Chrome OS permet depuis peu de numériser des documents et il ouvre la possibilité d’effectuer une numérisation multipages. Encore faut-il avoir préparé en amont les documents en les organisant, comme de pouvoir ensuite stocker autant les documents papiers que numérique. Nous allons donc voir comment créer son archive personnelle de ses documents en les numérisant en utilisant bien sûr les outils de Google.
Numériser s’est savoir faire un tri
Tous les jours, nous recevons des documents joints aux courriers électroniques. Cela concerne autant le dernier relevé bancaire comme celui de l’Assurance Maladie vous présentant vos derniers remboursement médicaux. Si vous utilisez Gmail, ils seront toujours disponibles, mais surtout ils ne s’effaceront pas, à moins bien sûr de fermer votre compte Google. Je conseille toujours de les sauvegarder dans Google Drive et dans un répertoire unique. Nul besoin de créer un dossier, lui-même dans un dossier qui sera enfin dans un autre dossier. Bref, beaucoup de dossier, alors qu’il suffit d’inscrire un tag pour chaque fichier pour le retrouver ensuite via le moteur de recherche de Google Drive. C’est ce que j’appelle le concept du rangement en vrac et qui a fait selon moi ses preuves.
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Nous avons maintenant les documents papiers que des organismes bancaires, sociaux ou autres peuvent nous envoyer. Ils sont tout aussi importants que les premiers, mais il va falloir les numériser. Auparavant, il faut effectuer un tri par catégorie avec, par exemple, banque, assurance maladie, divers. Pour chaque pile, l’ordre d’arrivée sera le plus ancien en premier et le plus jeune en dessous en se référant à la date portée sur le document. Si vous avez plusieurs organismes bancaires, il vous faudra faire des piles distinctes. La pile Divers pourra concerner les factures d’entretien du véhicule, les travaux effectué dans l’habitation par un artisan ou simplement des achats.
Toutes ces opérations doivent s’effectuer dans une pièce claire, fenêtres fermées et sans qu’il y est un quelconque verre avec du liquide sur la table ou vous allez effectuer le tri. C’est peut-être l’occasion soit d’écouter FIP ou mieux le dernier podcast du Ckb Show à partir soit de votre Chromebook ou sur votre Chromecast Google TV.
Une date comme nom de fichier
Le tri étant fait, il s’agit maintenant de numériser les documents. Je ne m’intéresserais pas aujourd’hui aux outils que propose Chrome OS et utilisable avec un Chromebook, ni du modèle de scanner à utiliser. Nicolas a ici même présenté tous les outils permettant une telle opération. Ce qui m’intéresse est la manière dont vont être nommé ces documents et quelles actions il faudra effectuer concernant les tags, permettant je rappelle les retrouver ultérieurement.
Tout d’abord, tous les documents numérisés auront la date du document papier. Ainsi, un courrier portant la date du 21 avril 2020 se verra nommé 20200421. On porte l’unité de temps avec tout d’abord l’année sur quatre chiffres, le mois sur deux et le jour sur deux. Bien sûr, cette suite de chiffre vient se placer avant le point suivi du nom de l’extension. Il peut avoir deux documents portant le même nom puisque ayant la même date. On va les différencier en ajoutant un underscore _ suivi d’une lettre. Ainsi on pourra avoir 20200421_a, 20200421_b, etc…..
Tous les fichiers numérisés seront bien sûr stockés sur le Google Drive de votre compte Google. Il ne peut pas en être autrement. En effet, votre Chromebook ne stockera aucun document et il ne s’agira pas d’enregistrer les fichiers sur une clé Usb ou même un disque dur externe. On comprendra facilement que tout support externe peut devenir inaccessible autant en lecture qu’en écriture.
Je tag, tu tag, il tag, …
L’espace où sera inscrit le ou les tags d’un fichier dans Google Drive s’appelle plus précisément Description. Pour effectuer l’opération, il suffit après le transfert de cliquer sur celui-ci et dans la partie droite de Google Drive des informations supplémentaires s’affichent. Dans la partie Détails / Ajouter une description, vous allez pouvoir porter les initiales de l’établissement bancaire, par exemple, plus une information succincte sur le contenu. À partir de maintenant si vous rappeler le fichier via le moteur de recherche en portant quelques-unes des informations enregistrées, votre document s’affichera.
Conservation des documents papiers
Même si cela peut sembler étonnant, mais je vous conseille de conserver vos documents papiers pour une période de dix ans maximum. Pour cela, vous pouvez avoir une cave, un débarras ou vous les stockerez. De préférence dans des boites de rangement hermétiques, ne permettant pas ainsi aux rongeurs de venir se “gaver” de cellulose. À vous ensuite de prévoir une alerte dans Google Agenda, permettant de vous rappeler de vider les rangements en questions et bruler le contenu. En effet, ces informations peuvent toujours même dix ans après apporter des indications à des malfaisants amenés à faire les poubelles.
Pour ce qui concerne tous les documents officiels comme le passeport, carte Vital et autres, je ne peux que vous conseiller après les avoir scannés de les ranger dans un espace facilement accessible de votre part quand vous en aurez besoin.
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Créer son archive personnelle de ses documents en les numérisant
Ces quelques informations doivent vous permettre je l’espère de préparer comme de stocker au mieux vos documents numérisés. Tous ces principes que je viens d’énoncer, je me les applique depuis de nombreuses années et jusqu’à présent cela m’a bien servi.
Numérisez-vous vos documents et comment effectuez-vous ce type d’opération ?
