Une semaine où un certain Boris J. se fait chahuter en compagnie de Google

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On vous parle d’abord de Gmail

C’est fait ! La rentrée scolaire 2019 vient de commencer pour les collégiens, lycéens et bien d’autres encore. Dans quelques semaines, ce sera le tour des étudiants qui iront dans les facultés et autres lieux d’enseignement supérieur. La belle époque ! Une période charnière pour certains mais pouvant influencer leurs lendemain.
Une période où cahier de texte, livres scolaires mais aussi différents accessoires viendront grossir aussi bien le cartable, le sac à dos ou la sacoche. Une période où à la différence d’hier l’ordinateur peut s’y glisser permettant ainsi de prendre des notes sur un cours et autres informations. Une période où le Chromebook de plus en plus présent, permet d’utiliser Gmail, pour ne serait-ce que transmettre à l’enseignant le devoir demandé.
Voyons ensemble les différents paramètres et astuces qui vont vous permettre d’utiliser au mieux cette application pouvant être je le rappelle utilisée hors ligne. 

Utiliser au mieux Gmail 

Pour utiliser au mieux Gmail, il s’agit de le paramètrer dès sa première utilisation, afin de ne pas dire demain “Ah zut, j’aurais du le faire” ou “Mais comment je fais…. ?”. Qu’il s’agisse de définir sa signature ou simplement les notifications, il s’agit pour vous de travailler plus en amont par la préparation par exemple d’une signature généraliste pour l’ensemble de vos correspondants et une signature particulière par exemple pour tel ou tel enseignant.
Concernant justement les signatures, pensez à faire simple, lisible et compréhensible pour tous. Les jeux de mots ou dessin en code hexadécimal risquent de ne pas être compris de tous. Pensez que votre correspondant lira peut-être votre email sur un smartphone. A l’inverse d’un écran d’ordinateur quelque soit sa taille, celui du smartphone peut rendre votre signature soit illisible ou simplement lui faire occuper tout l’écran, pouvant rendre le contenu de l’email illisible. Effectuez une lecture avant de valider votre signature sur un smartphone.
Voici quelques paramètrages à effectuer. 

Gmail de Google

Définir votre signature Gmail 

  1. Cliquez sur Paramètres Paramètres.
  2. Dans l’onglet Général, faites défiler la page jusqu’à la section Signature, puis créez votre signature.
  3. (Facultatif) À l’aide de la barre de mise en forme, définissez la couleur et le style du texte, et insérez des liens ou une image.
  4. Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Choisir la période de rappel d’un message que vous avez envoyé 

Envoyer un e-mail : au bas de la fenêtre « Nouveau message », cliquez sur Envoyer.

Annuler l’envoi : après avoir envoyé un e-mail, en bas à gauche, cliquez sur Annuler.

Modifier le délai d’annulation de l’envoi :

  1. Cliquez sur Paramètres Paramètres.
  2. Dans l’onglet « Général », faites défiler la page jusqu’à la section « Annuler l’envoi », puis choisissez un délai.
  3. Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Configurer les notifications par email 

  1. En haut à droite, cliquez sur Paramètres Paramètres.
  2. Faites défiler la page jusqu’à la section « Notifications de bureau ».
  3. Cliquez sur Cliquez ici pour activer l’affichage des notifications de bureau pour <votre organisation>.
  4. Sélectionnez Notifications de nouveaux messages activées ou Notifications des messages importants activées.
  5. Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Supprimer ou archiver les emails dont vous n’avez pas besoin 

En cliquant sur Archiver , vous pouvez retirer de votre boîte de réception les messages que vous n’utilisez pas actuellement, mais dont vous aurez peut-être besoin ultérieurement. L’archivage retire les e-mails de votre boîte de réception. Vous pourrez les consulter ultérieurement dans la section Tous les messages ou via la recherche Gmail.

