Chacun de nous c’est vu à un moment de sa vie, comme chef d’entreprise. En regardant les dirigeants de multinationale on a été amené à se dire “Et pourquoi pas moi ?”. C’est vrai qu’en les voyant l’été sur un immense yacht et l’hiver sur les pistes enneigées d’une station de ski de renom, on a pu avoir envie d’être comme eux. N’oublions pas que la société qu’ils dirigent peut avoir commencé dans un garage comme Apple ou un cabanon comme Hewlett Packard. Il y a heureusement des millions d’entreprises qui sont nées dans un espace autre que ceux que je viens de citer.
Vous avez créé un produit, eu une idée sur une meilleure gestion d’une machine et vous voulez rentabiliser le concept. Vous devez franchir le pas et devenir patron et vous vous voyez déjà dirigeant d’une grande entreprise. Et là, vous vous dites « voici les outils Google dont j’ai besoin pour monter ma petite entreprise« . Qui à n’en pas douter deviendra grande, et vous fera devenir très riche.
Avec quoi créer son entreprise ?
Aujourd’hui, pour la création d’une entreprise et permettre qu’elle fonctionne, il faut réfléchir aux services dont vous allez avoir besoin pour la gérer et ainsi la faire prospérer. Il faut comprendre que les outils informatiques qui seront employés doivent être interopérables. Cet adjectif désigne autant un produit qu’un système dont les interfaces sont identiques et pouvant communiquer entre eux. De plus, ils doivent pouvoir être utilisés sans restriction d’accès ou de mise en œuvre. Justement cette unification de service, la firme de Mountain View la propose par le biais de son produit Google Workspace. A la différence d’un compte Google et donc non payant, la société s’engage à ne pas scanner le contenu des fichiers pour ensuite proposer des publicités.
Un certain nombre d’applications
Suivant le nombre d’employés au sein de la nouvelle entreprise, on peut choisir l’un des trois forfaits ci-dessus. Si vous êtes une startup comme on appelle les nouvelles sociétés, soyez modeste, pas la peine de “péter” votre budget en prenant le forfait le plus cher. Surtout si vous débutez seul.
Dans ce packaging de service, Google propose un certain nombre de produits ou applications. Cela concerne autant la communication comme Gmail ou Google Meet, la gestion avec Google Calendar ou Google Sheet, la rédaction avec Google Docs, les rappels de tâches avec Google Keep.
Toutes les applications ne sont pas utilisables en même temps, et pour certaines elles le seront de manière ponctuelle.
Et Google Drive ?
L’entreprise étant créée, elle ne peut que progresser qu’à partir du moment où elle va pouvoir stocker tous ces documents internes et autres dans un même espace. Ceci dans le but de pouvoir les retrouver demain ou dans dix ans de manière rapide, tout en étant sûr qu’ils seront protégés autant de la destruction que du vol.
C’est donc volontairement que je n’ai pas abordé jusqu’à présent Google Drive. Il est pourtant l’axe central de toute entreprise à partir du moment où elle utilise les produits de Google. C’est le hub qui va dispatcher à tous les outils les documents demandés. Cela concerne un fichier texte, une feuille de calcul ou simplement un fichier au format PDF. Ce stockage accessible à tout instant permet également de partager les documents de manière collective ou individuelle.
Vive la fibre optique et le chiffrement
On oublie donc les NAS et autres structures informatiques qui peuvent grever le budget d’une nouvelle entreprise dans le but de stocker les données. Google fait cela très bien, pourquoi s’obliger à réinventer la roue et surtout faire moins bien que les techniciens de cette société ? De plus, la majorité de l’hexagone est couverte par la fibre, pourquoi se priver de ce type de transport de données ? Si on est un peu parano, n’oublions pas que celles-ci sont chiffrées entre l’ordinateur et les serveurs de Google. Mais nous aurons l’occasion d’en reparler plus loin.
On pourra m’avancer que certaines entreprises petites ou grandes, traitent des fichiers de plusieurs téraoctets. J’entend bien cette possibilité, il suffit dans ce cas en utilisant le transport des données par la fibre, de stocker les fichiers en question de manière temporaire sur un disque dur externe. Ensuite, chaque nuit renvoyer de manière automatique les fichiers en question sur le système de stockage de Google Drive. Si hier, cela aurait pris plusieurs jours et même semaines, aujourd’hui la fibre permet le transfert en quelques minutes.
Partage et mode hors connexion
J’indiquais que l’application web Google Drive est le hub de l’entreprise. Et cela est vrai à tout point de vue. Il permet en effet de sélectionner un certain nombre de fichiers qui seront utilisables autant en partage collaboratif qu’en mode hors ligne.
On entend par partage collaboratif, une accessibilité à un document qui sera partagé par son créateur à une ou plusieurs personnes. A partir de là, le document pourra être modifié mais également annoté. Toutes les personnes verront en même temps les informations portées.
Le mode hors connexion
Le mode hors ligne est le moment ou il n’est pas possible d’accéder à l’Internet avec son ordinateur et donc d’utiliser les documents se trouvant sur le Google Drive. Pourtant, il est possible de travailler dessus, à partir du moment ou on a anticipé l’absence d’accès.
