Travailler sur des fichiers Microsoft Office avec un Chromebook

Sommaire

• Tout n’est qu’une histoire de compatibilité
• Google ne scanne pas les documents des entreprises
• Le module Office intégré dans Chrome OS
• Travailler sur des fichiers Microsoft Office avec un Chromebook

Utiliser un Chromebook a bien des avantages. La première concerne bien sûr la simplicité d’emploi. La seconde est la sécurité assurée par Chrome OS. Et l’une des fonctions que beaucoup d’utilisateurs oublient est la possibilité de travailler sur des fichiers Microsoft Office avec un Chromebook. Cela s’effectue sans aucun ajout d’une extension qui pourtant existe, pour ceux n’utilisant pas ce type d’ordinateur. Celle-ci est déjà installée par défaut dans Chrome OS et je trouve cela magique. On regarde dans le détail ce qu’elle permet et l’on explique comment l’employer. 

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Tout n’est qu’une histoire de compatibilité

Microsoft Office a été développé et est proposé par la firme Microsoft. Il s’agit d’une suite bureautique fonctionnant de manière générale sur tous les types de plateformes, qu’elles soient fixes ou mobiles. Ce produit contient les applications suivantes :

•  Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook. Concernant Access et Publisher, ils sont accessibles suivant les suites choisies. 

Il existe bien sûr une version web application, à l’image de ce que propose Google avec ces produits Google Docs. Pour finir sachez que Microsoft Office a été présenté la première fois en novembre 1990 et que la dernière version date de 2021. Le succès de cette suite bureautique est du à sa transversalité qui s’opère à travers tous les produits qu’elle contient. Ainsi, il est possible de lier un fichier texte à un tableur tout en assurant une gestion de ces documents via Outlook. Cette interdépendance permet par conséquent de voir tous ces outils travailler de façon transparente et sans que l’utilisateur cherche à comprendre le mécanisme. On retrouve ces interconnexions de données dans les outils Google Docs. À l’inverse de ceux de Microsoft, ils n’existent qu’en mode web application, n’astreignant pas l’utilisateur à de longues et couteuses mises à jour. 

Google ne scanne pas les documents des entreprises

Puisque nous parlons des produits d’édition en ligne de Google, il faut savoir que la firme de Mountain View, ne s’autorise pas à scanner le contenu des documents dès lors qu’il s’agit de ceux d’une entreprise ou société ayant pris un abonnement à Google Workspace. À l’inverse, le particulier employant ces outils par le biais d’un compte Google, sera assujetti à la publicité  puisque ces fichiers auront été auparavant scannés. J’ai pendant de nombreuses années employé un compte gratuit avant de passer à Google One. Durant toute cette période, par le biais des filtres que propose Gmail, je n’ai jamais été ennuyé par des publicités agressives. Même aujourd’hui à travers cet abonnement, je ne rencontre jamais d’informations publicitaires venant s’afficher autant dans Gmail que les autres produits de Google. 

Le module Office intégré dans Chrome OS

Comme je l’ai indiqué précédemment, le module de lecture et de modification des documents Microsoft Office est intégré directement dans Chrome OS. Nul besoin d’installer une extension comme il est proposé sur le Chrome Web Store, pour que cela fonctionne. À partir de là, il suffit de cliquer sur un document Office, reconnaissable à l’icône qui l’accompagne, pour qu’il soit ouvert.

Une information est à considérer lors de l’ouverture des fichiers Microsoft Office. Votre fichier doit être enregistré sous l’un de ces types de fichiers : .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx. De plus, il ne doit pas être corrompu, protégé par un mot de passe ou supérieur aux limites de taille de fichier de Google Drive.

Lors de la première utilisation de cet outil, plus exactement du module Office intégré dans Chrome OS, une fenêtre (voir ci-dessous) s’affiche. Il suffit de cliquer sur Ok pour que le document affiche. 

Lors de l’ouverture de certains documents, un message d’erreur (voir ci-dessous) peut s’afficher. À vous de prendre contact avec le rédacteur, pour lui demander un document enregistré à un format plus récent.  

La barre d’outils n’est pas aussi importante que celle des produits de Microsoft Office, mais elle permet d’effectuer la majorité des modifications. 

Le partage du document est bien sûr possible, permettant ainsi un travail collaboratif. Il vous faudra dans cette option, enregistrer le document au format Google Docs, comme l’indique cette information. (voir ci-dessous). 

Pour pouvoir utiliser les outils que propose Google Docs, une petite subtilité existe. Après avoir ouvert le document Office, cliquer sur le logo W en haut à droite (voir ci-dessous).

Le document fermé vous revenez automatiquement à l’index Google Docs de tous les documents. Il vous suffit d’ouvrir ce dernier pour voir la barre d’outils plus complète. Elle va en effet correspondre à la suite de la firme de Mountain View. La seule information supplémentaire est qu’un logo bleu (voir ci-dessous) vient s’afficher, indiquant par là-même les propriétés de ce fichier.

Les modifications effectuées, il vous suffira de cliquer sur Fichiers / Télécharger / Microsoft Word (.docx) pour exporter le document au format Microsoft Office. 

Travailler sur des fichiers Microsoft Office avec un Chromebook

Ces quelques informations sur l’emploi de fichiers Microsoft Office sur un Chromebook, Chromebox ou Chromebase, montre à quel point Chrome OS est complétement polyvalent vis-à-vis d’autres outils. Nul besoin d’un abonnement à une suite de logiciels. Nul besoin de mises à jour couteuses. Par l’achat simplement d’un Chromebook, on accède à des documents sans aucun frein. Et je rappelle que pendant toute la durée et même après des mises à jour de sécurité de Chrome OS, il sera possible d’ouvrir ce type de documents. Il n’y aura aucun ralentissement, aucune crainte de voir ses documents perdus à jamais. C’est cela le mantra de Chrome OS : la sérénité de l’utilisateur dans l’emploi de son ordinateur.