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17 mars 2021 par

Savoir créer et gérer les signatures dans Gmail

Que vous soyez un particulier ou travaillant dans une entreprise, apposer une signature en bas de chaque courrier électronique vous permet d’être authentifié, mais surtout apporte caution au texte.  Aujourd’hui de manière générale on communique via des courriers électroniques. On n’y appose plus en bas un paraphe, mais plutôt son nom qui pourra être validé par une signature électronique dans certains cas d’échanges de documents. Nous allons donc voir comment créer et gérer les signatures dans Gmail.

Au début la main a été utilisée

De tout temps et alors même que l’homme ne savait pas encore aligner des caractères, il se servait de l’empreinte de sa main pour signifier son passage, comme de délimiter son espace, par rapport à d’autres tribus. Cela était l’égal d’une signature puisqu’il ratifiait son territoire. Après avoir créé un langage écrit, il a validé son autorité par sa signature qu’il apposait à travers un sceau porté dans la pierre ou plus tard dans la cire. 

Savoir créer et gérer les signatures dans Gmail
Marques valant signatures dans des actes paroissiaux de Penmarc’h

Chaque signature qu’elle soit manuscrite ou électronique est d’une certaine manière unique. Il y en a des célèbres comme par exemple celle de Steve Jobs ou encore celle du dessinateur Franquin.

Qu’il s’agisse d’accord entre deux entreprises, de pacte célèbre comme celui de non-agression entre l’Allemagne et la Russie signé en 1939, de traité comme celui de Paris suite à la seconde guerre mondiale, à chaque fois, cela est entériné par des signatures qui viennent clôturer un mariage, une entente ou simplement la fin d’une conférence. 

Savoir créer et gérer les signatures dans Gmail
Le 23 août 1939, Molotov pour l’Union soviétique et Ribbentrop pour l’Allemagne nazie signaient le pacte germano-soviétique de non-agression

Savoir créer et gérer les signatures dans Gmail

Depuis l’utilisation de logiciel client ou de web application permettant la réception et l’émission de courrier électronique, la signature ne peut-être que binaire, donc faite de 0 et de 1. Nous allons voir que nous pouvons y apporter sa patte personnelle.

Comme toujours, je rappelle que nous considérons que vous avez pour toutes les opérations que vous allez effectuer : 

  • ouvert une session de votre compte Google avec votre Chromebook, 
  • vous avez une connexion à l’Internet,
  • que vous n’utilisez pas la navigation privée,
  • que vous avez ouvert la web application Gmail.

Créer sa signature

Pour créer sa signature électronique, effectuez les opérations suivantes :

  • dans la fenêtre Gmail, cliquez en haut à droite sur l’icône en forme de roue dentée appelé aussi Paramètres,
  • cliquez sur Voir tous les paramètres,
  • dans la nouvelle fenêtre, choisir l’onglet Général et descendre jusqu’à Signature,
  • cliquez sur Créer et indiquez un nom. Attention ce n’est pas votre signature, mais simplement le nom de celle-ci,
  • dans la fenêtre qui s’affiche en face de son nom, rentrez le texte que vous désirez.

Comme on le remarque dans l’image ci-dessous, vous avez un éditeur de texte, permettant de choisir la police, sa forme, mais aussi insérer une url comme une photographie. À ce sujet, choisissez une photographie ou un dessin libre de droit et dont le poids ne dépasse pas les 20 Ko. 

Pour enregistrer la signature, il vous faudra cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications situé en bas de page. 

Vous allez pouvoir créer autant de signature que vous voulez, il vous suffit à chaque fois de lui donner un nom différent. Si vous utilisez plusieurs adresses électroniques, vous pourrez allouer à chacune d’elle une signature spécifique. Pour insérer dans les nouveaux  emails comme les réponses/transferts une signature, il vous suffira de choisir parmi celles que vous avez créé.

Pour ajouter une signature à un email que vous n’aviez pas paramétré il suffit lors de la rédaction d’un courrier de cliquer sur le stylo plume en bas de la fenêtre de rédaction. 

Savoir créer et gérer les signatures dans Gmail

Comme je l’indiquais chaque signature est unique et reflète généralement la personnalité de la personne qui a composé celle-ci. Il ne faut pas abuser comme je vois trop souvent de signature longue comme le bras, elle ressemble plus à un Cv qu’autre chose. Il ne faut pas surcharger avec une photographie ou un dessin dont le poids est excessif et ralentis par la même le téléchargement.

Que vous l’utilisiez en tant que particulier ou professionnel, vous ne savez pas parfois qui va la lire, les blagues Carambar, sexistes et autres sont à proscrire. L’utilisation de dessin fait avec les codes Ascii pour des représentations de papillons, personnages et autres lutins n’est pas conseillé. Communiquez le minimum d’informations comme le numéro de Gsm, votre nom et prénom et le nom de la société pour lequel vous travaillez si vous êtes un professionnel et s’il existe  le lien du site web.  Au niveau photo, vous pourrez y ajouter un photomaton vous concernant. Cela  suffit largement. Une signature électronique sobre attirera plus l’œil qu’un fouillis de caractères avec gif animés et autres dessins. 

Utilisez-vous une signature électronique que vous avez créé vous-même ou considérez-vous que vos correspondants en savent déjà assez de vous ?


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