Pour bien me faire comprendre je vais prendre un exemple simple. Jeune chef d’entreprise, j’ai besoin d’aller présenter le produit que j’ai conçu à un investisseur. Ce dernier n’est ni sur un yacht, ni à siroter un rhum chaud aux bas d’une piste de ski, mais simplement à habiter en plein milieu du Morvan. Vivant comme un ermite, il a banni la couverture GSM ainsi que l’accès à l’Internet. En prévision, à partir de Google Drive, j’ai sélectionné un certain nombre de documents et indiqué Disponible hors connexion. Automatiquement les fichiers sont copiés sur l’ordinateur. Lors de la présentation, l’investisseur a fait modifier tel ou tel point dans le contrat. Au retour dans les locaux de l’entreprise, les fichiers annotés seront renvoyés vers Google Drive sans aucune action de ma part.
Des outils simples d’emploi
Ce que je viens de décrire, peut sembler pour un certain nombre de personnes, tout à fait normal et je dirais ordinaire. Et pourtant, ils sont combien celles et ceux qui se considèrent comme des billes devant un outil informatique. Ils ne sont pas obligatoirement âgés, bien au contraire. Car les seuls outils qu’ils ont employées jusqu’à présent c’est généralement un smartphone, un ordinateur un peu archaïque avec des opérations mal comprises et surtout demandant un investissement important tant lors de l’achat que pour pouvoir les utiliser pleinement.
Même si vous êtes nouvel entrepreneur, il n’est pas dit que vous maîtrisez au mieux autant l’outil informatique comme tous les services que je viens de citer. Se tourner vers ceux de Google, permet d’avoir l’assurance d’un fonctionnement qui sera toujours optimal, ne demandant pas un investissement important, mais surtout qui permettra de se focaliser sur le produit que l’on a créé et de le faire connaître.
Acer Chromebook Vero CBV514-1H 14
Modèle du processeur : Intel Core i3 Capacité de stockage: 128Go Taille de l’écran (pouces): 14″ RAM installée: 8Go
Quel ordinateur choisir ?
Maintenant que l’on a choisi le service qui va nous permettre de gérer et de faire prospérer l’entreprise, intéressons-nous aux outils d’emploi de ceux-ci. Je veux bien sûr parler des ordinateurs et de tout ce qui va autour. Il n’y a qu’un seul produit que je ne peux que vous conseiller : c’est l’ordinateur qui fonctionne nativement sous Chrome OS. Cela pourra autant être un Chromebook si vous vous déplacez, une Chromebox, si vous avez besoin d’un ordinateur de bureau, ou d’une Chromebase. Pour ces trois outils informatiques, le système d’exploitation va effectuer pour vous certaines opérations. J’entend par là des fonctions de protection de vos appareils ainsi qu’une réelle sauvegarde de vos données.
Bien protégé l’ordinateur
Pour ce qui concerne la protection des ordinateurs, cela passe par un scannage de tous les fichiers système à chaque démarrage afin de s’assurer qu’ils n’ont pas été modifiés. Également, par une mise à jour automatique du système d’exploitation. Je n’oublie pas la mise en place d’un accès contrôlé par des identifiants. Ces quelques opérations et bien d’autres permettent à l’utilisateur d’être déchargé de ces opérations de maintenance.
Bien protéger les données
En ce qui concerne la protection des données, elles sont de plusieurs ordres. Le premier concerne le chiffrement et déchiffrement automatique et à la volée des données inscrites sur le disque dur de l’ordinateur. Ensuite cela concerne l’impossibilité de lire les données contenues dans le disque dur si ce dernier est enlevé de l’ordinateur. Comme je l’indiquais plus haut, sans aucune action entreprise par l’utilisateur, les données sont chiffrées qu’elles viennent ou qu’elles aillent sur Google Drive. Cette protection est assurée tout au long du transfert. Concernant Google Drive, je rappelle que cette entité désigne les serveurs de Google qui sont positionnés dans de nombreux pays. Les données sont également chiffrées, selon Google, au sein même des serveurs et fractionnées en différents lieux.
La protection finale pour chaque utilisateur étant l’identification à deux facteurs, lors de l’emploi d’un ordinateur. Créé par l’utilisateur, cela se définit par ce que je connais ici les identifiants du compte Google Workspace et ce que j’ai qui pourra être autant une clé Fido, une clé unique ou autre.
Pour aller plus loin
Je finirais ce rapide tour d’horizon sur les outils Google dont j’ai besoin pour monter ma petite entreprise, en signalant que le Ckb Show N°106 avait pour thème « Google Workspace, la révolution en marche« . Vous retrouverez l’intervenante Alexandra Coutlé , une spécialiste de ce produit en allant sur son site lageekdeservice.
Les outils Google dont j’ai besoin pour monter ma petite entreprise
Ce rapide tour d’horizon dans l’emploi des outils de Google, montre qu’en investissant peu dans les outils de gestion de l’entreprise, on est presque une multinationale. L’adaptabilité, autant des outils comme Google Docs que des ordinateurs sous Chrome OS, ne peuvent que permettre de s’assurer un succès si on va de l’avant. Il ne reste plus qu’à….