L’icône Supprimer permet de placer les messages dont vous n’avez plus besoin dans la corbeille. Les e-mails supprimés sont déplacés dans le libellé Corbeille et supprimés définitivement au bout de 30 jours.

Remarque : Si les sections Tous les messages ou Corbeille ne s’affichent pas, faites défiler la page jusqu’au bas de la barre latérale de gauche, puis cliquez sur Plus.

Rechercher et enregistrer des pîèces jointes 

  1. Ouvrez un e-mail contenant une pièce jointe.
  2. Placez le curseur sur la pièce jointe.
  3. Choisissez l’une des options suivantes :
    • Cliquez sur Télécharger pour enregistrer la pièce jointe sur votre appareil.
    • Cliquez sur Enregistrer dans Drive pour l’enregistrer dans Drive.

Rechercher des emails à l’aide de la recherche avancée 

En haut de votre boîte de réception, recherchez un ou plusieurs mots clés qui apparaissent dans l’e-mail, que ce soit dans l’objet, le corps du message ou das le nom de l’expéditeur. 

Si vous souhaitez effectuer une recherche plus spécifique, cliquez sur la flèche vers le bas pour utiliser la recherche avancée.

Exemple : Vous pouvez effectuer une recherche en définissant les éléments suivants :

  • les expéditeurs (par exemple De : sam@entreprise.fr),
  • les plages de dates (par exemple after:2019/3/29 before:2019/4/5 pour rechercher, les messages envoyés ou reçus entre le 29/03/2019 et le 05/04/2019),
  • les mots clés (par exemple confidentiel),
  • les attributs de message, tels que les pièces jointes (par exemple has:attachment pour rechercher les e-mails comportant des pièces jointes.  (informations extraites de cette page.).
Gmail et protection Google

Personnaliser Gmail pour le rendre plus pratique mais aussi être à votre image

Vous utilisez Gmail mais vous avez envie qu’il sorte un peu de l’ordinaire. Je rappelle d’abord que vous pouvez en cliquant sur la roue dentée et Thèmes, sélectionner celui de votre choix. Attention, si vous choississez une photo avec au milieu de celle-ci un arbre, un avion, une voiture, seuls les bords latéraux et le haut de la photographie apparaitront. Je vous conseille de faire simple et sans couleurs fluos. Vous risquez au bout d’un certain temps d’avoir mal au yeux, surtout si vous utilisez Hangouts se trouvant dans Gmail. Mais il ne vous est pas interdit de simplifier à l’extrème l’application dans sa présentation. De même il existe une manière d’utiliser le mode confidentiel de Gmail. Voici quelques effets de personnalisation permettant de mieux travailler avec cette application.

Configurer les paramètres d’absence lors d’un cours ou autre 

  1. Dans Gmail, en haut à droite, cliquez sur Paramètres Paramètres.
  2. Faites défiler la page jusqu’à la section Réponse automatique, puis sélectionnez Réponse automatique activée ou Réponse automatique désactivée.
  3. Si vous avez activé la réponse automatique, saisissez les dates ou heures de votre absence, puis ajoutez un message. Indiquez ensuite les utilisateurs à qui cette réponse doit être envoyée.
  4. Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Personnaliser l’envoi des emails 

Archiver automatiquement les e-mails après leur envoi :

  1. Ouvrez Gmail, puis cliquez sur Paramètres Paramètres.
  2. Faites défiler la page jusqu’à la section Envoyer et archiver, puis sélectionnez l’option Afficher le bouton « Envoyer et archiver » dans la réponse.
  3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
  4. Ouvrez un e-mail auquel vous souhaitez répondre, puis cliquez sur Répondre.
  5. Rédigez votre message, puis cliquez sur Envoyer + .

Planifier l’horaire d’envoi d’un e-mail :

Remarque : Vous pouvez programmer jusqu’à 100 e-mails.

