Comment gérer les fichiers dans Chrome Os

Comment gérer les fichiers dans Chrome Os

En résumé :
Faire comprendre même à madame Michu qu’un fichier doit être protégé mais aussi géré. Il s’agit donc de savoir gérer les fichiers dans Chrome Os.

Du côté de la musique :
Nostalgie, nostalgie avec Creedence Clearwater Revival et le mythique I Heard It Through The Grapevine

Régulièrement nous vous parlons des fichiers de Google et ce quelque soit leurs formats. Il est vrai que le fichier est l’histoire de votre vie professionnelle ou personnelle, il faut donc savoir le protéger. Cette protection passe par les moyens et la manière de garantir sa pérennité. Afin que vous puissiez les administrer au mieux, notre dossier de la semaine s’intéresse à comment gérer les fichiers dans Chrome Os.

Historique du fichier

Un fichier est un document contenant des informations. Voici comment peut se définir le fichier que l’on trouve déjà sur un support de pierre en 400 av. J.C. Passant sur un support cartonné, il se définit à la fin du XIXe siècle comme étant une “feuille de carton sur laquelle on écrit des titres d’ouvrages, classés alphabétiquement dans des boîtes, et à laquelle on recourt pour trouver le volume dans la bibliothèque. On s’en sert aussi pour préparer des tables de matières”. Avec l’arrivée des ordinateurs, il devient perforé puis disparaît pour être mis sur des supports magnétiques. Aujourd’hui, la moindre opération sur un ordinateur crée un fichier entraînant par là même des données qui seront exploitées postérieurement par l’éditeur du système d’exploitation. De même, sur un smartphone, nous créons des fichiers contenant nos déplacements, notre utilisation, mais aussi notre interaction avec des applications.

Les types de fichiers

Si hier elles étaient gravées dans la pierre, les informations contenues aujourd’hui dans un fichier ne sont faites que d’une séquence de zéro et de un, permettant des usages divers. Chaque fichier est unique, par le contenu des informations, le nom qui lui est donné, mais aussi son extension qui se situe après le point. L’extension appelée aussi format du fichier va définir avec quel logiciel il pourra être ouvert, lu, mais aussi modifié.  

Voici un tableau présentant un certain nombre de catégories de fichiers.

(source Wikipédia) 

Protéger le fichier

Un fichier peut contenir une information qui peut être dangereuse pour celui qui l’écrit, comme pour la personne qui la lira. À l’inverse un fichier peut contenir des milliers d’informations qui ne nuiront à personne. Mais, quel que soit le contenu, un fichier se doit d’être protégé, car techniquement sans protection il est en quelque sorte nu face à l’adversité. Il a donc été créé les dossiers dans lequel il vient se “loger”. Une sorte de protection, mais illusoire face à un malfaisant. On a donc mis en place de manière générale trois types de protection :

• un accès au contenu du fichier via un mot de passe, 
• un cryptage du fichier
• un accès par le biais d’une identification lors de l’ouverture d’une cession, à l’image de ce que propose Google.

Chacune de ces protections à ses côtés positifs, mais aussi négatifs, donnant plus de difficulté à la personne désirant accéder au contenu du fichier de manière illégale.

Afin de bien comprendre le terme et les moyens de sécuriser un fichier et par là même assurer la sécurité de votre Chromebook, le podcast CkbShow  #6 vous donne les bonnes clés. 

Mais entre la volonté de se protéger et faire obstacle aux malandrins, il y a aujourd’hui encore un fossé, que dis-je un océan, qui laisse grandes ouvertes les portes pour l’accès à vos fichiers. Pourtant Google vous offre des outils gratuits pour ne pas perdre vos données, ne serait-ce qu’avec la validation en deux étapes.

 Savoir gérer les fichiers dans Chrome Os

Gérer les fichiers en utilisant un Chromebook s’est donc d’abord les protéger, mais aussi les créer comme les ranger. Si pour beaucoup de créateurs de fichiers, la protection de ceux-ci est encore secondaire, il n’en est pas de même pour la création, la lecture des informations contenues dans un fichier. 

[all4affiliates id= »38906″ title= »Acer Chromebook 514″]

Comprendre utilisation de Chrome Os

Mais avant d’aller plus loin, je voudrais m’arrêter un court instant sur le concept même du fonctionnement de Chrome OS et donc des Chromebook et du stockage des fichiers.

