Travailler des fichiers Excel avec Google Sheets

Pour de nombreux utilisateurs, Microsoft Excel est un logiciel tableur par excellence. Mais je ne vous apprendrais rien en vous disant que Google propose Google Sheets. La différence ? Aucune ou presque rien. Si, pour Microsoft Excel, il s’agit encore d’un logiciel que l’on va installer sur un ordinateur, alors que Google Sheets est une web application. Alors, travailler des fichiers Excel avec Google Sheets, est-ce possible ? Réponse dans la suite de cet article.

 C’était hier

Il y a fort fort longtemps, j’ai travaillé avec Multiplan, un des premiers logiciels tableur qui fonctionnait sous système Ms-Dos. Lancé en 1982 pour l’éditeur Microsoft, il a été en somme l’ancêtre d’Excel. Pour les nostalgiques comme moi, le logiciel tenait sur deux disquettes 5 ¼. Aujourd’hui, la suite Office 365 contient le tableur Excel 2019 , dont le poids logiciel est d’environ 1,69 Go et le prix pour son utilisation est de 135 €.

C’était hier, l’éditeur Google a présenté en 2006, la suite bureautique comprenant entre autres Google Sheet et fonctionnant aussi avec Chrome OS. Comme il s’agit d’une application en ligne, nul besoin de télécharger un quelconque fichier d’installation. On peut utiliser cette web application en PWA et elle est gratuite. Elle est utilisable en ligne comme hors ligne. 

En énonçant les caractéristiques générales de ces deux produits, nul envie de ma part de déclencher un quelconque conflit, si le terme est exact, entre les pros Microsoft Excel et ceux ne voyant que par Google Sheets. Simplement, présentez les deux parties, et nous allons voir qu’elles peuvent très bien s’entendre. Bien plus que peuvent penser les utilisateurs de chacun de ces deux produits.

Travailler des fichiers Excel avec Google Sheets

Il existe diverses possibilités pour travailler des fichiers Excel avec Google Sheet et nous allons voir que cela est très simple dans les faits. 

Tout au long des propositions nous allons considérer que :

• vous avez ouvert une session avec votre compte Google
• que vous avez une connexion à l’Internet active
• que la web application Google Sheets est ouverte.

Importer des données Excel dans un fichier Gooogle Sheets : 

• Créer ou ouvrez une feuille de calcul dans Google Sheets,
• Cliquer sur Fichers et Importer,
• Dans la fenêtre, sélectionner le fichier Excel que vous désirez importer,
• Suivre les instructions à l’écran.

Votre fichier Excel n’est pas modifié ni effacé. Il en sera de même si vous rectifiez les données du fichier Google Sheets.

Convertir un fichier Excel en fichier Google Sheets :

• Double cliquer sur l’icône de Google Drive se trouvant dans la barre d’état,,
• Double cliquez sur ler fichier Excel,
• Un aperçu de son contenu s’affiche,
• Cliquer sur Fichier et Enregistrer au format Google Sheets.

Votre fichier Excel n’est pas modifié ni effacé. Je rappelle qu’à partir de votre Chromebook vous pouvez modifier la plupart des fichiers Microsoft Office sur votre ordinateur sans installer d’autres applications. Pour cela, en considérant que vous avez téléchargé le fichier Office sur votre Chromebook :

• double cliquez sur l’icône Fichiers se trouvant dans la barre d’état,,
• double cliquez sur le dossier ou se trouve le fichier Excel,
• double cliquez sur le fichier Excel,
• modifiez comme vous le désirez le contenu,

Je rappelle que certaines fonctionnalités et certains paramètres ne fonctionneront que si vous enregistrez votre fichier en tant que fichier Google Docs, Sheets ou Slides.

Afin que la conversion se fasse automatiquement pour tous fichiers de la suite Office importé dans le Drive, effectuer les opérations suivantes :

• double cliquez sur l’icône Google drive se trouvant dans la barre d’état,
• dans la fenêtre de Google Drive, cliquez sur l’icône Paramètres située en haut à droite,
• En face de “Convertir les fichiers importés” activez le bouton radio “Convertir les fichiers importés au format Google Docs”. Cette fonction s’activera uniquement aux prochains fichiers et sera en concordance par rapport aux fichiers à importer Word->Google Docs, Excel->Google Sheets,…

Aucun fichier importé ne sera supprimé.
Pour faire la différenciation dans Google Drive entre fichier Microsoft Excel et fichier Google Sheet, voici leurs représentations par le biais d’une icône :

Envoyer copie d’un fichier Google Sheets au format Excel

La plus belle invention de l’homme étant selon moi non pas la roue, mais le logiciel de courrier électronique, il est possible d’envoyer via un email un fichier Google Sheets au format Excel. Pour cela, effectuer les opérations suivantes et considérant que vous avez un fichier Google Sheet d’ouvert :

• cliquer sur Fichiers / Email / Envoyer par e-mail en pièce jointe,
• dans la fenêtre flottante qui s’affiche, inscrire l’adresse électronique du destinataire,
• indiquer l’objet qui reprend généralement le titre de la feuille de calcul,
• inscrire dans Message, le texte que vous désirez,
• cliquez sur PDF situé en bas à gauche et sélectionner Microsoft Excel,
• il ne reste plus qu’a cliqué sur Envoyer.

Vous pouvez recevoir une copie de l’email et les formats PDF et Feuille de calcul OpenOffice sont aussi proposés pour l’envoie. 

Que pensez-vous de l’utilisation du transfert de données entre Microsoft Excel et Google Shhets ? Effectuez-vous souvent ce type de conversion ?