écran de la fenêtre permettant de définir les critères de filtrage

On sélectionne le ou les critères que l’on désire filtrer. Ils concernent comme je l’indiquais toutes les informations portées dans l’entête, mais également tout ce que peut contenir un courrier électronique en réception. Si vous utilisez le champ Rechercher / Tous les messages (voir image ci-dessous), vous pouvez risquer de bloquer le filtrage, car à trop vouloir trier, vous risquez d’interdire le passage. 

Comment filtrer les courriels dans Gmail
La fenêtre qui s’affiche en cliquant sur le champ Rechercher

Les différents critères proposés sont les suivants :

  • De. Cela concerne l’adresse électronique de l’expéditeur
  • A Concerne le destinataire
  • Objet. Le texte contenu dans l’objet peut être toujours identique ou tout du moins une partie. À vous de l’indiquer.
  • Contient les mots. Cela concerne généralement le corps du message
  • Ne contient pas. Idem.
  • Taille. Il suffit d’indiquer la taille (poids) du courrier électronique. Il est possible de sélectionner en Mo, Ko et octets. Pour connaître le poids d’un message, il vous faudra l’enregistrer sur votre Chromebook. Pour cela effectuer les opérations suivantes :
    1- ouvrir un courrier électronique,
    2- cliquer sur les trois petits points,
    3- sélectionner Télécharger le message,
    4- sélectionner le dossier et cliquer sur Enregistrer. Il vous reste plus qu’à lire le poids du message enregistré.
  • Plages de dates. Vous devez indiquer la plage de dates qui peut aller d’une journée à un an. Il est bien sûr possible d’utiliser le calendrier situé à droite.
  • Rechercher. Effectue une recherche dans l’une des catégories ou libellés que vous aurez sélectionnés. Si vous avez une seule adresse électronique avec une recherche dans plusieurs libellés, il vous faudra créer plusieurs filtres, avec chaque fois un libellé différent ou une catégorie différente si c’est le cas. 
  • Contenant une pièce jointe. Ce bouton est à activer si le courrier que vous filtrez contient une pièce jointe. 

Comment sélectionner les filtres dans Gmail

Maintenant que l’on a sélectionné les critères que l’on veut mettre en place, il s’agit de filtrer les courriers électroniques par rapport à ceux-ci. Pour cela on clique sur Créer un filtre. Une nouvelle fenêtre apparaît contenant un certain nombre de filtres pré-établis par Google. Il suffit (voir image ci-dessous) de cliquer sur celui ou ceux que l’on désire voir s’appliquer par rapport aux critères sélectionnés. 

La fenêtre affichant les différents filtres que l’on peut activer.

Les différents filtres proposés sont les suivants :

  • Ne pas afficher dans la boîte de réception (Archiver). Le courrier est directement archivé dans le libellé que vous avez défini
  • Marquer comme lu. Considéré ce courrier comme lu, et donc l’archiver ensuite par le biais d’un filtre, par exemple, ou simplement le supprimer.
  • Activer le suivi. Je rappelle qu’il s’agit de l’étoile située à gauche de l’expéditeur quand le courrier est dans la liste d’une catégorie. On retrouve cette icône quand le message est ouvert à droite en face de l’expéditeur
  • Appliquer le libellé. Permet si vous avez sélectionné une adresse électronique de demander au filtre d’appliquer au courrier un libellé. Pour rappel, pour créer un libellé, il suffit dans la partie gauche de Gmail de faire défiler l’écran jusqu’en bas. Cliquer sur Plus, puis cliquer sur “Créer un libellé“. Lui donner un nom qui devra être unique et cliquer sur Créer. 
  • Transférer. Permet de transférer selon les critères que vous aurez sélectionnés tel courrier électronique vers une adresse électronique que vous aurez défini. On peut, par exemple, imaginer que vous renvoyez à une personne, tous les courriels concernant tel ou tel sujet qu’il est plus à même de traiter que vous. 
  • Supprimer. Je pense que l’information est assez explicite
  • Ne jamais envoyer dans le dossier Spam. À utiliser, par exemple, dans le contexte de la réception chaque heure d’un courrier électronique. Il faut savoir que Google peut définir tel ou tel courrier arrivant trop souvent dans votre boîte aux lettres comme Spam. À partir de là, il va directement le positionner dans cet espace et vous risquez de ne pas le voir.
  • Envoyer le modèle. À la réception d’un courrier électronique de telle personne ou tel organisme, vous désirez renvoyer une réponse standardisée de bonne réception. Il vous aura suffi auparavant de créer un modèle de réponse, qu’il vous restera à sélectionner dans ce filtre. Pour créer un modèle, il vous faudra effectuer les opérations suivantes :
    1- cliquer sur Nouveau message,
    2- taper le texte de votre réponse dans le corps du message,
    3- cliquer sur les trois petits points en bas à droite et sélectionner Modèles / Enregistrer en tant que modèles / Enregistrer nouveaux modèles, 
    4- lui donner un nom que vous retrouverez dans le filtre.
  • Toujours marquer comme important. Ce marqueur de message on le retrouve juste à gauche du courrier électronique quand il est présenté dans la liste d’une des catégories. Il est représenté par ces chevrons qui deviennent jaunes quand le marqueur est activé. Petite astuce : si vous voulez retrouver tous les courriers marqués comme important, il suffit dans le moteur de recherche d’indiquer is:important
  • Ne jamais marquer comme important. Inverse du précédent.
  • Associer à une catégorie. Gmail propose cinq catégories. On retrouve :
    1- Principal
    2- Réseaux sociaux,
    3- Notifications,
    4- Forums,
    5- Promotions.
  • Associer à la catégorie. Il est possible à travers ce filtre d’associer un courrier électronique contenant l’un des critères que l’on aura définis, à une des catégories que l’on aura sélectionnées.
  • Appliquer également ce filtre aux conversations correspondantes. Cela doit vous permettre de filtrer tous les critères que vous avez sélectionnés et de les appliquer sur toutes les conversations précédentes. 
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Après avoir sélectionné le ou les filtres, il ne reste plus qu’à cliquer sur Créer un filtre. On retrouve ceux-ci dans les Paramètres de Gmail, à la section Filtre et adresses bloquées. Il est possible de modifier ou supprimer un filtre dans cette section. À cet espace on retrouve la correspondance, c’est-à-dire le ou les critères que vous aurez choisis comme l’action ou filtre que vous aurez sélectionné. L’export ou l’import des filtres est bien sûr possible, sachant qu’ils sont au format xml. 

Comment filtrer les courriels dans Gmail

Je sais que pour beaucoup d’utilisateurs les courriers électroniques restent classés dans les catégories ou ils sont arrivés. Pourtant, pour avoir une vision claire et une lecture rapide, il peut être intéressant à ce qu’ils se classent automatiquement dans les libellés. L’emploi des filtres permet de telles opérations, qui si elles sont fastidieuses lors de la création de ceux-ci permet un gain de temps important sur le long terme. Gmail nous propose de tels outils, il serait dommage de ne pas les employer.

Utilisez-vous de manière courante ou occasionnelle les filtres que proposent Gmail ? Pensez-vous qu’ils devraient être améliorés et pourquoi ? 

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