Si il y a plus deux mille ans, le fichier pouvait se transporter “sous le bras”, aujourd’hui il n’est matérialisé que par des zéros et des uns s’affichant à l’écran. Il n’est donc plus palpable et la seule manière de le toucher passe par son impression. Pour beaucoup d’utilisateurs et on le voit dans les questions autant sur le forum du site que dans Messenger, un fichier doit être sur un support physique qu’il s’agisse d’un Chromebook, disque dur externe ou autre. Être avec soi en quelque sorte, comme à une époque où l’on gardait son or sous le matelas.

Aujourd’hui, utiliser Chrome OS c’est faire fi de tout cela. La virtualisation, un concept encore mal compris par beaucoup de personnes, permet de ne plus avoir son or sous le matelas. Ainsi sur un Chromebook, il ne doit pas avoir un seul fichier, je dis bien aucun,  créé par l’utilisateur. Tout doit être dans le cloud de Google et non sur un support externe. Nul besoin de câbles pour transférer des données d’un smartphone à un Chromebook, par exemple. Tout est transparent et passe par le Drive, le hub virtuel gérant tous vos documents. Avoir un fichier sur un Chromebook, s’est l’avoir déjà perdu. 

Virtualiser ses données

J’entends déjà des “Mais si les serveurs de Google s’arrêtent, comment je fais pour récupérer mes fichiers ?”. Il suffit, si vous avez la crainte d’un tel incident de créer une sauvegarde sur un autre support lui aussi virtuel, permettant de retrouver vos fichiers dans l’hypothèse ou Google s’arrête de fonctionner. Je vous entends me répondre “Mais je ne suis pas informaticien !”. Moi non plus, je n’ai pas fait comme on dit de grandes écoles, mais simplement j’ai un peu de bon sens et beaucoup de curiosité. Oui de curiosité, me permettant en cherchant ne serait-ce qu’avec le moteur de recherche de Google, de trouver les informations que je désire. Car pour une majorité d’utilisateurs, la curiosité n’existe pas. Le maché tout prêt par contre fonctionne bien. En quelque sorte le MacDo à la place de prendre le temps de se faire ne serait-ce qu’un bon plat de pâtes fraîches. 

En résumé, utiliser Chrome Os et donc un Chromebook, est n’avoir que comme seul câble celui de l’alimentation de l’ordinateur. Point. 

Les web applications de Google

Pour revenir au dossier du jour, la firme de Mountain View propose à l’emploi gratuit toute une série de web applications. Les plus connues sont Google Docs, Google Sheets et Google Slides. Oui gratuitement à l’inverse d’Office 365 de Microsoft, qui reste encore sur un système qui s’installe sur un disque dur. Que voulez-vous, l’or sous le matelas a encore la vie dure, même en 2020. 

Comme je l’indiquais ici même, il est possible de transférer un fichier Excel vers un fichier Google Sheets et ceci de manière transparente. Toujours par le biais de la virtualisation, il est possible de travailler hors ligne avec des fichiers se trouvant sur le Drive. Il est même possible de télécharger vos fichiers d’internet directement sur Google Drive depuis un Chromebook.

Libre office et les Web Applications

Preuve que les web applications peuvent tout lire, il est déjà possible de choisir en étant dans Google Drive l’application qui va ouvrir le fichier sur Chromebook. Comment ? Je vous laisse découvrir ceci à la lecture de cet article. Autre preuve des capacités des web applications de Google avec la possibilité d’ouvrir un fichier Odt, extension de fichier créé par Libre Office. Comment ? De manière très simple, en effectuant les manipulations suivantes et en considérant que vous avez une connexion à l’Internet, que vous avez ouvert une session avec votre compte Google :

• dans la barre d’état, double cliquez sur l’icône de Google Chrome,
• dans l’omnibox, inscrire doc.new suivi d’un appui sur la touche Enter du clavier
• cliquez sur fichier puis sélectionnez Ouvrir. Pour aller plus vite, vous pourrez utiliser le raccourci clavier Ctrl+O
• sélectionnez l’onglet “Importer”
• cliquez sur le bouton “Sélectionner un fichier de votre appareil”
• dans la fenêtre, sélectionner votre fichier .odt
• il ne vous reste plus qu’a travaillé sur le nouveau document.

Je rappelle que votre fichier Odt n’est ni effacé, ni détruit, ni modifié. Vous pouvez trouver d’autres informations en cliquant ici.

Trois types d’Os

Tout fichier non exécutable peut de manière générale être ouvert par une des web applications que propose Google. S’il s’agit d’un fichier propriétaire, donc étant un peu exotique, je vous invite à vous tourner vers d’autres systèmes d’exploitation, si vous n’arrivez pas à trouver un logiciel sous Chrome OS ou Linux adéquat. Je voudrais quand même rappeler qu’il est toujours possible de trouver sous Android donc le Play Store l’application que vous recherchez ou même de trouver des applications en dehors du store de Google. Donc, en comptant bien, nous avons donc trois systèmes d’exploitation différents utilisables de manière transparente sur un Chromebook. Qui dit mieux ?