  1. Ouvrez Gmail, cliquez sur Nouveau message, puis saisissez votre message.
  2. À côté de l’option Envoyer, cliquez sur la flèche vers le bas Programmer l’envoi.
  3. Sélectionnez une date et une heure par défaut, ou choisissez-les par vous-même.

Activer Gmail hors connexion :

Lisez et recherchez les messages Gmail, et répondez-y lorsque vous n’êtes pas connecté à Internet. Vos messages seront envoyés lorsque vous serez de nouveau en ligne.

  1. Cliquez sur Paramètres Paramètres.
  2. Dans l’onglet « Hors connexion », cochez l’option Activer la messagerie hors connexion.
  3. (Facultatif) À côté de Paramètres de synchronisation, choisissez la durée en jours pendant laquelle vous souhaitez stocker vos e-mails hors connexion. Vous pouvez également choisir de télécharger des pièces jointes.
  4. Indiquez si vous souhaitez conserver les données hors connexion sur votre appareil ou les supprimer.
  5. Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Avoir différentes signatures et modèles d’emails par le biais de réponses standardisées :

Vous en avez assez de répondre toujours aux mêmes questions par e-mail ? Il vous suffit de rédiger une fois pour toutes votre réponse et d’enregistrer le message en tant que modèle. Vous pourrez ensuite ouvrir le modèle et réutiliser le message en seulement quelques clics.

  1. Dans Gmail, cliquez sur Nouveau message.
  2. Dans la fenêtre Nouveau message, saisissez votre signature et mettez-la en forme.
  3. Cliquez sur Plus Réponses standardisées Enregistrer en tant que modèle Enregistrer nouveau modèle.
  4. Attribuez un nom à la signature enregistrée sous forme de réponse standardisée, puis cliquez sur Enregistrer.
  5. Poursuivez la rédaction de votre message et envoyez-le, ou fermez la fenêtre Nouveau message pour enregistrer la signature et l’utiliser dans d’autres messages.

Activer le suivi et ajouter des marqueurs d’importance pour signaler les emails importants :

Activer le suivi des e-mails importants :

Dans Gmail, cliquez sur l’icône de suivi à côté d’un e-mail dans votre boîte de réception ou dans une conversation. Pour afficher tous vos e-mails suivis, cliquez sur Messages suivis dans la barre latérale gauche.

Ajouter d’autres couleurs d’icônes de suivi :

  1. Cliquez sur Paramètres Paramètres.
  2. Faites défiler la page jusqu’à la section Icônes de suivi personnalisées.
  3. Faites passer les icônes de Non utilisées à Utilisées, ou inversement.
  4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Utiliser des marqueurs d’importance :

Cliquez sur Important à côté d’un e-mail dans votre boîte de réception pour marquer un message comme important.

Pour retrouver tous vos e-mails importants, cliquez sur Important dans la barre latérale gauche. (informations extraites de cette page.)

Google email Gmail travel

Autres possibilités avec Gmail

Gmail est un produit pouvant être modifié jusqu’à une certaine mesure autant dans sa présentation comme nous venons de le voir que dans la manière d’apporter des facilités dans le travail quotidien. Intéressons-nous maintenant dans ces petits plus pouvant autant vous protéger contre des attaques de malfaisants comme de recevoir des notifications Gmail dans la fenêtre de la barre d’état de votre Chromebook.

L’application “Alerte mot de passe » vous aide à vous protéger des attaques de phishing. Développée par la firme Google, aucune information n’est envoyée à un tiers, simplement à la société de Mountain View, si vous l’avez indiqué. Pour recevoir les notifications Gmail dans la fenêtre barre d’êtat, vous permettant ainsi de sélectionner en partie votre temps de lecture des email, voici une manipulation à effectuer vous faisant gagner du temps à n’en pas douter.
Je rappelle que la fenêtre de la barre d’êtat est celle qui apparait quand vous cliquez dans la barre d’état en bas à droite de votre écran et indiquant principalement l’unité de mesure secondaire du temps (heure), l’intensité du signal si vous utilisez l’ensemble de protocoles de communication sans fil (Wifi) ainsi que le nombre de notification non lues.