Les web applications se tournant de plus en plus vers les PWA, il est possible de créer une application du site web que vous utilisez couramment et par là même de créer ou utiliser des fichiers.

Les fichiers sont partout

Les fichiers sont partout et pas que sur Google Drive. En effet on peut les visualiser dans l’application Fichiers de votre Chromebook. J’ai bien dit visualisé donc les consulter, mais en aucun cas, ils ne doivent être sur le Chromebook. Pour rappel, changer le dossier de destination de vos fichiers est facile et s’exécute ainsi en considérant que vous avez une connexion à l’Internet, que vous avez ouvert une session avec votre compte Google :

• dans la barre d’état double cliquez sur l’icône Google Chrome,
• en haut à droit du navigateur Google Chrome, double cliquez sur les trois petits points puis Paramètres,
• cliquez sur Paramètres avancés et sélectionner Téléchargements,
• dans le dossier Téléchargements face à Emplacement, cliquez sur Modifier,
• sélectionner un dossier dans Google Drive et ainsi tous vos fichiers seront enregistrés dans le dossier indiqué, sauf indication contraire.

Le moteur de recherche

Arrêtons-nous un instant sur l’emplacement de l’enregistrement des fichiers.
Google nous propose un moteur de recherche qui, je le rappelle, lit tous nos documents se trouvant dans Google Drive. Ceci dans le but notamment de les indexer afin de permettre de les retrouver le plus rapidement possible. Que ceux qui s’offusquent d’une telle méthode, sachent qu’il en ont été informés lors de l’ouverture d’un compte Google. Donc ayant un tel outil à notre disposition, autant l’utiliser. Pour ce faire, je dispose dans un dossier unique de tous mes documents. J’en recherche un, je tape son nom ou de ce que je me rappelle des quelques mots contenus dans celui-ci et je le retrouve de suite. Bien sûr j’ajoute un tag à celui-ci pour lui donner une valeur.

Pour revenir à l’application Fichiers, nous avons donc la possibilité de visualiser tous les fichiers et dossiers se trouvant sur le Drive. Il est aussi possible de cacher un dossier comme un fichier et ceci de manière simple.
Enfin, dernier point sur l’application Fichiers, si vous utilisez beaucoup d’applications Linux sur votre Chromebook, vous pouvez vérifier l’espace disque disponible sur votre Chromebook.  

Créer, modifier, cacher. Comme on le voit, le “tout est possible” existe avec Chrome OS. Mais on peut aussi les envoyer ou travailler de manière collaborative. 

[all4affiliates id= »38868″ title= »Chromebook Acer SPIN 13″]

Et l’espace disque dans tout cela ?

Pour beaucoup d’utilisateurs d’un ordinateur, qui dit fichier dit poids, dit espace occupé sur un disque dur par exemple. En utilisant Chrome OS et avec un peu de malice, il est possible de diviser par deux, par trois ou plus l’espace disque alloué sur le Google Drive. Ainsi à l’ouverture d’un compte Google, la firme de Mountain View alloue 15 Go gratuits. Certains peuvent penser que cela ne suffit pas vu le nombre de documents qu’ils veulent y mettre. S’il s’agit de documents Microsoft Word ou Microsoft Excel, il suffit de les transférer sur les web applications Google Docs ou Google Sheets, pour que le poids des nouveaux documents fasse zéro octet. En effet, Google ne compte pas ceux enregistrés au format de sa suite G Suite.  Que vous ayez 1 ou 10.000 fichiers à ces formats, le poids sera égal à zéro. 

Concernant les photos, puisque nos smartphones permettent la prise de vues, comme l’indique la firme de Mountain View …“sauvegardez gratuitement un nombre illimité de photos et de vidéos, jusqu’à une résolution de 16 mégapixels ou 1080p HD.”

On peut donc avoir 15 Go pour que cela suffise largement pour le commun des mortels. Avec Google One, il est possible d’avoir plus d’espace disque, que l’on pourra partager si on se trouve à avoir une masse de fichiers. 

Le sort des fichiers ne dépend que de nous

Un fichier informatique à l’inverse de celui taillé dans la pierre est un produit qui est modifié au fil du temps. Il se crée, se modifie, se transforme, mais aussi se détruit. Il se vole, il est l’objet de spéculation, mais en tout état de cause il s’agit de le protéger. À vous de savoir ce qu’il sera demain.