Utiliser plusieurs boites de réception :

Vous pouvez avoir une adresse email distribuée par votre établissement d’enseignement, mais aussi celle que vos parents vous ont attribuée comme celle que vous utilisez pour des discussions entre ami(e)s. Vous pouvez y accéder via Gmail. Manipulations à effectuer : 

Activer plusieurs boîtes de réception :

  1. Cliquez sur Paramètres Paramètres.
  2. En haut de la page, cliquez sur Paramètres avancés.
  3. À côté de « Plusieurs boîtes de réception », cliquez sur Activer.

Créer et personnaliser les boîtes de réception :

  1. Cliquez sur Paramètres Paramètres.
  2. En haut de l’écran, cliquez sur Plusieurs boîtes de réception.
  3. Sous « Requête de recherche », appliquez un filtre à votre boîte de réception. Exemple :
    • Pour créer une boîte de réception à partir d’un libellé existant, saisissez label:nom du libellé.
    • Pour créer une boîte de réception basée sur un expéditeur, saisissez from:adresse e-mail de la personne. Ajoutez plusieurs expéditeurs en saisissant from:adresse e-mail de la personne OR autre adresse e-mail.
    • Pour créer une boîte de réception pour les e-mails envoyés à l’un de vos autres comptes, saisissez « to:votre adresse e-mail ».
      Remarque : Avant de pouvoir créer des boîtes de réception affichant les messages de différents comptes, vous devez configurer Gmail de manière à autoriser l’envoi d’e-mails depuis une autre adresse ou un autre alias.
      Afficher les opérateurs de recherche compatibles avec Gmail
  4. Sous « Titre de panneau », attribuez un nom à chaque boîte de réception.
  5. Dans la section « Positionnement des volets supplémentaires », sélectionnez l’endroit où vous souhaitez que les boîtes de réception supplémentaires s’affichent (à droite, au-dessus ou au-dessous de la boîte de réception principale).
  6. Cliquez sur Enregistrer les modifications.(informations extraites de cette page.)

Vous avez donc plusieurs adresses emails, mais vous désirez en avoir une qui soit prioritaire. Voici les manipulations à effectuer pour qu’elle soit mise en avant.

Laissez Gmail trier et hiérarchiser vos e-mails par catégories, telles que « Importants » et « Non lus ».

Pour activer la boîte de réception Prioritaire :Passez la souris sur Boîte de réception.Cliquez sur la flèche vers le bas , puis sélectionnez Prioritaire.

Par défaut, la boîte de réception Prioritaire sépare les messages importants en trois sections : « Importants et non lus », « Messages suivis » et « Autres messages ».

Pour masquer les e-mails d’une section :Cliquez sur la flèche vers le haut à côté du titre de la section. Cliquez à nouveau sur la flèche pour afficher les e-mails.  (informations extraites de cette page.)

Séparer les messages importants des autres e-mails grâce à la boîte de réception prioritaire

Avec ces quelques conseils vous pouvez utiliser de manière sereine Gmail. Il sera, j’ai envie de dire, à vos ordres et vous permettra ainsi de vous focaliser autant sur vos cours que les TD à préparer. Il y a bien de la part de Google une réelle volonté de vous faciliter vos taches répétitives et journalières avec Gmail. Un tel processus peut bien sûr s’appliquer dans le monde professionnel, permettant à l’utilisateur pro de se focaliser au plus près de son activité technique. 

Le résumé de la semaine

Un résumé aux petits oignons, comme d’habitude avec …..

Le lundi il y a ravioli, pardi !

Le mardi tout est permis

Le mercredi ce n’est pas encore Jeudi

Le jeudi c’est le jeudi

Le vendredi, la semaine est presque finie

La musique du moment

Voilà c’est fini. Passez un bon week-end et n’oubliez pas….. à la semaine prochaine.

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